Na jaké změny v režimu kancelářské práce musí zareagovat architekti, projektanti i facility management?

Zpracováno s využitím informací z webináře „Šetrná řešení v praxi: Připravenost na nové výzvy“ uspořádaného Českou radou pro šetrné budovy a osobních zkušeností autora.

Webinář „Šetrná řešení v praxi: Připravenost na nové výzvy“ připravila Česká rada pro šetrné budovy. V rámci jedné hodiny webináře hovořili Lukáš Litera, Colliers International, s.r.o. (00:00) a Vladimír Mašinský, Sharry Europe s.r.o. (27:50) o tom, jak doslova revolučně se v poslední době mění požadavky na pracovní prostředí lidí. Změny nahlížení na využití a vnitřní organizace kancelářských, ale i obytných budov zásadně ovlivnila zkušenost s masivním přechodem mnoha kancelářských aktivit na home office. Zkušenosti s tímto stylem práce má již delší dobu například IT sféra. Pod vlivem rizik epidemie coronavirem byla donucena na home office na určitou dobu přejít v podstatě většina společností. V současnosti jsou tak k dispozici víceleté zkušenosti IT sféry a nově nabyté, které odhalily možnosti úspor nákladů, zlepšení pracovního prostředí, možnosti vyjít vstříc lidem a druhům práce, pro které je pevná pracovní doba přítěží, lidem, kteří se ztotožňují se svým zaměstnavatelem, ale nutnost dojíždění do společné centrální budovy jim zásadně vadí a zkracuje čas na regeneraci sil atd. a s tím vším je i spojena potřeba zásadně zesílit pozornost věnovanou ochraně zdraví, tedy hygienické čistotě povrchů, zařízení, vnitřního prostředí.

Ze všech těchto poznatků vznikají nové výzvy, se kterými se musí vypořádat v první řadě vedoucí management firem. Ten musí mít jasno, jak bude optimálně organizovat práci. A jeho představy pak musí převést do úprav vnitřního uspořádání budovy nebo návrhu nové budovy architekti v úzkém provázání se specialisty na technická zařízení budov.

Oba řečníci webináře hovořili o svých konkrétních zkušenostech, a je dobré si je vyslechnout, neboť změny v organizaci práce zásadně poznamenají i obor TZB.

Změny pracovních režimů

Jsou lidé (a druh práce), kterým home office vyhovuje bezvýhradně. Tito lidé do ústřední kancelářské budovy firmy mohou dochází třeba jen jednou za měsíc, takže pro styk s kolegy, s vedením firmy potřebují jen zřídka malé jednací místnosti. Jsou lidé (a druh práce), kteří do firmy budou docházet dvakrát, třikrát do týdne. Při vhodné organizaci nepotřebují mít v ústředí firmy trvalé pracoviště, mohou se vzájemně střídat. Některý druh práce vyžaduje absolutní soustředění bez kontaktů s jinými lidmi a bez jakéhokoliv rušení. Jiný naopak vyžaduje aktivní zapojení do diskuze. Jako optimalizované řešení z hlediska minimalizace nároků na rozlohu plochy v budově si lze představit, že lidé mění své pracoviště i během jednoho dne a využijí to, které je právě volné a které jim vybere bezobslužně pracující rezervační systém automaticky . A samozřejmě, jak ukázala tato doba, je nezbytně nutné zajistit vysoký hygienický standard těchto pracovišť. Ušetří se na pronajaté ploše, musí se však vynaložit více nákladů na úklid. Z velké části již dnes firmy požadují takové open space řešení kanceláří, které lze následně individuálně dělit a přizpůsobovat změnám v organizaci práce. Toto zvyšuje nároky na návrh klimatizace, větrání. Přesun dělicích příček, zvětšování paravanů mezi pracovními místy u společného seskupení stolů tak, aby lidé byli od sebe více odděleni z hlediska šíření kapénkové nákazy, virů, však zásadně ovlivňuje proudění vzduchu, a tedy výměnu vzduchu na pracovním místě. Zkracuje se čas, na který si firmy pronajímají potřebné prostory, každá nová firma může potřebovat jiné využití prostorů, klade jiné požadavky na teplotu v místnostech, na větrání. Majitelé kancelářských budov musí počítat s tím, že pro část prostoru nebudou mít ryze kancelářské nájemníky, neboť konkurence na trhu donutí firmy své náklady osekat, třeba i formou trvalého převodu části lidí na home office. Pronajaté plochy se budou také zmenšovat. A tak se bude muset změnit řada původně jen kancelářských objektů na multifunkční.

Obr. Tradičně konstantní typologické rozložení velkých prostorů v budovách se mění, roste potřeba zvýšit podíl malých, flexibilních víceúčelových prostorů. Jak ve velkých kancelářských objektech, tak i rezidenčních.

Dopady home office

Větší rozšíření home office klade nové požadavky na strukturu obytných budov. Je zřejmé, že lidé na home office potřebují v těsné blízkosti jejich domova malé jednací místnosti, které čas od času využijí. Ne všechna jednání lze vést po současných kavárnách atp. Rezervace takových místností musí být zcela automatická, například formou e-shopu, kde se zaplatí základní registrační poplatek za každou rezervaci, aby rezervace nebyly zneužívány, a doplatek bude odvozen od celkem rezervované doby a skutečného využití místnosti. A to musí být plně automatické, s přenosem do účtu za pronájem bytu. Protože ručně to nikdo dělat nebude. Ostatně, na takovém principu může založit své podnikání i místní provozovatel kavárny aj., pokud mu to jeho prostory umožní. A opět, zásadní je nutnost zajistit kvalitní vnitřní prostředí, čistotu, hygienu.

