Revizní a kontrolní činnosti u TZB pomocí SW nástroje
Inspection and control activities of TZB using software tools
Jednou z nejvýznamnějších částí technické správy budov jsou bezesporu periodické, nebo taky opakované činnosti. Patří mezi ně zejména úkony preventivní či prediktivní údržby, ale především pak revizní a kontrolní činnosti. Jsou zárukou bezpečného provozu – nebo v případě bezpečnostních prvků – zárukou funkčnosti v době, kdy jsou potřeba.
Celá řada incidentů a havárií v nedávné i dávné minulosti ukazuje, že náklady na tyto aktivity vynaložené mohou být i za mnoho let nižší, než ztráta majetku či dokonce lidského života. Taková nefunkčnost hydrantů, kterou objeví až hasiči při likvidaci požáru, jako se stalo nedávno v Praze, je opravdu hodně nemilá a možné důsledky si každý umíme představit sami.
Každý správce budovy v libovolném segmentu firem a institucí včetně soukromého či bytového segmentu má mít základní vědomosti a znalosti o této problematice a většina bezesporu má i své zkušenosti. Zajímavé jsou však zkušenosti poskytovatelů FM služeb, kteří dlouhodobě tyto služby poskytují jako součást svých služeb technické správy budov.
Tito poskytovatelé mohou poskytovat v rámci FM služeb a facility managementu tuto službu externím způsobem, tj. na všechny zajišťované revize a kontroly objednávat tuto službu u specialistů a dodavatelů revizí a kontrol pro jednotlivé specifické předmětné oblasti. Ti větší poskytovatelé však tuto službu zajišťují převážně svými vlastními pracovníky. A právě zkušenosti z týmové práce několika revizních techniků a ostatních kolegů stojí za sdílení.
Podobně, jako je tomu v případě architektů a projektantů, kteří kreslí CAD výkresy pro stavební povolení a kolaudaci (Dokumentaci skutečného provedení stavby) a nekreslí pro potřeby budoucího provozu, tak i většina revizních techniků zpracovává revizní zprávu pro splnění legislativních povinností, a nikoliv pro provozní účely. Je to přirozené, ovšem potom se můžeme setkávat s různými excesy, které občas objevujeme při přípravě dat pro SW podporu a standardizaci revizí v rámci technické správy budov, zajišťované poskytovatelem FM služeb. Revizní technik by tedy měl být nejen odborník na bezpečnost, elektřinu, plyn atd., ale měl by být i dílčím odborníkem: znát i stavební a technické názvosloví, být znalý pasportizace stavebních objektů a chceme-li, aby byl i efektivní, pak i znalý základů výpočetní techniky!
V rámci výkonu revizní služby v různých segmentech a tvorby nového revizního plánu přebíráme od těchto odborníků jejich původní revizní zprávy a v praxi tak objevujeme řadu nedokonalostí, kterých se v praxi revizní technici dopouští. Bývá běžné, že klient nedisponuje pasportizačními daty a k nim připojenými přehledy o revizích, a tak jedinými podklady jsou často přímo revizní zprávy (dále jen RZ). A tak nezbývá, než se vnořit do těchto zpráv a naprosto konkrétně „vytáhnout“ všechny důležité údaje, které pro standardní SW podporu a standardizaci těchto procesů pomocí SW nástrojů potřebujeme.
Naprosto fatálním nedostatkem v RZ je nedostatečné a nestandardní pojmenování objektu revize. V případech, kdy majitel objektů nedisponuje přesným, v horším případě žádným, technickým pasportem, jsou právě revizní zprávy jedním ze zdrojů technického, chcete-li technologického, pasportu objektu a dílčím způsobem i prostorového pasportu. Díky brigádníkům nejednou naplňujeme primární data pasportu z těchto RZ a následně je nezbytné provést dokonalou kontrolu posbíraných dat. Kontrola je nezbytná, neboť se běžně setkáváme s různými názvy pro jeden a tentýž objekt. Typickým příkladem je standardizace na jednom z logistických areálů, kde revizní technik nedostal přesnou metodiku názvosloví, a tak jednou jsou čerpadla „Grunfos“, podruhé „Grufos“ a až napotřetí správně „Grundfos“. Vzduchotechnické jednotky Janka jsou mnoha typů – KLM, KLMQ, KLMV, KLME… ale žádná „KIME“, jak je uvedeno v RZ! Jinde je jednou revize na budovu „Administrativní budova“, podruhé na „Administrativní přístavek“ a jednou je tato revize kompletní na výrobní halu, ke které je přistavena administrativní část. Anebo dostaneme revizi na objekt, který v areálu neexistuje a nikdy neexistoval! Jistě, může jít o překlep, může jít o špatně čitelný štítek, může jít o správně nepřepsanou jinou revizi a podobně. Ovšem revize na požární ucpávky, které jsou léta letoucí zazděné, nebo požární dveře, které již několik let neexistují, protože byl objekt rekonstruován, to už ukazuje na skutečnou neodbornost příslušného pracovníka i v jiných, než jen počítačových znalostech.
