Outsourcing ve správě a údržbě budov – konference FACILITY MANAGEMENT 2016

Ve dnech 6. a 7. října 2016 přivítalo Štrbské pleso ve Vysokých Tatrách první sněhovou nadílku a v témže termínu zde uspořádala slovenská Spoločnosť pre techniku prostredia již 14. vědecko-odbornou konferenci se zahraniční účastí FACILITY MANAGEMENT 2016. Tématem letošního ročníku byl „Outsourcing v správe a údržbe budov“. Na konferenci zaznělo 26 odborných přednášek, které byly rozděleny do čtyř sekcí Facility management, Správa budov, Provoz budov, energetický management a Informační technologie. Akce se zúčastnili přednášející ze Slovenska, České republiky a Maďarska.

Jak téma konference naznačuje, hlavním tématem akce bylo, zdali outsourcovat služby a jak je správně definovat při výběru FM poskytovatele. Zazněly zde výhody a nevýhody této formy správy objektů. Asi nejzásadnější diskuze pak byla o nutnosti nastavení SLA smlouvy a KPI, kde tyto podklady připravuje klient. Samozřejmostí pak je nutnost zaměstnat specialistu na straně klienta, bez odborně zaškoleného zaměstnance nelze efektivně spravovat outcoursované služby a správně měřit kvalitu jejich provedení a umět je správně vyhodnotit. Nesmíme zde také opomenout rozsah outsourcovaných služeb, kdy jejich hranice není nikde stanovena a je pouze na klientovi, které služby oddělí od core businessu a zařadí je do tzv. podpůrných služeb.

Konference přinesla zajímavé podněty, které mohou pomoci při sjednání služby či správném vypsání výběrového řízení. Ing. Aleš Pék, vedoucí Technického odboru Univerzity Pardubice, účastníky upozornil na připravovaný metodický pokyn pro zadávání veřejných zakázek zpracovaný ve spolupráci s Českou asociací úklidu. Pokyn bude obsahovat kalkulační vzorec na mimořádné nízkou cenu. Tedy např. cena 0,2 Kč/m² je nereálná, přičemž na úklidu je nejdražší člověk. Dojde také k novému nastavení tří druhů úklidu s vazbou na cenu, a to Pohledový (nejnižší cena, 120m²/hod., jedná se o každodenní úklid), pak Částečný (frekventované plochy, 90m²/hod., např. týdenní) a poslední pak bude Úplný (kompletní, 60m²/hod., může být měsíční nebo kvartální). Dalšími parametry výběru pak mohou být ochrana životního prostředí, sociální kritéria nebo profesní kritéria. Pro další vývoj pak doporučujeme sledovat webové stránky České asociace úklidu. Závěrem pak Ing. Aleš Pék uvedl: „Nastavení parametrů kvality naznačuje jasnou představu a úroveň zadavatele. Mít schopné a adekvátně zaplacené pracovníky u dodavatele ukazuje na jeho profesionalitu a legislativa by neměla klást nereálné podmínky na výběr poskytovatele.“

Zajímavý a praktický příspěvek měl Ing. Tomáš Říha, který představil řešení integrace služeb na Masarykově univerzitě v Brně. Výběrové řízení na službu odpadového hospodářství přineslo úsporu ve výši cca 48% u komunálního odpadu a cca 19% u nebezpečného odpadu. Asi hlavním důvodem bylo integrace na jednoho poskytovatele a sjednocení fakturace. Původně mělo každé hospodářské středisko svou smlouvu a bylo i několik dodavatelů. Univerzita v tomto směru pokračovala a další výběrové řízení bylo na telekomunikační služby mobilního operátora, kde se v novém tendru podařilo vysoutěžit úsporu cca 22 % z původního ročního finančního plnění. U telekomunikačních služeb na pevného operátora pak úspora činila 33 %. Poslední příkladem úspor byl servis zdvihacích zařízení, kdy úspora činila cca 31 %. Na závěr Ing. Říha shrnul výsledek integrace FM na univerzitě slovy: „I přesto, že se jedná pouze o několik služeb, jedná se bezesporu o dobré koncepční řešení a v neposlední řadě v rámci Masarykovy univerzity o úsporu v rádu několika milionů za rok (cca 10 mil. za rok). Z výše uvedeného je také patrný trend, že u opakovaně soutěžených služeb je výrazně menší zájem dodavatelských firem účastnit se výběrových řízení (zřejmě administrativní náročnost, přísné smluvní podmínky, nízké ceny již integrovaných služeb veřejně přístupných na portálu veřejných zakázek na stránkách Masarykovy univerzity).“

Na druhou stranu, můžeme-li pak shrnout „nešvary“ outsourcingu, tak určitě musí zaznít nedostačující komunikace mezi zástupcem klienta a zástupcem poskytovatele FM služby, kdy výkon služby běží zdánlivě bez problému a její plnění je řádně prováděno, ale pokud spolu nehovoří zástupci jednotlivých stran a nekonají se pravidelné provozní schůzky, pak může klient nabýt dojmu, že vše neprobíhá řádně a může tak vzniknout pocit, který poskytovatel FM služby posléze těžko napravuje.

Dalším možným zádrhelem může být nevyškolený personál či jeho vysoká fluktuace. Klient by si pak měl u poskytovatele služby vyžádat potvrzení o proškolení personálu. Pokud jej nedostane ani k nahlédnutí, je pak ke zvážení, zdali v této spolupráci pokračovat. Dobré je si tento bod zadat i do nastavení KPI, kdy klient může vyžadovat podklady dokládající odbornost osob, které se pohybuji na pracovišti. Při nedodání těchto dokumentů pak může poskytovateli hrozit pokuta.

Téma outsourcing je stále aktuální a je důležité opakovaně se k němu vracet, jak ukázala konference FACILITY MANAGEMENTU 2016 ve Vysokých Tatrách. Pokud je i pro Vás toto téma zajímavé, tak nezapomeňte sledovat www.tzb-info.cz, sekce Facility management, kde budou uveřejněny vybrané odborné články z této konference.