Kancelář, to je slovo, to má zvuk... (díl první)

Ramón Gómez De La Serna: „Cit pro povinnost velí mouchám zůstat v kanceláři i tehdy, když šli úředníci domů.“

No vidíte, a potom věřte vyššímu managementu, který podlézavě sděluje členu ještě vyššího managementu, že v kanclu v sedm hodin večerního času už zase není ani noha. Tahle replika to jasně vyvrací. Pokud chcete pracovat, musíte mít židli a stůl. Kdo má židli, ten prý bydlí, kdo k ní má stůl, může pracovat. No vidíte, už to má náběh. Ale budeme i nadále nesmlouvaví. Kabát chceme dát do skříně nebo na věšák. V požadavcích na pracovní prostředí půjdeme ještě dále. Proto požadujeme: kontejner, skříňku, raději dvě - slovy tři, připojení na PC, internet, intranet, ethernet, notebook, laptop, netbook, tablet, mobilní telefon, v létě chlazený vzduch, v zimě teplo. Ani sucho ani „skleník“, dostatek denního světla, dostatek umělého světla, pokud denní světlo půjde spát. Kuchyňku na kávu a ohřívání toho, co víkend a předešlý den dal. No, co? Zmíněný dvoukřídlý hmyz, váš kancelářský souputník, může sedět klidně na okenní tabuli nebo na stropě. Zkuste pracovat na stropě. Takže vidíte, naše požadavky jsou oprávněné. A pokud nebudou splněny, hrozí stávka, zastavíme práci, kterou jsme ještě ani nezačali dělat. A chceme! A neodkladně požadujeme!

A dost. Začalo to mouchou a už je z toho „velbloud“. Tak takto by to dál nešlo. Prvně si řekneme možnosti, které jsou v oblasti kanceláří a jejich vybavení k dispozici, co se může a nemůže a jak na to. Kancelář takto vybavíme a zařídíme. Ta bude moderní, promyšlená, skvělá. Tím zlikvidujeme všechny požadavky v zárodku a následně zlikvidujeme i dotyčný létavý hmyz. To bude útulný kanclík, no, už ho vidím. Ještě se budete do té práce těšit. Domů se vám nebude chtít. Už žádné patolízalské stesky manažerů. Ti vás budou domů vyhánět. Pochopitelně, pokud bude vaše kancelář reálná a ne virtuální. I tu pro jistotu zmíníme…

Začneme trochu zeširoka …

Home office

Než se budeme zabývat samotným řešením kanceláří, jejich typy, vlastnostmi, možnostmi vybavení a mobiliářem, řekneme si něco o tom, kde tohle všechno nalezneme, a to v souvislostech. Možností je mnoho a kombinací mezi nimi taktéž. Kanceláře mohou být věcí domácího zázemí, jako součást bytu. V rodinném

domku či bytu můžeme mít samostatnou „buňku“, která splňuje potřeby kanceláře. Hovoříme o tzv. home office, a tento způsob rozhodně není ojedinělý. Může být řešením pro přechodnou práci po večerech, v úsecích vyčleněných hodin nebo dnů. Pochopitelně toto řešení lze použít jako stabilní a dlouhodobé. Ty kratší intervaly jsou pro nárazovou práci „po pracovní době“ na vyřešení věcí, které nelze zvládnout v normální době. Stejně tak existuje spousta externistů, maminek na mateřské, handicapovaných lidí, lidí, kteří pro svoje závazky či omezení nemohou práci řešit běžným způsobem, cestováním domov práce a naopak. Vzhledem k tomu, že určitý typ práce lze řešit tímto způsobem, není takovéto zaměstnání ničím výjimečným. Můžete si práci rozplánovat do času, který vyhovuje vašemu režimu, nejste striktně vázáni na pracovní dobu, na MHD, pojíždění autem v kolonách. Vaši práci za vás stejně nikdo neudělá, pokud toto řešení je oboustranně akceptovatelné, zaměstnavatel vám platí, pak je to jeden ze způsobů. Máte doma teplo, světlo, přehled nad režimem vašich dětí, volnější režim, veškeré možné spojení se zaměstnavatelem a se světem. Nevýhodou je, že vás děti zrovna nebudou milovat, když jste doma pořád, ti co sedí v práci, vám budou závidět a neuvěří, že taky něco děláte. Musíte být taky nesmlouvaví k sobě samému a nezneužívat této zdánlivé „volnosti“.

