Úloha facility managementu při tvorbě pracovního prostředí – 2. část
Facility management prispieva k plynulému priebehu hlavnej činnosti organizácie a pomáha vytvárať pre pracovníkov kvalitné pracovné prostredie, ktoré je predpokladom k zvyšovaniu výkonu, zlepšovaniu kvality práce, znižovaniu výskytu zdravotných obtiaží a stresových faktorov.
První díl článku naleznete ZDE.
Podstatou facility managementu je vytvárať pre pracovníkov organizácie príjemné pracovné prostredie, v ktorom sa bude realizovať základná činnosť, alebo core business čo najefektívnejšie. Facility management pri tvorbe pracovného prostredia je aplikovaný v dvoch polohách:
- Nový stavebný objekt: Investor – zväčša developer sa rozhodne realizovať nový stavebný objekt pre organizácie, napr. administratívnu budovu,
- Reorganizácia: Organizácia sa rozhodne pre reorganizáciu s cieľom zefektívniť využívanie priestoru budovy [1].
Tvorba pracovného prostredia – nový stavebný objekt
Pri projektovaní nového stavebného objektu architekt dostáva od investora – organizácie lokalitný program = súhrn miestností s požadovanými plochami a prevádzkový diagram. Pri jeho zostavovaní by mal spolupracovať facility manažér. Požiadavky organizácie na priestor, požiadavky na plochu pre jednotlivé pracoviská ako i výšku investície, potrebnú pre realizáciu zmien a iné dôležité kritériá pre fungovanie organizácie sa vytvárajú a ustanovujú na pohovoroch facility manažéra s hlavnými manažérmi a poradcami organizácie.
Organizácia definuje aj typy pracovísk pre svojich pracovníkov. Ich členenie je nasledovné:
Pracoviská môžu tvoriť rôzne priestory:
- diskrétne priestory (Private Spaces),
- sčasti otvorené priestory (Semi-private Spaces),
- otvorené priestory (Open Spaces).
Diskrétne priestory (obr. 1) sú priestory, uzavreté zo všetkých strán, s prístupom cez jedny alebo viac dverí, ktoré poskytujú dostatok súkromia na nerušenú prácu zamestnanca, konverzáciu a bezpečnosť materiálov.
Diskrétne priestory sú určené pre top manažment a pracovníkov stredného manažmentu, ktorých práca si vyžaduje vizuálne a konverzačné súkromie ako i ochranu materiálov, s ktorým pracujú.
Diskrétne priestory sú určené v organizácii, ktorá využíva open space pre top manažment, poskytuje vizuálne a komunikačné súkromie ako i bezpečnosť pre materiály, s ktorými top manažment pracuje.
Sčasti otvorené priestory (obr. 2) sú priestory uzavreté z dvoch alebo troch strán. Na odčlenenie priestoru sa môže sa použiť systém posuvnej (resp. ľahko odnímateľnej) steny. Panely vytvárajú bunkový charakter priestoru s určitým stupňom vizuálneho a komunikačného súkromia.
Sčasti otvorené priestory poskytujú už menej súkromia, sú vhodné pre pracovníkov organizácie s rutinnou prácou.
Otvorené priestory (obr. 3) sú priestory bez akéhokoľvek uzavretia stenami. Ich priestor býva ohraničený obyčajne rastlinami a nábytkom.
Otvorené priestory sú vhodné pre kolektív pracovníkov, ktorí riešia jeden spoločný problém.
Obr. 1
Obr. 2
Obr. 3
V tejto fáze rozhodovania o type pracovísk vie facility manažér pomôcť svojimi skúsenosťami z iných organizácií, vie uviesť ako klady tak i zápory jednotlivých typov pracovísk.
Tvorba pracovného prostredia – reorganizácia
Predpokladom kvalitného priestorového plánovanie pri reorganizácii je dostupnosť aktuálnej projektovej dokumentácie stavebného objektu [2].
Plánovanie priestoru pri reorganizácii má danú postupnosť:
- analýza potrieb pracovníkov na základe pohovoru s manažmentom organizácie,
- organizačná štruktúra a vzájomné funkčné vzťahy,
- plány stavebného objektu so zakreslením aktuálneho stavu umiestnenia jednotlivých oddelení,
- vizuálna prehliadka aktuálneho využívania priestorov,
- analýza využitia priestorov,
- identifikovanie kľúčových faktorov na zmenu priestorového usporiadania organizácie,
- porovnanie existujúcich a porovnateľných priestorových štandardov,
- priestorový rozpočet – štandardizácia pracoviska,
- návrh systému funkčných vzťahov,
- skladba priestoru,
- vypracovanie návrhu a projektu nového priestorového usporiadania organizácie, vrátane doplnkových služieb, ktorých sa priestorové plánovanie nevyhnutne dotýka,
- vypracovanie harmonogramu sťahovania,
- realizácia nového priestorového usporiadania,
- kontrola a vyhodnotenie nového priestorového usporiadania organizácie [2].
Požiadavky na priestor a iné dôležité kritériá pre fungovanie organizácie získava facility manažér pri konzultáciách a pohovoroch s riadiacimi pracovníkmi, technikmi a so zamestnancami. Facility manažér si na základe získaných informácií vytvorí prehľad o práci v rámci oddelení každého segmentu organizácie, o vzájomných väzbách a potrebách medzi jednotlivými zložkami v rámci organizačnej štruktúry.