Přechod osobní dopravy z automobilů na veřejnou dopravu v důsledku dopravních zácp atp. může být pro řadu lidí stresující, například i ze zvýšeného rizika nákazy vzhledem k vysoké koncentraci lidí. Řešením pro firmy s velkými centrálními budovami může být decentralizace pracovišť do více budov tak, aby do těchto decentralizovaných pracovišť měli zaměstnanci blíže. Zvýší se sice požadavky na datovou komunikaci mezi decentralizovanými pracovišti, nicméně firemní komunikační možnosti jsou zásadně vyšší než u home office a řadu činností, jak prokázal zásadní úbytek konferencí, mítinků atp., lze úspěšně řešit bez osobního kontaktu.

Sociální odloučení, které home office vyvolává, potřebu „žít s firemním kolektivem, být jeho součástí“, mohou firmy řešit i jinak než jen soustředěním všech zaměstnanců do jedné centrální budovy. A opět k tomu budou potřebovat vhodně umístěné, řešené a vybavené prostory s kvalitním a zdraví prospěšným vnitřním prostředím.

Bezdotykové systémy jsou zdravotně nejvhodnější a nabízejí příležitosti pro TZB

Nejen budovy, ve kterých jsou kanceláře, byty aj. pro tisíce lidí, ale i menší se potýkají s potřebou zásadně omezit přenos infekcí jak vzduchem, tak z povrchů. Z oblasti TZB lze zmínit například bezdotykové výtokové armatury, které se nejprve rozšířily ve zdravotnictví, kuchyních a dnes je běžně používáme i na toaletách aj. To však nejsou všechna riziková místa. Stačí si uvědomit, kolika tlačítek, dotykovoých displejů, klik se každý den dotkneme. Souběžně jsou budovy vybavovány elektronickým bezdotykovým řešením přístupových práv jak do budovy, tak jejích částí až po konkrétní místnost.

Penetrace lidí chytrými telefony je na velmi vysokém stupni. Představa, že zaměstnanec ve velké kancelářské budově jej nemá, nebo nevyužívá smart hodinky, je velmi nepravděpodobná. Tento stupeň vybavenosti komunikační technikou usnadňuje přechod na plně automatizovaný, hygienicky bezpečný, bezdotykový systém řešení přístupových práv do budovy jak pro zaměstnance, tak ale i jejich hosty, bez nutnosti používat různé karty atp. Například ve spojení s propracovanou aplikací pro smartphone a s navigačním systémem ve velké a na orientaci složité budově lze hosta dovést do konkrétní jednací místnosti a současně dát avízo tomu, kdo jej očekává, aniž by k tomu byla nutná pomoc pracovníka recepce u vstupu do budovy. Tyto systémy evidující přítomnost osob v určitých sektorech budovy lze využít i pro řízení činnosti klimatizací, větrání. Ale rovněž i úklidových služeb, které provedou například dezinfekci místnosti po jejím uvolnění, nebo například i plně automaticky přimícháním dezinfekčního prostředku do vzduchu přiváděného do konkrétní místnosti po nutnou dobu se zvýšenou intenzitou proudění a s automatickým zablokováním dveří po tuto dobu. Lze předpokládat, že ze stěn místností u dveří časem vymizí současné ovladače s dotykovým ovládáním, i programováním funkcí pro řízení vytápění, chlazení, větrání. Na jednu stranu se tato opatření jeví jako zvýšení technické složitosti, nákladů. Na druhou stranu plně individuální řízení parametrů vnitřního prostředí je zdrojem úspor energie, lidské práce. Analýza přehledu pohybu zaměstnanců pomůže optimalizovat změnu rozložení pracovišť, může i snížit nároky na velikost kancelářských ploch, tedy paušálních nákladů firmy.

Otázka projektanta, na jaké parametry a obsazenost místností má projekt udělat, bude stále více patřit minulosti. Protože požadavek bude znít, od 0 do 100 % maximální obsazenosti.

Změny a výzvy se týkají i facility managementu

Změny v budovách jsou nerozlučně provázány se změnami ve správě budov, facility managementu. Vedle dnes běžných služeb i těch budoucích se posiluje i schopnost rychle reagovat na měnící se legislativu. Například i tzv. trasování pohybu osob s rizikem roznášení nemocí atp. Je-li zavedeno, nelze ho s přijatelnou časovou náročností řešit manuálně, ručním vypisováním formulářů, dotazníků atp. V budovách, kterými prochází každý den tisíce lidí, to bez automatiky nepůjde. Ano, je tu orwelovské nebezpečí, že „velký bratr nikdy nespí“, nicméně pokud to bude nařízeno, tak tuto úlohu nelze jinak řešit. Ostatně i dnes je na recepci velké části kancelářských budov nutné předložit občanský průkaz a zapsat se do knihy návštěv.

Současná doba přináší mnoho otázek, výzev, a i obor TZB se s nimi musí umět vypořádat. Něco už umí, něco se rychle naučí.

Záznam webináře v plném znění je zde: