Vliv flexibility práce na produktivitu a kvalitu života
© Fotolia.com
Tento článek čerpá z průzkumu zveřejněného ve FlexJobs 5th Annual Super Survey, kde klíčovým poselstvím nejen pro zaměstnavatele a projektanty kancelářských ploch je, že flexibilita práce je u 80 % respondentů tohoto průzkumu uváděna jako nejdůležitější faktor ve spojení s pracovním místem.
Flexibilita práce a pojetí jejího rozvoje v globalizovaném světě je stále živějším tématem diskutovaným rovněž v naší společnosti. I když ani v budoucnosti nečekáme stejné scénáře rozvoje této flexibility pro nejrůznější světová teritoria, má smysl se tímto tématem zabývat i s využitím výsledků zahraničních průzkumů.
Flexibilita práce je posuzována z více pohledů s tím, že její „vidění“ se může zásadně odlišovat zejména ve vztahu k úrovni stávajících procesů a pracovního prostředí. Jinou flexibilitu může požadovat extrovert, jinou introvert. Požadavky pracujících rodičů s malými dětmi budou patrně odlišné od expertů v extrémně kreativních týmech, kteří jsou schopni tvořit bez ohledu na začátek či konec pracovní doby, přestávky v práci, přestávky mezi směnami.
Pro další rozvoj flexibility práce považuji za inspirativní článek pod názvem Survey: Only 7 % of Workers Say They’re Most Productive in the Office autorky Brie Weiler Reynolds, zveřejněný na pracovním portále FlexJobs. Brie W. Reynolds analyzuje výsledky průzkumu 5th Annual Super Survey.
Flexibilita pracovních podmínek a prostředí ve vztahu ke zvyšování produktivity práce, kvality, potřeba vyšší spokojenosti pracovníků, hledání pracovních příležitostí s vyšší flexibilitou, je součástí tématu průzkumu FlexJobs s účastí více než 3 100 respondentů.
Struktura respondentů průzkumu
Nejvyšší počet respondentů se označil jako pracující rodiče (39 %). Do osob pracujících na „volné noze“ se přiřadilo 26 % respondentů. Do introvertů se zařadilo 21 % osob, za studenty se označilo 9% dotázaných. Z celkového počtu 3 153 respondentů tvoří 12% podíl lidí ve věku 20–29 let, 54 % účastníků průzkumu má 30–49 let. 23 % účastníků tvoří skupinu ve věku 50–59 let a zbývajících 11 % je ve věku 60 a více let.
Více než polovina (51 %) ze všech dotázaných vidí jako preferované místo pro práci svůj domov.
Kancelář versus domov dle výsledků průzkumu
Jedna z klíčových oblastí průzkumu se zaměřuje na důvody, zda a proč lidé dosahují či mohou dosahovat vyšší produktivity prací doma oproti kanceláři. Nejvíce respondentů (76 %) se doma cítí, či by se cítilo méně vyrušováno svými spolupracovníky. Téměř stejný podíl osob (75 %) uvádí nižší rozptylování od své práce. 67 % respondentů má zkušenost či předpokládá při práci doma snížení stresu z dojíždění. Lehce vyšší podíl s 69 % respondentů je pak viděn ve snížení četnosti pracovních porad.
Jak důležitou roli přisuzují respondenti v průzkumu FlexJobs flexibilitě pracovního prostředí v současném zaměstnání či v hledání uplatnění jinde?
Z osob, které opustily či opouštějí svou práci tak učinila celá jedna třetina z nespokojenosti s jejich stávající flexibilitou práce. Téměř pětina respondentů hledala právě v průběhu průzkumu nové pracovní příležitosti z důvodu potřeby vyšší flexibility práce.
Nejvyšší procento dotázaných (97 %) míní, že pracovní pozice spojená s flexibilními možnostmi práce by měla mít pozitivní vliv na jejich celkovou kvalitu života.
Jak můžeme působit na flexibilitu pracovního prostředí v našich podmínkách?
V dalších částech tohoto článku představuji zejména své pohledy opřené o dlouholetou manažerskou praxi ve vedení a koordinaci stovek zaměstnanců v nejrůznějších profesích zejména z oblastí strategie, organizace a řízení, marketingu a služeb v automobilovém průmyslu.
S vědomím stávajících společenských zájmů, aktivit a odborných stanovisek směřujících k vymezení flexibilnějších podmínek pro práci zaměstnance včetně práce z domova, nevidím zásadní důvod očekávat, že v blízkém období dojde k masivní migraci zaměstnanců z kanceláří firem do bytů zaměstnanců. Organizace práce, profesní propojení a pracovní procesy firem jsou nastaveny tak, že dlouhodobé vyčlenění do domácího prostředí bude postupovat v nejbližší době pouze z celkového počtu u relativně málo profesí zaměstnanců, kteří fungují prakticky nezávisle na zaměstnancích ostatních. Nezávislostí mám v tomto směru na mysli nepotřebnost každodenní přítomnosti na pracovišti s ohledem na profesi a úlohy příslušného zaměstnance. Nehodnotím případné změny takových skupin, které například jako osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ), se průběžně zařizují zejména podle svých potřeb v souladu s platnou legislativou. Za zajímavou formu, která se těší zvýšené pozornosti, je využívání nově budovaných prostor pro coworking, neboli sdílené kancelářské prostředí pro momentální či dlouhodobější potřeby kohokoliv. Tato forma, zejména při příležitostném užívání prostor a vybavení vně mateřské společnosti, přináší vyšší flexibilitu pracovních podmínek rovněž pro zaměstnance firem, které jim to dojednaným způsobem umožní.
V dlouhodobějším horizontu pro další vývoj flexibility práce považuji více či méně úspěšné inovativní přetváření hospodářství a tím i společnosti v rámci Iniciativy Průmysl 4.0 přijaté v roce 2016 vládou České republiky.
Co dělat pro podstatné zvýšení spokojenosti zaměstnanců se zahrnutím vyšší flexibility práce?
Vliv kancelářského prostředí
- Vytvářet ergonomické, designové kancelářské prostředí, které je přiměřené povaze úloh, ať už jde o kombinované kanceláře, projektové prostory, či sdílení společných ploch. Zaměstnanci výrazně preferují klid na práci, možnost se soustředit a řešit své úlohy. Chtějí si také vychutnat svou kávu, nadechnout se čerstvého vzduchu třeba i trochu poklábosit s kolegy. I společná ranní snídaně v práci patří v některých firmách k oblíbenému rituálu nastartování pracovní aktivity zaměstnanců.
- Variabilitou kancelářského vybavení lze využívat části pracovišť na zasedací a odpočinkové kouty a nerušit se vzájemně, když to není třeba. Kanceláře je třeba vybavovat stropními panely a podlahovými krytinami ke snížení hluku, dbát na dostatek denního světla a zeleň. Zaměstnavatel by měl disponovat kreativně vybaveným prostorem pro workshopy, training, interní promotion, podporovat biophilický design uvnitř a vně pracoviště.
- Vysokou měrou na spokojenosti zaměstnance se podílí rovněž dostatečné parkovací plochy před areálem firmy či zajištění časově harmonizované hromadné dopravy do/z pracoviště.
- Patrně nejtěžší úloha managementu je výběr členů týmu s kolegy, kteří k sobě „pasují“, mají společný zájem o posunutí výsledků jejich firmy. Vyšší flexibilitu práce využívají, ale nezneužívají. Výhrou je možnost obsazení kanceláří ne kde je zrovna volná židle, ale brát ohled na emoční strukturu zaměstnanců, kteří sdílí společnou kancelář.
- Management by měl umět vyhodnotit „pozitivní či negativní šumění“ ve svěřeném týmu, včas analyzovat případné příčiny negativních nálad.
- Dle povahy úloh je žádoucí umožnit zaměstnancům širokou časovou flexibilitu pro naplnění soukromých potřeb v souladu s novelizovanými pracovněprávními dokumenty. Je odpovědné minimalizovat diferenciaci v poskytování flexibility práce mezi zaměstnanci. Širší flexibilitou práce, třeba koordinátora týmu, se obvykle neudrží odpovídající vztah mezi nadřízeným a podřízeným.
Jak efektivně využít možnost práce z domova?
- Při naplnění tvrdých (zejména legislativních, organizačních, personálně právních) a měkkých (zejména sociálních) faktorů je odpovědné k vyšší flexibilitě práce zvážit a umožnit v dohodnutém rozsahu práci z domova tam, kde jsou nastavené procesy a možnosti zaměstnavatele ve shodě se zájmem a potřebami zaměstnance.
- Pro krátkodobé nasazení práce z domova při péči o děti, nemoc v rodině, či při invaliditě, je pro zaměstnance motivující umožnit tuto formu práce, i když nedochází k úspoře nákladů či jiným pozitivním efektům na straně zaměstnavatele.
- Při vymezení profesí zaměstnavatelem pro práci z domova, je třeba umožnit stávajícím zaměstnancům, kteří nepreferují tuto flexibilitu, nadále plné využití pracovního místa u zaměstnavatele, případně změnu funkčního zařazení. Vyčlenění personálu pro práci doma je vhodné začít testovacím způsobem, který se osvědčí či neosvědčí.
- S ohledem na trvale probíhající změny v procesech organizace, pracovních úlohách a podmínkách flexibility práce, včetně zájmu zaměstnance, je žádoucí umožnit zaměstnanci v případě potřeby ukončit jeho práci v home office a začlenit jej do pracovního prostředí u zaměstnavatele.
