Opravdu víte, co se právě teď děje s vašimi dokumenty? (I. Část)
Každodenní dohledávání nejrůznějších informací a dat zná určitě každý manažer. A nezáleží na tom, jestli pracuje s elektronickou dokumentací nebo s tištěnými kopiemi, popř. s obojím. Tak jako tak je neustálé hledání aktuálních dat otravné a neskutečně zdržuje od práce. Přitom na základě dostupných informací provádí manažer svá rozhodnutí, která posouvají projekt k cíli v rámci rozpočtu a s ohledem na časový harmonogram. Dostatek a přesnost informací je tedy pro úspěch projektu naprosto zásadní.
Podle zprávy International Data Corporation (IDC), stráví kvalifikovaný pracovník 15 až 25 % svého času dohledáváním informací [1]. To znamená, že během osmihodinové pracovní doby je nucený věnovat se dvě hodiny denně zcela neproduktivní činnosti. V týmu pěti lidí se jedná o 50 hodin strávených pouze opětovným nacházením něčeho, co už existuje a co někdy někdo vytvořil. Představte si, že by tento tým dokázal ušetřit alespoň polovinu tohoto času, tj. dvacet pět hodin týdně, které by bylo možné vynaložit na produktivní aktivity jako je plánování a koordinace projektu. Říká se, že stavebnictví a průmysl obecně musí projít změnami, aby se na různých úrovních zamezilo právě takovýmto ztrátám.
Pojďme si tento problém demonstrovat na konkrétním případě přípravy a dodání prefabrikované fasády. Je nasnadě, že práce v interiéru nemohou začít, dokud není nainstalována fasáda – tedy za předpokladu, že se podlaháři nechtějí zabývat také vytíráním vody. Vzhledem k tomu, že příprava a výroba takové fasády může trvat i několik měsíců, mohou nastat problémy s dodržením termínů. Koordinace projektu tedy vyžaduje, aby se klíčoví manažeři věnovali opravdu produktivním aktivitám. Ovšem jak bude fungovat systém koordinace projektu, pokud se data budou sdílet pomocí nástrojů, které neumožňují automatickou notifikaci, tzn. automaticky informovat každého uživatele o aktualizaci dokumentu? Představte si, jak asi dopadá předání dokumentace nebo zadání úkolu subdodavatelem pomocí nástroje, kterým je např. FTP server. Pokud zadavatel zároveň ještě neobtelefonuje nebo jinak neinformuje ostatní o novém zadání, aktuální data budou pěkně na úložišti čekat, než si jich někdo všimne. Což nutí ty, co jsou za projekt zodpovědní, aby každou chvíli přerušili svou práci a kontrolovali, zda-li není něco nového. Jinými slovy aby plýtvali svým časem. A teď si představte, co se asi stane ve chvíli, kdy si změn nikdo nevšimne? Vůbec nikdo nezaregistruje, že na úložišti jsou k dispozici nové údaje k projektu? Jak se asi na projektu projeví například dvoutýdenní zdržení? Jak náročná může být náprava chyb plynoucích použitím staré dokumentace? Tyto komplikace mohou nastat jen proto, že si prostě nikdo nevšiml nebo neověřil, že existuje novější verze.
Ano, vždy (nebo skoro vždy) za tímto pochybením stojí člověk. Lidé jsou tvorové chybující. A pravda je, že žádný nástroj na světě nedokáže tato lidská selhání eliminovat. Ale! Pomocí moderních prostředí pro sdílení dat je možné rizika selhání minimalizovat. Virtuální sdílená datová prostředí jako Viewpoint For Projects nejsou jen místo pro ukládání dat, ale především platforma pro projektovou spolupráci a komunikaci.
Příště se dozvíte, proč je výhodné předávat informace celé skupině pouze jedním kliknutím, že je dobré mít zpětnou vazbu a tím i jistotu, že informace byla předána resp. přijata a že příjemce si snadno informaci najde přesně v momentě, kdy ji potřebuje.
Citace:
[1] Feldman, Susan „The high cost of not finding information”, IDC 2004
Zjednodušujeme přípravu a realizaci projektů především ve stavebnictví. Naše služby a produkty jsou určené firmám všech velikostí, které mají zájem zlepšit práci s daty a informacemi. Vyvíjíme a poskytujeme systémy, které pomáhají v jakékoli fázi životního ...