Priestorový rozpočet
Facility manažér vychádzajúc z už konkrétnych potrieb jednotlivých pracovísk a iných typov priestorov následne vytvorí Priestorový rozpočet. Základ vytvorenia priestorového rozpočtu spočíva v zozbieraní a vyhodnotení informácií o aktuálnom využití a potrebách organizácie. Na základe požiadaviek organizácie na priestor a použitím štandardov sa vytvorí priestorový rozpočet (v m2).
Celkový priestor potrebný pre pracovníkov možno stanoviť podľa vzorca [1]:
kde je
- CVP
- celkový využiteľný priestor [m2]
- PPP
- plánovaný počet pracovníkov v priestore
- PPO
- priemerná plocha na jedného pracovníka
- POČ
- priestor pre ostatné činnosti
Priestorový rozpočet je podklad na plánovanie rozloženia organizácie v stavebnom objekte.
Projekt priestorového usporiadania organizácie
Po detailnom spoznaní fungovania organizácie, jej vnútorných vzťahov a oboznámení sa so systémom, akým funguje, facility manažér spolu s manažmentom prekonzultuje organizačnú štruktúru organizácie a vzájomné prepojenia jednotlivých pracovísk.
Na základe novej organizačnej štruktúry a potrebnej plochy ako i poznania vzájomných funkčných vzťahov (ľudovo povedané, kto s kým by mal susediť pre efektívne fungovanie organizácie) sa vypracuje projekt priestorového usporiadania organizácie, a to: konečné pôdorysné schémy a plány.
Detailné nákresy obsahujú všetky potrebné informácie pre potreby umiestnenia zamestnancov, nábytku a pomáhajú pri sťahovaní. Tvoria sa v CAD systémoch a podobných softvéroch, archivujú sa pomáhajú facility manažérom pri space managemente – ako je súpis zamestnancov, inventár nábytku a vybavenia, atď.
Záver
Úspešné priestorové plánovanie závisí od dvoch princípov:
- zapojenie pracovníkov, ktorých sa bude zmena dotýkať do procesu priestorového plánovania
- vytvorenie vzťahu medzi pracovníkom a pracovným priestorom, kde bude pracovník pracovať
Výsledkom úspešného priestorového plánovania je
- funkčné, efektívne, produktívne a flexibilné pracovné priestory,
- optimálne užívanie využiteľných priestorov organizácie pracovníkmi,
- efektívny priebeh práce a komunikácia v organizácii,
- príjemné pracovné prostredie
Je potrebné si uvedomiť, že pracovníci trávia na svojom pracovisku tretinu dňa a dokonca polovicu bdelého času. Dobré podmienky na pracovisku prispievajú k vytváraniu pracovnej pohody, zvyšovaniu výkonu pracovníka, zlepšovaniu kvality práce, znižovaniu výskytu zdravotných obtiaží a stresových faktorov v súvislosti s prácou, čo je vlastne aj cieľom facility managementu.
Záver:
Bez minulosti niet budúcnosti
„Bez systémovo zoradených a vyhodnotených údajov na základe dlhoročných pozorovaní a odborných skúseností s užívaním existujúcich objektov nevie architekt zodpovedne formulovať zadanie pre nové objekty a budovy.
Neustále treba pripomínať, že minimálne 15ročné skúsenosti s užívaním objektu sú optimálne pre zodpovednú formuláciu požiadaviek na zadanie objektu alebo budovy, ktorej funkčnosť môžeme rátať od 70 rokov po niekoľko storočí.
Práca FM je vysoko nesmierne potrebná najmä pre jej enormný vplyv na formulovanie budúcnosti.“ – architekt Somora.
Literatúra
- SOMOROVÁ, V.: Facility management, Professional Publishing 2014, ISBN 978-80-7431-141-3.
- UHRIN, D.: Priestorový manažment ako súčasť facility managmentu. Študentská vedecká konferencia, Stavebná fakulta, 2006.
Článek se zabývá aktuální problematikou související s kvalitou pracovního prostředí, které podmiňuje výkony pracovníků na pracovištích. Jedná se částečně o problematiku pracovního inženýrství a částečně o problematiku architektury, které svým charakterem spadají do facility managementu. V prvé části článku se autorka věnuje problematice prostorového plánování a prostorovým standardům v souvislosti s konkrétními požadavky organizace na pracovní prostor. Druhá část článku je věnována vlastní tvorbě pracovního prostředí, a to jak na novém pracovišti v novém stavebním objektu, tak v případě reorganizace pracoviště. Autorka zde upozorňuje na potřebu vypracování projektu prostorového uspořádání organizace se silným zapojením facility manažera, přitom klade důraz na znalost organizační struktury a vzájemných mezilidských vztahů. Dobře zpracovaný prostorový projekt, nejlépe s využitím vhodných softwarů, je nezbytné doplnit prostorovým rozpočtem včetně nákladů na mobiliář. Dokumentace pak poslouží nejen k inventarizaci, ale také v případě stěhování či organizačních změn. Principy a výsledky takového přístupu jsou shrnuty v závěrečné části textu. Zde je kladen důraz na kontinuitu poznání a poznávání pracovního prostředí v delším časovém horizontu, neboť „bez minulosti, není budoucnosti“, jak je výstižně uvedeno v závěru.
Facility management contributes to the smooth running of the organization's core business, helping to create a quality work environment for workers, a prerequisite for increasing performance, improving work quality, reducing health outcomes and stress factors.