Zaniknou open-space?
© Fotolia.com
Otevřené kancelářské prostory, takzvaný open-space, nefungují a v budoucnu je nahradí kanceláře v kavárnách, míní futuroložka British Telecommunications (BT) Nicole Millardová, kterou citoval zpravodajský server The Daily Telegraph.
Proč vznikly open-space?
Smyslem otevřených pracovních prostor v kancelářích bylo původně posílení týmové práce a sdílení nápadů mezi kolegy. Měly přinést nové podmínky a podněty po celá desetiletí v jednotlivých kancelářích uzavřené pracovníky. Ukázalo se ale, že neustále navzájem rušící se zaměstnanci v open-space mají špatnou produktivitu a velké kanceláře jsou tak neefektivní. Řešení nepřináší ani větší plocha pracovního místa, kdy se ztrácí kontakt mezi zaměstnanci, ani naopak menší pracovní místa, která vedou k většímu uzavírání se do sebe.
Trend spojování kanceláří do jednoho prostoru zvyšuje u lidí podrážděnost, podezíravost a snahu uzavírat se do sebe. Studie ukázala, že spolupráce je v open-space pro zaměstnance méně příjemná a tok informací se ve sdíleném kancelářském prostoru nijak nezměnil.
Doktorka Nicole Millardová, odbornice na údaje, analýzy a nové technologie zdůrazňuje problematické podmínky zvlášť pro introverty, kteří pracují lépe, když je nikdo a nic neruší. Proto Millardová předpovídá, že open-space brzy zanikne.
„Problém s otevřenými kancelářemi spočívá v tom, že jde o model, který má teoreticky vyhovovat všem, ale ve skutečnosti nevyhovuje nikomu. Každé tři minuty vás někdo vyruší. Trvá osm až 20 minut, než se dostanete zpátky do správného myšlenkového rozpoložení. Je toho spousta. E-maily, porady, kolegové. To všechno ruší," vysvětluje Millardová.
- Na jedno pracovní místo v open space připadá 5m2.
- Samostatná kancelář by měla mít minimálně 8m2, s úložným prostorem a přísedem až dvou lidí 12 m2.
V Dánsku byla provedena studie na zaměstnancích, kteří byli přesunuti z malých kanceláří do velkých. 40 % dotázaných vidí hlavní problém s hlukem a s koncentrací lidé v kancelářích uvádí článek Akustika v open-space kancelářích.
Nahradí open-space kanceláře kafeláře? Důležitý je prostor pro společenský kontakt.
"Naše technologie se smrskly, takže můžeme doslova sbalit celou kancelář do malého batůžku. Už nejsme nutně připoutáni k pracovnímu stolu s pevným počítačem," dodala Millardová s poukázáním na "batůžkáře", kteří si nosí kancelář s sebou a pracují v malých týmech v kavárnách, čili kafelářích.
Mnohdy nabízená práce z domova totiž není ideální, pokud není doplněna možností kontaktu s kolegy. "Stačí dobrá káva, slušné připojení a domluva, kdy se společně sejdeme s kolegy a sesedneme s laptopy. A je jedno, jestli bude takové externí pracoviště v kavárně nebo hotelové hale," uvádí Millardová.Obvykle lze zlepšit prostorové podmínky zavedením části sdílených pracovišť více zaměstnanci, centrálním ukládáním dokumentů, využitím nových kancelářských pomůcek a účinnějším využití informačních technologií, je uvedeno v článku Designer kancelářských ploch – tvůrčí podpora firemní strategie. Sladit ve firmě prostřednictvím podpůrných služeb pracovní prostředí s probíhajícími procesy a potřebami zaměstnanců je jednou ze zásadních úloh Facility Managementu.
Tlak na změny kancelářské práce budou podle Millardové vyvíjet i sami zaměstnanci úměrně tomu, jak stárnou, protože starší lidé nechtějí pracovat denně od devíti do pěti, anebo dojíždět velkou vzdálenost do práce a s věkem mají také vyšší požadavky na klid při práci.
Společnost CBRE, světový lídr v sektoru komerčních realitních služeb, představila již v roce 2014 inovativní kancelářský koncept nazývaný „New ways of working“. Koncept přináší větší míru využití kanceláří, menší podlahovou plochu, inspirativní prostředí pro týmovou i individuální práci a především udržitelnost.
