Využití facility managementu ve veřejné správě v České republice

Abstrakt

Facility managment je komplexní multioborová metoda, která se zaměřuje na uspořádání, výkon a řízení podpůrných služeb, jejíž přidanou hodnotu je možné spatřovat ve zvýšení efektivity hlavních činností. K významným podpůrným činnostem v rámci facility managementu patří správa majetku včetně správy budov. Z hlediska dlouhodobé analýzy nákladů běžných institucí vycházejí náklady spojené s vlastnictvím, rozvojem, obnovou, údržbou a správou fixního majetku a službami, které jsou s tímto majetkem poskytovány, jako jedny z nejvyšších. [1] Článek je zaměřen na problematiku evidence majetku veřejné správy, tedy jak státních institucí, tak i orgánů územní samosprávy. Přitom je především orientován na evidenci a správu majetku obcí a dobrovolných svazků obcí.

1 Úvod

Pokud se podíváme na facility management z pohledu jeho definice, tak zjistíme, že se jedná o relativně novou metodu, která však existuje ve své jednoduché podobě již nesmírně dlouho. Vyvinula se z oblasti, kterou známe pod názvem správa budovy, správa majetku nebo hospodářská správa. Toto jsou činnosti, které tvoří jakýsi pomyslný základ metody facility managementu. Vlastní předmět této metody je však dnes významně širší a kromě technické oblasti správy majetků zasahuje do mnoha každodenních oblastí nás všech. Rozšířila se zejména do oblastí přímé podpory zaměstnanců, zajišťování jejich podpory a služeb, které nezbytně potřebují pro výkon své práce. [2]

Facility management je metodou, jak v jednotlivých organizacích sladit pracovní prostředí, pracovníky a pracovní činnosti. Zahrnuje v sobě všeobecné principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. [3]

Facility management je metoda založená na integrovaném systému řízení podpůrných činností, která přináší nový pohled na řízení organizací. [4]

Facility management se postupně uplatňuje i ve veřejné správě. A právě v oblasti správy majetku a budov vznikla silná potřeba systematické evidence infrastruktury, dále evidence majetku a také prostorů a jejich využití (obsazenost, vybavenost, dislokace, nákladovost atd.), dále optimalizace pracovišť (ergonomie, funkčnosti, atd.) včetně zajištění efektivního chodu technické infrastruktury (budov, areálů atd., jejich úklidu a čištění a odpadového hospodářství).

2 Registry majetku veřejné správy v České republice

V České republice je v současné době majetek evidován v několika typech centralizovaných registrů. Územní samospráva nemá dosud jednotnou a úplnou evidenci majetku. Proto je článek zaměřen na průzkum systémů, které v současné době orgány veřejné správy používají. Na úrovni obcí a krajů je majetek evidován individuálně a nedostatečně. Přitom by obce i dobrovolné svazky obcí mohly s výhodou užívat existující registry zejména nemovitého majetku, jejichž správci jsou orgány státní správy. Jedná se o Centrální registr administrativních budov (CRAB), Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN) a Centrální registr vodoprávní evidence (CRVE) zahrnující evidenci vodovodů a kanalizací.

2.1 Centrální registr administrativních budov

Pro část veřejné správy, konkrétně pro státní správu, zajišťuje tyto služby centralizovaný evidenční systém, zvaný Centrální registr administrativních budov (CRAB). Ten je v současné době využíván pouze subjekty státní správy v podobě jednotlivých ministerstev, dalších ústředních orgánů a jimi zřízených organizačních složek nebo společností nakládajících se svěřeným majetkem státu. [5] Registr funguje od roku 2012 a zajišťuje jednotnou evidenci všech administrativních budov a prostor používaných státními orgány a institucemi. Systém se skládá z části evidenční, portálu, mapových podkladů, pasportizace budov, reportingu a distančního vzdělávání. Kromě evidence více než 4 800 budov a 2,5 mil. m² kancelářských ploch v nemovitostech vlastněných státem eviduje i pronájmy od soukromého sektoru. Součástí evidence jsou i údaje o pozemcích, příslušenství a součástech budov, podlažích, prostorách včetně vybavení, nabídce nepotřebného majetku a technických, právních a ekonomických vztazích. To umožňuje správci systému i účastníkům získávat základní popisná data o: „objektech, informace o nákladech na provoz a údržbu, o míře jejich využití i podklady při rozhodování o pronájmech dočasně nepotřebného nebo nabídkách prodeje trvale nepotřebného nemovitého majetku státu“ [6]. Správcem registru je Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových (ÚZSVM).