Proč neočekávám již dnes či zítra rychlejší nárůst trvalých home office zaměstnanců firem?
- Zvládnutí pracovních úloh je obvykle dáno týmovým přístupem, ve kterém by měl mít každý zaměstnanec jasně definovaný podíl. Dlouhodobým místním odloučením i jediného zaměstnance týmu či odborného útvaru může být nastavený proces deformován. Procesy ve firmě jsou vzájemně propojeny a průběžně přetvářeny, nemáme kouzelný proutek na jejich outsourcing do našich domovů.
- Komunikace „face to face“ probíhající trvale mezi zaměstnanci na společných pracovištích podporuje fungování pracovních procesů a potřebné průběžné změny. Podpora IT řešení formou videokonferencí, telefonních konferencí, skype a dalších nástrojů jistě dále poroste. Průběžně i nyní tato řešení, kromě jiného, snižují potřebu fyzické přítomnosti na pracovišti zaměstnavatele a dávají prostor flexibilitě práce.
- Kreativita a prosazení nových myšlenek je ovlivněna nejen odborností či individuálními schopnostmi zaměstnance, nýbrž i přítomností mezi kolegy, vyhodnocováním jejich názorů, vzájemnou interakcí.
- U zaměstnance, který by se ocitl v řádu několika týdnů mimo kolektiv prací v domácí kanceláři, obvykle může docházet k útlumu v orientaci kultury firmy. Ať už je vývoj firmy pozitivní či negativní, může zaměstnanec brzy ztrácet zároveň sociální vazby se svým pracovním okolím.
- Zaměstnanci se chtě nechtě od sebe „učí“, ať už jde o odbornost či obecné návyky. Soustřeďují se při denním vzájemném osobním kontaktu na to, co skutečně přispívá rozvoji firmy i zaměstnanci samotnému. Pokud ne, je otázkou proč má firma takového zaměstnance na výplatní listině.
- Mám za to, že drtivá většina zaměstnavatelů nenajde příliš příznivých důvodů k širokému uplatnění trvalých home office. Nejsem si jist přílišným zájmem zaměstnanců, který dle mých zkušeností u nás nyní spíše stagnuje. Nejde jen o pocit odloučení, zaměstnanci si více uvědomují prospěšnost práce v kolektivu pro ně samotné.
- Zdá se, že stoupají požadavky zaměstnanců ke krátkodobým působením z domova s kombinací „většinové“ práce v prostorách zaměstnavatele. Tento mix zahrnuje rovněž možnost dokončit pracovní úlohy příslušného dne doma. Zaměstnanci tato forma pomůže zvládnout rodinné záležitosti a pak se soustředit na dokončení pracovních úloh.
Shrnutí
Tento článek si nečiní nárok na podchycení všech elementů, které tvoří a ovlivňují flexibilitu práce. Orientuje se zejména na výsledky průzkumu zveřejněného ve FlexJobs´ 5th Annual Super Survey. Klíčovým poselstvím nejen pro zaměstnavatele a projektanty kancelářských ploch je, že flexibilita práce je u 80 % respondentů tohoto průzkumu uváděna jako nejdůležitější faktor ve spojení s pracovním místem.
Průzkum si, dle mého názoru, nekladl za cíl definovat a vyřešit všechny záležitosti flexibility práce. Je zejména souborem dat získaných od respondentů, která signalizují, jak podstatný je pro kvalitu jejich života a zdraví rozvoj flexibility pracovního prostředí a podmínek pro práci.
Potřeba zásadního posílení flexibility práce významně rezonuje i u nás. Celospolečensky není v tomto směru prvořadé získávání konkurenční výhody některého zaměstnavatele oproti jiným. Jde zejména o skloubení pracovních povinností zaměstnanců se zájmem o vyšší kvalitu života, na které se podílí i flexibilní podmínky pro práci. Pokud se chceme přibližovat vyspělým zemím světa v produktivitě práce a kvalitě, musíme respektovat rovněž zvyšování požadavků zaměstnanců na jejich spokojenost v pracovním procesu i doma. Vytváření flexibilnějších pracovních podmínek a pracovního prostředí je toho významnou součástí.
Zdroj
Reynolds, Brie Weiler. Survey: Only 7 % of Workers Say They’re Most Productive in the Office. 26. 8. 2016. Dostupné online: https://www.flexjobs.com/blog/post/survey-workers-most-productive-in-the-office/ (vid. 14. 9. 2017).
This article draws on a survey published in FlexJobs 5th Annual Super Survey where the key message not only for employers and office planners is that the flexibility of work is cited as the most important factor in the workplace in 80% of respondents to this survey.