Devět výhod nízkonákladových cloudových softwarových řešení pro správu majetku – SaaS
Jako první si musíme položit otázku „Co je vlastně SaaS“? Tato zkratka vyjadřuje termín Software as a Service neboli SaaS. Jedná se o model pořízení softwaru, kdy dochází k hostování aplikace provozovatelem služby. Služba je tedy klientovi nabízena primárně přes Internet. Umožňuje uživatelům připojit se ke cloudovým aplikacím (software) a tento software používat vzdáleně.
A co je tedy „CLOUD“? Cloud je obecně používaný termín pro poskytování pronajímaných služeb přes Internet. CLOUD lze charakterizovat také tak, že se jedná o poskytování softwarových aplikací z internetu tak, že uživatelé k nim mohou přistupovat například pomocí webového prohlížeče.
A jaké jsou výhody cloudových SaaS využívaných pro správu majetku?
První nespornou výhodou je dostupnost a flexibilita. Odpovědní pracovníci - správci majetku nejsou vázáni na „jeden“ počítač, kde je SW nainstalován. Do SW se připojí odkudkoliv, v jakoukoliv dobu a mohou uvedené programy snadno využívat z libovolného zařízení a z jakéhokoliv místa, kde je dostupné internetové připojení. Navíc mohou využít dnes již zcela běžná zařízení typu tablet, chytrý telefon a podobně a nejsou tak vázaní pouze na počítače. Pro přístup do programu, poskytovaném na cloudu, může uživatel jednoduše využít zařízení pracující na různých platformách, ať je jedná o Windows, Apple, Linux nebo i mobilních platformy jako jsou iOS či Android. Základem je kvalitní internetový prohlížeč a služba je plně dostupná.
Jako jednu z nejdůležitějších vnímáme druhou výhodu zachování kontinuity činností při využití SaaS aplikace. V realitě dnes drtivě převažující procento organizací v ČR vede potřebnou evidenci pro správu majetku v programech typu Excel. Uvedený program má své nesporné výhody a jeho cenová dostupnost, uživatelská náročnost a popularita je zcela neoddiskutovatelná. Problém ale nastává, když odpovědní zaměstnanci za evidenci správy majetku odejdou ze společnosti. Ve většině případu s odchodem zaměstnanců odchází i veškerá evidence dříve vedená v desítkách různorodých excelovských tabulek uložených neznámo kde. Není také stále výjimkou, že potřebná evidence například o revizích, kontrolách a externích dodavatelích je vedena pouze písemně v šanonech, sešitech a knihách údržby. Často jediné co tedy po odchodu dříve odpovědného zaměstnance zůstává, jsou police plné šanonů naplněné neznámo čím. Při využívání uživatelsky nenáročných a dostupných SaaS aplikací pro správu majetku jsou veškerá potřebná data evidence správy majetku na jednom místě. Kontinuita činnosti správy majetku je zajištěna pouhým proškolením nového zaměstnance v ohledu uživatelského využití SaaS aplikace.
Třetí velice populární výhodou je možnost rychle měnit využívanou kapacitu služby. Spuštění a testování poskytované aplikace na správu majetku může být provedeno za velice nízkých nákladů a až po dostatečné době testování reálného využití SW v praxi lze postupně kapacitu navyšovat. Také správa dat souvisejících s majetkem společnosti může například při významném rozšíření provozu znamenat výrazné zvýšení potřeby kapacity jak na uživatele, tak na data. V základu u cloudových služeb nebývá problémem platit za aktuálně využívané služby a pouze při významnějším navýšení dochází k přechodu na vyšší licence.
Čtvrtou nespornou výhodou je eliminování potřeb instalace a provozu aplikace na vlastních infrastrukturách. Není třeba pořizovat potřebné výpočetní technologie, na kterých se zakoupený SW instaluje a následně provozuje, jako jsou servery atd. Hlavní náklady spojené s SaaS pro správu majetku jsou licence na pořízení software a výdaje za internetové připojení. Snižují se tím také náklady na údržbu HW a SW a snižují se tím i náklady na lidské zdroje – specialisty z ICT oddělení. O HW a SW se primárně stará poskytovatel cloudového softwarového řešení. U cloudu tedy odpadá veškerá potřebná péče o servery a část infrastruktury na kterých by byl SW nainstalován.
