Úloha facility managementu při tvorbě pracovního prostředí – 1. část
© Fotolia.com
Facility management prispieva k plynulému priebehu hlavnej činnosti organizácie a pomáha vytvárať pre pracovníkov kvalitné pracovné prostredie, ktoré je predpokladom k zvyšovaniu výkonu, zlepšovaniu kvality práce, znižovaniu výskytu zdravotných obtiaží a stresových faktorov.
Jedným z podmieňujúcich faktorov úspešnosti organizácie je vytvorenie pracovného prostredia, takého, aby sa v ňom pracovníci cítili príjemne, čo je predpokladom vyššej efektívnosti ich práce a v konečnom dôsledku aj vyššej prosperity organizácie.
Každá organizácia je situovaná v stavebnom objekte. Organizácia, resp. jej pracovníci majú v nej k dispozícii rôzne pracovné priestory. Tie tvoria pracovné prostredie, pričom prioritné postavenie pre organizáciu má pracovisko, ktoré je významnou zložkou jej kvalitného fungovania. Pracovisko má pre organizáciu strategický význam. Kvalitné pracovisko je totiž predpokladom vytvárania vyššej pridanej hodnoty pre organizáciu.
O dôležitosti pracoviska hovorí aj definícia facility managementu celosvetovej asociácie FM IFMA, nazvanej 3P: „Cieľom facility managementu je posilniť všetky procesy, pomocou ktorých pracovníci na svojich pracoviskách podávajú najlepšie výkony a v konečnom dôsledku pozitívne prispievajú k ekonomickému rastu a celkovému úspechu organizácie [1], čo je vlastne prosperita organizácie.
Úlohou facility managementu, ako to vyplýva z definície, je zabezpečiť pre pracovníkov kvalitný pracovný priestor, ktoré je podmieňujúcim faktorom zvýšenia efektívnosti ich práce.
Priestorové plánovanie
Medzi najviac aplikované služby facility managementu v skupine Priestor a infraštruktúra patrí v oblasti priestoru strategické plánovanie a riadenie priestoru. Vytvorením optimálneho pracovného priestoru sa zaoberá priestorové plánovanie [DP].
Úlohou priestorového plánovania je organizácia priestoru v stavebnom objekte, ktorá umožní:
- umiestnenie jednotlivých pracovísk,
- komunikáciu medzi nimi,
- ich vzájomnú koordináciu,
- vytvorenie pracovnej pohody zamestnancov.
Cieľom je vytvoriť podmienky pre efektívne fungovanie organizácie ako celku, ale tiež optimálne podmienky pre jednotlivých pracovníkov. Pri priestorovom plánovaní sa kladie dôraz na flexibilitu prostredia, ktorá je nevyhnutnou podmienkou modernej organizácie s rýchlym tempom vývoja a meniacimi sa požiadavkami na priestor.
Facility manažér sa v procese tvorby pracovného priestoru stáva účastníkom pri tvorbe strategických plánov organizácie.
Priestorové plánovanie umiestnenia organizácie v stavebnom objekte – situovanie jednotlivých miestností v nadväznosti na organizačnú štruktúru – je podmienené faktormi:
- požiadavky organizácie na pracovný priestor,
- normy, štandardy,
- potreby pracovníka,
- strategické plány organizácie,
- výška investície potrebná na realizáciu zmien,
- zmeny v dôsledku technického pokroku [2].
Požiadavky organizácie na pracovný priestor
Prioritnú úlohu pri definovaní týchto požiadaviek má organizačná štruktúra organizácie, vzájomné prepojenie jednotlivých organizačných zložiek a pracovné vzťahy.
Pre facility manažéra je potrebné poznať, aká je organizačná štruktúra, aké sú vzájomné väzby a potreby medzi organizačnými zložkami a druh vykonávaných prác. Funkcia pracoviska, vzájomná nadväznosť jednotlivých pracovísk a ich prepojenosť v rámci organizačnej štruktúry má pre organizáciu strategický význam. Je významnou zložkou jej efektívneho fungovania.
Organizačná štruktúra definuje hierarchiu v organizácii, vzťahy medzi jej jednotlivými subsystémami. Združuje v sebe ľudský potenciál spolu so synergiou správne vyvážených vzťahov. Je v nej zachytené zloženie subsystémov organizácie, riešenie informačných tokov, formálne vzťahy zamestnancov v organizácii a ich kompetencie.