Kancelářské centrum nebo samostatné kanceláře ve stávající zástavbě

Jiné řešení kancelářského zázemí je pronájem či vlastnictví domu, prostoru, ve stávající zástavbě. Pochopitelně musí splňovat určitá kritéria stran vybavení a vnitřního chodu kanceláře nebo kanceláří. Stejně tak je třeba dbát na spojení s vnějším světem, pohyb návštěv, zákazníků a klientů. V původní zástavbě je předpoklad, že zde bude napojení na dopravu, obchody a infrastrukturu města. Díky leckdy husté stávající zástavbě může být nevýhodou nedostatek parkovacích ploch pro zaměstnance i hosty. Stejně tak nový problém vytváření parkovacích zón ještě více ztěžuje tento problém. Jako vždy, vše má své pro a proti.

Kancelářské centrum, technologicko-administrativní nájemní prostory, nově vytvořené

Zdánlivě tato představa při množství nabídek v dnešní době vypadá pošetile. Nicméně, tyto administrativně-technologické celky a kancelářská centra jsou většinou součástí celých průmyslových tón. Pokud jste zde v nájmu nebo vlastníte budovu, patro, kanceláře, máte zde spoustu bonusů. Takovéto celky v rukách osvícených investorů mohou mít větší smysl, než se domníváme. Pokud zde existuje dobré napojení na infrastrukturu města, na MHD, na vlak nebo i letiště, je zde dostatečná občanská vybavenost, obchody, jsou zde dostatečné parkovací plochy, pak to je „něco“. Vzniká zde malé městečko, které zde má obchody, služby, možnosti sportovního vyžití, kavárny, restaurace, volné posezení venku. To vše v přímém propojení na pracovní prostředí. Že potřebujete dát děti do školky nebo školy, do kroužků? To vše zde může existovat ve spojení s vaší prací. Že jsem blázen či snílek? Ne, takový projekt roste například v průmyslové zóně Černovické terasy, na okraji Brna a provozovatelem je Areál Slatina.

Vizi vtiskl celému projektu společně s investorem a jeho týmem zkušených profesionálů renomovaný brněnský architekt Prof. Ing. arch. Petr Pelčák. Celý areál má velkoryse řešen systém parkování, dostatek zeleně a promyšlenou koncepci v napojení na infrastrukturu města Brna a MHD, zároveň dálnici D1 a brněnské letiště. Veškeré stavby jsou zde řešeny v kvalitě energetické náročnosti třídy A, která jde ruku v ruce s následnými rozumnými provozními náklady. Z celkové plochy projektu 120 000 m2 je pro služby vyčleněno 11000 m². Nalezneme zde stravování, poštu, banku, lékařské zázemí. Dále je pak 1 200 m² vyčleněno pro vnitřní sporty. Být zde ubytovací kapacita, nemusíte teoreticky z tohoto „městečka“ některé dny vytáhnout paty. Rozvedení silnoproudých a slaboproudých sítí, rozvody IT technologií, jednoduchá přestavitelnost interiérů pomocí pevných či mobilních příček, polopříček a mobiliáře, dle požadavků klientů, variabilita rozvodů i dispozic, jsou zde samozřejmostí. Vertikální pohyb umožňují výtahy s dostatečnou kapacitou, provoz budovy filtruje a obsluhuje ve vstupní hale recepce s nepřetržitým provozem. K vlastnostem, které mají mít kanceláře, se dostaneme ještě v dalších částech článku.
Ruku na srdce, který investor „osvíceně“ uvažuje nad komplexní infrastrukturou, oproti maximálnímu zisku z celého areálu. Tento přístup je nevšední a doufejme, že zde více než jinde bude platit, že příklady táhnou.

V zahraničí je způsob sdružování firem ve smysluplné celky, včetně výrobního i administrativního zázemí, zcela běžný. K tomu se přidá funkce bydlení, obchody, stravování, veškerá infrastruktura, univerzity, včetně sportovního vyžití, volnočasových aktivit a máme regulérní město či městečko. Vznikají tím samostatné jednotky, malá městečka, se vším, co k tomu náleží. Někdy naopak tento celek proroste do okolních městských aglomerací, bez zřejmého vymezení obou původních subjektů. Silicon Valley neboli Křemíkové údolí je „malé město“ o více než 20 000 firmách, z velké části spadajících do kategorie start-upů. Silicon Valley se skládá z cca 30 měst, z nichž nepsaný status hlavního města požívá San José. Dnes se Silicon Valley pyšní názvem Světového centra počítačového a technologického průmyslu.