S výše uvedeným souvisí i pátá výhoda a tou je u produktů SaaS aplikací pro správu majetku nízký náklad na pořízení a provoz. Na trhu existuje řada komplexních CAFM systémů pro správu majetku. Pořízení většiny CAFM systému vyjde na statisíce i více. Výhoda komplexnosti řešení CAFM systémů pro správu majetku je jednoznačná a k tomu nabízená funkcionalita je neporovnatelná s jednoduchými SaaS aplikacemi. Z reálného pohledu si ale na tyto software mohou „šáhnout“ jen opravdu velké organizace s dostatečnou finanční základnou. Co ale ty ostatní střední, malé organizace, ale i v mnoha případech velké firmy, které si nemohou dovolit pořízení SW řešení v takovýchto částkách? Pro ně je ideálním řešením SaaS aplikace, jejíž ceny se na trhu pohybují v řádech stokorun až tisícikorun za měsíční provoz a jejíž základní funkcionality jsou mnohdy plně dostatečné pro řízení správy majetku společnosti.
Šestou výhodu vnímáme v uživatelské přívětivosti SaaS aplikací pro správu majetku. CAFM systémy jsou velice často složité systémy. Jejich složitost vychází z jejich funkcionalit. Čím více funkcí, tím vyšší potřeba počítačové gramotnosti uživatele. V praxi se objevují příklady, kdy až po pořízení finančně velice náročného řešení společnost zjišťuje, že její výsledné využívání zaměstnanci se pohybuje na velice nízkém procentu. Důvodem bývá nízký stav dostatečně proškolených zaměstnanců, nedostatek času zadávat veškerá potřebná data a samozřejmě neochota učit se nové složité programy. Stále musíme v praxi vycházet z předpokladu, že až aktuálně nastupující generace zaměstnanců vyrostla od mala s počítači a jejich využívání je pro tuto generaci přirozené, jako pro naopak nejstarší generaci zaměstnanců využití tužky a papíru. U starší generace zaměstnanců je ochota využívat složité programy velice nízká a čím je program složitější, tím je ochota nižší.
Jednoznačnou sedmou výhodou je také rychlost nasazení. Jedná se často o obrovskou výhodu oproti lokálním složitým programům. U cloudové služby se jedná pouze o zaškolení uživatelů - správců majetku a zakoupení základní licence. Doba testování vychází ze zkušenosti uživatelů a jejich dostatečné ochotě naučit se používat nový systém. V základu lze ale SaaS programy pro správu majetku opravdu velice rychle dotáhnout do plného provozu.
A máme tady osmou výhodou a tou je centralizace dat a kontrolní systém z jednoho místa. Nejvíce se toto uplatní tam, kde se řídí provozovny umístěné po celé ČR a to ihned v čase. Okamžitý přehled a kontrolní mechanismus z jednoho centrálního místa, zajištěný třeba pohledem do mobilního telefonu, je jednou z nejdůležitějších výhod SaaS aplikací. To že si vrcholově odpovědný zaměstnanec může jedním kliknutím do mobilního telefonu zkontrolovat například zajištění všech povinných revizí na provozovně, umístěné na druhé straně republiky, s tužkou a papírem opravdu zajistit nejde.
A máme tu poslední zde zmíněnou devátou výhodu. A tou je možnost rychle se přizpůsobit požadavkům zákazníků. Vývoj SaaS aplikací v podstatě od určitého okamžiku života každé takové aplikace řídí reální zákazníci. Až praxe u klientů často ukazuje, jakým směrem se jaké nové funkcionality mají v SaaS aplikacích vyvíjet. Tyto pozitivní změny jsou mnohdy otázkou několika málo dnů programování, než je mohou plně využívat všichni uživatelé SaaS aplikace a to bez nutnosti pořizovat si drahý upgrade software s ještě dražším zaškolením uživatelů.
Zde jsme se pokusili shrnout náš pohled na výhody SaaS aplikací v oblasti správy majetku. Jako vše, tak i tato oblast a SaaS aplikace mají i své nevýhody. V základu ale jednoznačně výhody typu cena, dostupnost a uživatelská přívětivost je pádným argumentem pro využití čím dál více populárních technologií nabízených a využívaných prostřednictvím internetu.