Funkčné vzťahy definujú vzájomné prepojenie subsystémov s cieľom optimálneho fungovania organizácie. Prepojenie subsystémov je dané grafom funkčných vzťahov, ktorý predurčuje aj ich rozmiestnenie v stavebnom objekte. Graf funkčných vzťahov priamo vychádza z organizačnej štruktúry. V grafe je jasne definovaná intenzita komunikácie medzi jednotlivými oddeleniami a úsekmi organizácie.
Informácie pre definovanie grafu funkčných vzťahov získa facility manažér na základe dotazníka, kde jednotliví riadiaci pracovníci na rôznych úrovniach organizačnej štruktúry definujú množstvo a dôležitosť komunikácie s ostatnými organizačnými útvarmi.
Facility manažér by mal skúmať intenzitu komunikácie medzi jednotlivými oddeleniami a úsekmi organizácie, označiť si ich stupnicou. Vychádzajúc z tohto poznania môže facility manažér správne rozhodnúť o umiestnení týchto oddelení v stavebnom objekte a efektívnom využití priestoru.
Priestorové štandardy
Dôležitým faktorom pri plánovaní priestoru je poznanie priestorových štandardov, ktoré určujú počet m2 na osobu. Súčasne je potrebné poznať nábytkové štandardy, vzdialenosť k pomocnému vybaveniu (kopírovacie zariadenie, sekretariát, recepcia atď.), ako i bezpečnostné a hygienické predpisy a normy.
Sú dva typy priestorových štandardov:
- štandardy, ktoré určia počet m2 na osobu vzhľadom na potreby a pracovnú náplň,
- štandardy na priestor si vytvára organizácia.
Na efektívne využitie priestoru je vhodné použiť poznatky o priestore vlastnej organizácie a vytvoriť štandardy, ktoré charakterizujú priestorové plánovanie pre konkrétnu organizáciu. Tieto štandardy pomáhajú plánovať uzavreté a otvorené plochy a priestory pre tradičné pracovné aktivity. Zahŕňajú i všetky hlavné a pomocné priestory a plochy.
Štandardy vytvorené v organizácii nie sú nemenné, predstavujú iba nosný rámec na riešenie problémov daného priestoru. Pri realizácii plánovania priestoru môžu vzniknúť presné pravidlá a normy, ktoré zohľadnia aj meniace sa požiadavky organizácie na priestor [2].
Literatúra
- SOMOROVÁ, V.: Facility management, Professional Publishing 2014, ISBN 978-80-7431-141-3.
- UHRIN, D.: Priestorový manažment ako súčasť facility managmentu. Študentská vedecká konferencia, Stavebná fakulta, 2006.
Článek se zabývá aktuální problematikou související s kvalitou pracovního prostředí, které podmiňuje výkony pracovníků na pracovištích. Jedná se částečně o problematiku pracovního inženýrství a částečně o problematiku architektury, které svým charakterem spadají do facility managementu. V prvé části článku se autorka věnuje problematice prostorového plánování a prostorovým standardům v souvislosti s konkrétními požadavky organizace na pracovní prostor. Druhá část článku je věnována vlastní tvorbě pracovního prostředí, a to jak na novém pracovišti v novém stavebním objektu, tak v případě reorganizace pracoviště. Autorka zde upozorňuje na potřebu vypracování projektu prostorového uspořádání organizace se silným zapojením facility manažera, přitom klade důraz na znalost organizační struktury a vzájemných mezilidských vztahů. Dobře zpracovaný prostorový projekt, nejlépe s využitím vhodných softwarů, je nezbytné doplnit prostorovým rozpočtem včetně nákladů na mobiliář. Dokumentace pak poslouží nejen k inventarizaci, ale také v případě stěhování či organizačních změn. Principy a výsledky takového přístupu jsou shrnuty v závěrečné části textu. Zde je kladen důraz na kontinuitu poznání a poznávání pracovního prostředí v delším časovém horizontu, neboť „bez minulosti, není budoucnosti“, jak je výstižně uvedeno v závěru.
Facility management contributes to the smooth running of the organization's core business, helping to create a quality work environment for workers, a prerequisite for increasing performance, improving work quality, reducing health problems and stress factors.