Tak dobrá, a co ty kanceláře?

Uděláme si v nich trochu jasno. Rozdělit lze kanceláře podle více kritérií. Podíváme se na ta základní.
Dle ČSN 73 5305 jsou kanceláře dělené na:

Buňkové kanceláře – buňkové, oddělené či samostatné kanceláře pro jednoho pracovníka (individuální), pro dva pracovníky (sdružené) nebo více pracovníků (společné 3 – 10 lidí). Je to starší typ kanceláří, s určitým klidem a soukromím na práci. Vyžadují velké prostorové nároky, náklady na pronájem, větší počet zdí, dveří, oken, klimatizačních jednotek, topení. V oddělených buňkách dochází k horší kontrole pracovníků, trpí nedostatečným pracovním nasazením, zaměstnanci často řeší soukromé věci v pracovní době. Vše je o spolehlivosti lidí v týmu, jejich sounáležitosti s firmou a v neposlední řadě i o dostatečném ohodnocení jejich práce. Často se tato řešení kombinují, individuální kanceláře využívá vedení a management, společné využívají týmy se stejnou či podobnou náplní práce. U větších kanceláří se používá k jednání přísedů, jednacích sezení, sezení se vzorkovnou, s obrazovkou pro ukázky. Pro větší sezení týmů nebo jednání ve větším počtu lidí jsou k dispozici jednací místnosti s plným vybavením a audiovizuální technikou.

Velkoprostorové kanceláře (11 a více lidí) - můžete zaslechnout výrazy pro otevřené velkoprostorové kanceláře jako „open-space“ nebo „open-plan“. Toto řešení není zase až tak převratná novinka, jejím zastáncem byl například americký architekt Frank Lloyd Wright. Objevilo se někdy v první polovině 20. století a otevřená dispozice měla umožnit flexibilitu a variabilitu prostoru. Dobrou kontrolu, komunikaci i snížení nákladů. Toto řešení je velmi vhodné pro bezbariérové řešení pracovních míst, s ohledem na ergonomické možnosti hendikepovaných spolupracovníků. Nicméně finanční důvody značně zprofanovaly tuto vizi a následně se na velké ploše často mačkalo obrovské množství lidí, vzájemně se rušili v činnosti a celá myšlenka o určité „svobodě“ tak vzala za své. Díky technickým a technologickým možnostem, díky modulárním systémům příček, polopříček, buněk, plným či proskleným stěnám, stále tento způsob řešení kanceláří a pracovních prostor stále žije. U velkých a středních firem je toto řešení zastoupeno z cca 75%.

Povětšinou jde o systém dělený do buněk nebo naopak bez jakéhokoliv dělení. Tušíte, že soukromí, soustředění na práci, nápor na psychiku se zhoršuje s úbytkem dělících elementů. Pochopitelně systém bez dělení do sekcí a buněk nahrává týmové práci, komunikaci, soutěživosti, pružnosti, potřebě neustálého týmového propojení, přehlednosti, ale i dobré kontrole. Zároveň je taky nejekonomičtější. Ovšem to neznamená nejlepší. Jak na co a jak kde… Pokud je tento systém používán nevhodně, může dojít k opačnému efektu, než o který usilujeme. Separace manažérů v prosklených buňkách, týmy v otevřeném prostoru, rušivé vlivy telefonních hovorů a jednání, jeden chce pustit klimatizaci, druhý ji nesnáší. Časem se většinou rapidně sníží produktivita, pracovní prostředí začne vyvolávat v lidech negativní pocity, zhoršuje se pracovní morálka. Myšlenka skvělá, ale realita často kontraproduktivní. Pokud z nějakých důvodů vnitřní prostředí „dostává na frak“, potom je třeba hovořit o „syndromu nezdravých či nemocných budov“ - tzv. „Sick Building Syndrom” (SBS). Mezi tyto syndromy patří i (SOS), tak zvaný Syndrom Open-Space. Překvapilo to v kontextu předešlé stati někoho? Pochybuji. Pochopitelně, že lze některé nevhodné vlivy částečně eliminovat světelnou a zvukovou pohodou, díky vhodně zvolenému mobiliáři, zvukově pohltivým materiálům, žaluziím, předělům, dostatečné výměně kvalitního vzduchu. Ovšem to už je trochu jiný level, než ta kancelář našlapaná zhnusenými lidmi s vydýchaným vzduchem. No a tento level nás právě bude následně zajímat při bližším pohledu na řešení a vybavení kanceláří.

