Opravdu víte, co se právě teď děje s vašimi dokumenty? (II. Část)
Aneb jak sdílet data k projektu a eliminovat tím chyby a nedorozumění.
V současné době už máme možnosti jak předávat informace celé skupině doslova jedním kliknutím a sdílet velké množství dat na jednom místě. Moderní nástroje umožňují mít všechna data přehledně seřazena a k dispozici jsou neustále aktuální verze např. výkresů nebo smluv. Vždy je možné určit, kdo může s dokumenty pracovat a jakým způsobem, a zároveň je naprosto transparentní, kdo s nimi opravdu pracuje. A stačí k tomu pouhé připojení k internetu. Žádné instalace nebo budování další IT infrastruktury.
V minulém článku (zde) jsme uváděli příklad s přípravou a realizací prefabrikované fasády. Pojďme se ještě k němu vrátit. Představte si, že každý člověk zapojený do projektu bude mít den co den v sedm hodin ráno k dispozici protokol změn z předchozího dne, týdne nebo jiného časového úseku. Navíc zápis bude rozdělený podle požadavku na zpětnou vazbu – tedy zda se od něj očekává nějaká reakce v konkrétním termínu nebo zda má tuto informaci pouze vzít na vědomí, případně že může zareagovat podle vlastního uvážení. V tuto chvíli jsme splnili podmínku pro eliminaci jednoho z nežádoucích jevů: správní lidé mají správné informace! Odpadá nepochopení typu „to mi nikdo neřekl“, „tuto informaci jsem nedostal“ nebo „toto vidím poprvé“.
Možná si právě říkáte, že by bylo skvělé mít nějaký systém, který by poskytoval informace o změnách v projektu a zvyšoval tak produktivitu, protože by výrazně omezil čas při dohledávání informací. To by byla bomba! Jenže pokud bude takový systém generovat notifikace (tj. upozornění na změny) e-mailem, veškeré výhody se ruší. Ne nadarmo se říká, ďábel je skryt v detailu. Častá reakce klíčových projektových manažerů je: „Už teď dostávám desítky e-mailů každý den, to poslední, co potřebuji, jsou další informace protékající mojí e-mailovou schránkou!“. Ze své zkušenosti mohu říci pouze to, že je plně chápu. Ostatně tento jev nazývaný výstižně „e-mailové peklo“ je charakteristickým produktem poslední dekády a jeden z hlavních příznaků neproduktivity. Nešvarem, který se rozmohl, je posílání emailů v kopiích. To je u většiny projektů, se kterými se setkáváme, vrcholem sdílení informací. Odesílatel tím řeší jeden z požadavků na spolupráci, tedy předat informaci ostatním, aby ji měli k dispozici pro svou práci.
Takové e-maily jsou pro příjemce danajským darem. Za prvé mu přináší informace, které aktuálně nepotřebuje, a odesílatele staví do pozice někoho, kdo obtěžuje. Paradox nastane ve chvíli, kdy danou informaci příjemce reálně potřebuje. Čeká jej fáze dohledávání v historii emailové schránky a následně mnohem obtížnější kontrola, zda je informace ještě aktuální. Pro odesílatele je však klíčové, aby informace byla sdílená. To vede k často bizarní situaci, kdy se rozesílá všechno všem ve všech kopiích. Prostředí jako stvořené pro chybu nebo přehmat.
V záplavě příchozí pošty se navíc mnoho manažerů začíná ztrácet. Dělají svoji práci, tedy řídí firmy nebo projekty a ze své e-mailové schránky udělají zároveň seznam úkolů k vyřízení. Během krátké doby se stanou otroky svého emailu plného červených praporků. V momentě, kdy se chystáte začít řešit další úkol, vás nic nezpomalí tak, jako rolování ve složce nevyřízených úkolů seřazených ve starých emailech[1]. Ve firmě Atos už byla situace tak neúnosná, že v roce 2011 její CEO Thierry Breton rozjel projekt Zero Mail™. Přes 76 tisíc globálních zaměstnanců společnosti začalo mezi sebou komunikovat přes platformu na bázi sociální sítě. Po letech provozu jsou schopni spočítat průměrnou 25% úsporu času u každého zaměstnance.
Může však takové řešení fungovat pokud v rámci projektu potřebuji propojit různorodé týmy (tzv. aliance manažerů) s různými zájmy a různými pracovními návyky? Pravděpodobně ne úplným vyřazením e-mailu jako prostředku komunikace, neboť v případě přijetí takové podmínky se rychle blížíme riziku totálního selhání komunikace a tedy i selhání projektu. Nicméně řešení existuje ve formě hybridu mezi e-mailem a sociálními sítěmi. Sdílená datová prostředí pro spolupráci jako je Viewpoint For Projects poskytují možnost sdílet dokumenty a komunikovat s libovolně rozvětveným týmem v rámci jednoho prostředí. Přesto však e-mail zůstane jako jeden z možných nástrojů komunikace. Změní se forma e-mailu. Za prvé bude e-mail sloužit striktně jako notifikační nástroj pro oznámení změny v dokumentu popř. dokumentech, nikoliv jako nosič informací. Vlastní informace nebudou v samotném e-mailu ani jako příloha, ale zpráva bude obsahovat link, kterým se příjemce k datům okamžitě dostane. Za druhé se sjednotí jeho forma a vizuální stránka. Za třetí se sníží počet e-mailů. K adresátům se dostanou e-mailová upozornění pouze na informace, která vyžadují jejich okamžitou zpětnou vazbu nebo reakci. Ostatní členové týmu si pak mohou dohledat informace v momentě, kdy je skutečně potřebují. Ale pozor, i po delší době budou mít všichni k dispozici poslední verze dokumentů, nikoliv jakési „možná přesné“ přílohy v týden starých e-mailech.
Pokud výše popsané „emailové peklo“ zažíváte každý den a máte pocit, že na projektu nedokážete účinně spolupracovat a dochází často ke zbytečným pochybením, tak má smysl se nad současným stavem vážně zamyslet. Dnes jsou již k dispozici nástroje, které umožňují daleko přehlednější a efektivnější řízení projektu. A jak říká CEO firmy Accenture Pierre Nanterme: „Digitalizace je hlavním důvodem, proč ze seznamu Furtune 500 zmizelo od roku 2000 přes polovinu společností.“ A vy přece nechcete být na seznamu, nemám pravdu?
Citace: [1] Samuel, Alexandra „Stop Using Your Inbox as a To-Do List“, Harward Business Review, 2014
Autor: Pavel Lacina
Zjednodušujeme přípravu a realizaci projektů především ve stavebnictví. Naše služby a produkty jsou určené firmám všech velikostí, které mají zájem zlepšit práci s daty a informacemi. Vyvíjíme a poskytujeme systémy, které pomáhají v jakékoli fázi životního ...