CBRE realizovala kanceláře podle konceptu „New ways of working“ nejprve v Nizozemí a dosavadní výsledky potvrzují, že koncept přináší hmatatelné benefity zaměstnancům i zaměstnavateli.
Jak se tvoří space plan?
Otazník v názvu jsme napsali záměrně, jelikož vždy je důležitý přístup. Zatímco před pěti lety si bralo tak 30 % firem architekta, tak dnes se jedná o 60 % firem, přičemž zásadní podmínky při návrhu musí vyplývat z hygienických a požárních norem.
Očekávaným výsledkem nových trendů podoby pracovního prostředí je sladění zájmu firmy v rozvoji motivace zaměstnance při kontinuálním zkvalitňování pracovního prostředí. Zároveň se často v projektech kancelářských ploch uplatňují prvky strategie firmy a její PR směrem k zaměstnancům společnosti.
Není možné ani hospodárné řešit každou změnu pracovního prostředí novou výstavbou či generálními rekonstrukcemi. Nejfrekventovanější úlohou designera kancelářských ploch je provádět změny uspořádání útvarů v daných plochách, které jsou vyvolané změnami organizační struktury, počty zaměstnanců a procesy.
Zaměstnancům jde nejen při změnách zejména o získání určitého pracovního soukromí, méně stresu, snížení hluku, trochu pohody. Doporučením pro systematickou podporu péče o pracovní prostředí sladěnou s potřebami zaměstnanců je pozice designer kancelářských ploch.
Uvedu dva příklady budování open space, které znám z praxe - jeden v devadesátých letech nařízený a nalajnovaný ze zahraničí, vytvořený dle nařízení a suchých norem. Jednalo se o kancelář pro stavební dozory jednotlivých stavebních a technologických akcí firmy. Lidé tam ale nemohli pracovat. Překřikovali se při telefonátech, pořád běhali na stavby, ze staveb... Uklízečka rezignovala na průběžné odstraňování marastu z podlahy. …
V druhém případě se budovalo open space designově víceméně volnou ruku a s rozumem, kancelář byla určena pro obchodní tým. Snahou bylo připravit řešení s výhodami oproti jejich běžným kancelářím, zejména s možnostmi zasedacích koutů, odhlučnění prostoru, nepřímé osvětlení, účinné větrání, jednotlivá pracoviště designovat tak, aby nevypadala sterilně jak na hezkých předválečných fotkách amerických velkokanceláří. Současně jsme viděli potřebu vytvořit v rámci open space při využití vertikálních panelů jednací místa s klienty a tím zásadně redukovat zbytečné rušení spolupracovníků navzájem. Dle připomínek osazenstva se dodatečně ještě upravoval skříňový systém. Původní byl skříňový systém nízký, tj. ve výšce stolu, takže každý viděl všem hlavy. Poučili jsme se, že úplně jinak se pak lidem pracuje, když při sezení skutečně vidí jen svůj miniprostor a dění z okna, než když jsou pracovníci vizuálně rušeni koukáním se na ostatní "hlavy" a pohyb příchozích/odchozích.
Nejsem sice fanda open space, ovšem tak jednoznačně jako paní doktorka Nicole Millardová bych to ani futurologicky nečekal. Nadále vidím potřebu tvorby variabilního kancelářského prostředí provázaného s konkrétním procesem a zaměstnancem.
Názvosloví se jistě bude nadále vyvíjet tak jak se vyvíjí procesy, každopádně by mělo respektovat účel procesu a ne naopak.
Stejně tak nevidím open space jako nástroj jak nacpat více lidí na méně m2, ale jako typ pracoviště, které v určitých případech může podpořit kvalitu práce, výkonnosti a kreativitu.
Určitým šlágrem doby pak vidím vytváření nových open space pro časově omezené projekty, tj. vytváření projekčních prostor. Nakonec předpokládám, že očekávaný rozvoj co-working půjde aspoň v nejbližší době také cestou kvalitních open space.
Open-space they do not work, and they will be replaced by coffee shops in the future, says British Telecommunications futurist Nicole Millard quoted by The Daily Telegraph.