Obrázek 1: příklady špatně zadaných údajů, které lze velmi snadno ověřit zadáním filtrovacích podmínek příslušného sloupce tabulkyVe všech případech je řešení velmi snadné, a to je existence alespoň základního pasportu s jednotným značením a kódováním prvků dle jednotné metodiky, následně plně využitelné v SW podpoře, neboť revize, jakož i jakýkoliv jiný proces zakázkové činnosti operativního či periodického charakteru, se vždy týká konkrétního objektu nebo skupiny objektů.
Občas také získáme od klientů přehledy v excelových či obdobných tabulkách. Ty je v první fázi nutno podrobit srovnání s existujícími revizními zprávami. Bohužel, lidová tvořivost nezná hranic a i zde je chybějící metodika fatálním nedostatkem. Taková tabulka je tak první známkou využití SW podpory, byť v té nejzákladnější verzi za použití SW office nástrojů. A tak se lze setkat s různými formami tabulek a tedy i dat, povětšinou zahrnutých do jednotlivých sloupců. Těmi „lepšími“ případy chyb je – podobně jako u RZ – nejednotná metodika názvosloví a nepřesná identifikace subjektů, na kterých jsou revize provedeny. Velmi problematická je však identifikace časové periody, resp. nejbližšího data, do kdy by měla být revize provedena. V rámci technické správy budov a preventivní údržby je běžné, že budoucí termín je označen v příslušném sloupci měsíce (barevně nebo pomocí některého znaku, např. X, známého z tzv. „piškvorek“ údržby), avšak zásadně nelze preventivní údržbu slučovat s revizí a takto označit i budoucí termín revize! Platnost poslední revize, resp. revizní zprávy, je dána předepsanou periodou, a to od data do data. Pokud v jednoroční revizi v jednom konkrétním měsíci byla provedena revize již 5. den měsíce, je platná opět do pátého dne měsíce roku následujícího, takže použití budoucího termínu obecně v měsíci může znamenat, že bude provedena třeba až 20. den příslušného měsíce, avšak potom již byla poslední revize 15 dní neplatná a v případě jakéhokoliv incidentu mohou nastat velmi nemilé skutečnosti pro majitele objektů.
Obrázek 2: příklady naprosto nevhodně evidovaných revizních plánů, postrádající celou řadu podstatných údajů a dat!
Avšak úplně nejhorším případem, s jakým se nezřídka setkáváme, je datová neúplnost v takových tabulkách, tj. chybějící některý z nezbytných datových sloupců, tedy konkrétních dat, pro efektivní použití základního SW nástroje, a dále pak nevyužití funkcí a vzorců, které „hlídají“ a zpřesňují zejména termíny. Chybějící objekt, o kterém již byla řeč, rovněž není výjimkou!
Využití excelových tabulek proto předpokládá zejména úplnost nezbytných dat, využití vzorců a funkcí pro plánování termínů s využitím definované periody (ideálně ve dnech), využití podmíněného formátování – například pro barevnost blížících se nebo prošlých termínů, a v neposlední řadě stav poslední revize (platná bez závad/se závadami, neplatná), informace o odstranění závad, metodicky definovaný objekt revize (budova, stavební nebo konstrukční prvek nebo zařízení či technologie), a to nejen přesným názvem, ale především kódem či inventárním nebo jiným číselným označením prvku, neboť běžně je revidováno několik zařízení stejného názvu! Rovněž připojení poslední RZ hyperlinkovým odkazem je opomíjenou skutečností, neboť dokladujícím dokumentem bezesporu není naše tabulka, ale konkrétní revizní zpráva či protokol o odborné technické kontrole. Nezbytné je však v případech, že tuto tabulku využívá více pracovníků, uzamknout většinu sloupců tabulky a ponechat pouze možnost upravovat datumová pole uskutečněných revizí. Konkrétním náhledem na tabulky a realizovanou praxi můžeme dále doplňovat tabulkový SW nástroj určitě o další a další pole.
Ideálním případem je však využití některého z CAFM systému nebo SW nástroje, určeného právě revizní a kontrolní činnosti. Především sofistikovanější SW nástroje totiž využívají přesně definované metodiky a standardizují i procesy revizní a kontrolní činnosti. Využívají přesně definované a metodicky spravované číselníky a především umožňují poměrně širokou paletu definice budoucího termínu s „hlídači“ a upozorněním včetně e-mailové notifikace. Umožňují i nám, poskytovatelům FM služeb, publikovat prostřednictvím webového rozhraní všechny nezbytné informace o revizích a kontrolách (jakož i o preventivné údržbě a další…) s připojenými revizními zprávami kterémukoliv klientu – majiteli či správci stavebních objektů. Spravovat totiž tisíce revizí pro stovky klientů bez efektivní a sofistikované SW podpory moc efektivně nejde!
One of the most important parts of the technical building management are undoubtedly periodic or too repetitive activities. They include the operations of preventive or predictive maintenance, but especially the inspection and control activities. They guarantee safe operation.