Kombinované kanceláře - se snaží využít obou předešlých možností a kombinovat je. Uzavřené kanceláře a „open-space“ jsou kombinovány v různém poměru tak, jak vyžaduje pracovní náplň lidí. Společná nebo podobná náplň se dá sdružit například do více „hnízd“, které jsou součástí velkoprostorové kanceláře. Vedení může mít částečně nebo úplně oddělený kout, kancelář. Stejně tak může sedět s ostatními a podílet se přímo na týmové spolupráci. Mezi uzavřené místnosti obecně také patří oddělené kuchyňky, archív, skladové zázemí, odpočinkový kout či místnost, sociální zázemí, serverovna aj. Pokud celek není pouze kancelář nebo několik solitérů na společné chodbě, potom je nezbytný filtr, recepce s obsluhou a s možností „čekacího“ sezení.

Flexibilní kanceláře – jsou obdobou velkoprostorových kanceláří „open-space“, kdy díky flexibilním sestavám, variabilitě vybavení, mobilitě nábytku, lze kancelář přestavit dle potřeby, druhu využití v určitém časovém úseku. Využívá se stohovatelného nábytku, lehce posuvného či pojízdného mobiliáře, skládacích stolových sestav, solitérních kontejnerů.

Norma nezmiňuje speciální případy, jako jsou zvláštní formy kanceláří, skrývající se pod názvem:

coworkingové prostory, kanceláře - patří mezi méně zmiňované řešení kanceláří. Jedná se o tzv. sdílené pracoviště, pro samostatné pracovníky a skupiny, popřípadě pro užší spolupráci. Většinově patří coworkingové prostory mezi „open-space“ řešení, někdy mohou být součástí řešení flexibilního. Tento prostor si pronajímáte v dané specifikaci, dle možností a potřeb. Například stůl a veškeré připojení 3x týdně, 1x za měsíc na týden, nebo jako dlouhodobější pronájem dle vašich potřeb aj. Je možné zde řešit svoje práci, pracovní návštěvy a jednání, bez plného úvazku za pronájem. Některé coworkingové prostory nabízí i specialisty a mentory pro začínající podnikatele, případně vyžádanou podporu dle potřeby a možností. Má to svá pro a proti. Neplatíte dlouhodobý pronájem, ale synchronizace je náročná na logistiku, a ne vždy máte prostor k dispozici. Součástí platby jsou služby, sociální zařízení, tisk, kopírka, automat na kávu aj. Vzhledem k tomu, že spousty podnikatelů se pohybuje na cestách, kanceláře často využívají jenom dílčím způsobem, je toto řešení určitě zajímavé.

Virtuální kanceláře - jsou zvláštní službou pro podnikatele, která umožňuje na dané adrese zřídit právnické osobě sídlo, včetně zápisu do obchodního rejstříku. U fyzických osob je tato adresa místem podnikání se zápisem do živnostenského listu. Vše je většinou součástí „dobré adresy“, kterou má podnikatel zapsanou, kam mu dochází korespondence a zásilky, může zde mít virtuální asistentku, pronájem reálné jednací místnosti (obdoba coworkingového řešení), může sem mít zřízeno přesměrování nebo vyřizování telefonních hovorů. Krásný dům, který má u vstupu dvacet, i více, cedulek firem, které zde však většinou ani nenaleznete. Je pravdou, že ne vždy je třeba vlastnit drahou kancelář. Je spousta činností, které lze teoreticky vyřešit od kávy přes mobilní telefon nebo nadupaný tablet. Sdílený prostor pro jednání může být v záloze společně s „dobrou adresou“ na webových stránkách nebo na navštívence. K dispozici je pak za výrazně nižší náklady. Ostatní důvody a pohnutky k používání virtuální kanceláře mohou být různé. Pokud to legislativa umožňuje. Jsou to takové kanceláře nekanceláře.

Díl druhý:
Jaké jsou prostorové požadavky na kancelářské prostory, akustické požadavky, požadavky na osvětlení, barevnost nebo například požadavky na tepelnou pohodu kancelářských prostor? Jak může vypadat vzorové řešení kancelářské budovy současnosti?

Použité zdroje:

• fotografie, části textů a vizualizace – Areál Slatina a.s.
• http://www.citaty.net
• fotografie - eu.fotolia.com
• Administrativní budovy - ČSN 73 5305