Obr. 1: Ukázka z registru Centrálního registru administrativních budov [12]

2.2 Registr územní identifikace, adres a nemovitostí

Centrální registr administrativních budov je vytvořen jako další grafická vrstva nad jedním ze základních registrů, a to nad Registrem územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN) [7]. Jedná se o jediný základní registr, který je přístupný nejen subjektům veřejné správy (tj. státní správy a územní samosprávy), ale i veřejnosti. Obsahuje širokou škálu údajů nejen o územních prvcích (tj. o území státu, o regionech soudržnosti, krajích, obcích či částech obcí, pozemcích a parcelách, ulicích atd., ale i adresách, územní identifikaci a účelových územních prvcích (tj. budovách). Jednotlivé prvky jsou zobrazovány na mapách státního mapového díla a digitálních mapách veřejné správy. Rovněž RÚIAN zprostředkovává i údaje o vlastnictví z katastru nemovitostí. Je jediným registrem obsahujícím také nereferenční údaje, kterými jsou tzv. technickoekonomické atributy [7], které se týkají pozemků, u nichž jsou evidovány i údaje o druhu a způsobu jejich využití. U nemovitostí je uváděna i jejich ochrana, u stavebních objektů také jejich stáří, počet podlaží, výměra, připojení na plyn, kanalizaci, vodu, způsob vytápění, u bytových domů i počet bytů. Správcem registru je Český úřad zeměměřický a katastrální (ČÚZK), který na svých internetových stránkách umožňuje veřejný dálkový přístup veřejnosti nahlížet zdarma do dat v RÚIANu.

Obr. 2: Ukázka z Registru územní identifikace, adres a nemovitostí [13]

2.3 Centrální registr vodoprávní evidence

Další centralizovanou evidencí vedenou Ministerstvem zemědělství je Centrální registr vodoprávní evidence (CRVE), jehož součástí je mj. také soupis a sledování majetku a infrastruktury vodovodů a kanalizací provozovaných pro veřejnou potřebu. Nejčastějšími vlastníky a provozovateli jsou města, obce i sazky obcí nebo jimi zakládané či spoluvlastněné obchodní společnosti (zejména akciové, podnikající ve vodárenství). O svém vodovodu nebo kanalizaci je každý vlastník povinen ze zákona vést majetkovou a provozní evidenci. Vybrané údaje z majetkové evidence předkládá vlastník příslušnému vodoprávnímu úřadu a tento za svůj správní obvod ministerstvu zemědělství. V rámci provozní evidence se vedou záznamy zejména o zdrojích vod, výkresová dokumentace vodovodu a kanalizace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti pitné vody, plán kontrol míry znečištění vod odpadních. [8] Údaje o majetkové evidenci se různí dle typu zařízení – čistírny odpadních vod, kanalizační stoky, stavby pro úpravu vody, vodovodní řady apod. Společnými údaji jsou: identifikace vlastníka, poloha zařízení, počet připojených obcí včetně jejich obyvatel, technické a ekonomické údaje. Ministerstvo zemědělství ve svém přehledu pro 2014 uvádí celkem 8 841 subjektů, z toho 6 270 vlastníků a 2571 provozovatelů vodovodů a kanalizací. [9] V Jihomoravském kraji má nebo provozuje vodovod nebo kanalizaci (případně obojí) více než 35 % dobrovolných svazků obcí sdružujících asi 24 % všech obcí daného kraje.

Obr. 3: Ukázka z Centrálního registru vodoprávní evidence [14]

3 Aplikace facility managementu pro registry majetku územní samosprávy

Vzhledem k tomu, že obce, dobrovolné svazky obcí a kraje vedou decentralizovanou evidenci majetku jenom v podobě účetní evidence, tak nezískávají přehled o skutečné tržní ceně svého majetku, údajích o vlastníkovi a stavu majetku včetně jeho možného využití. Z šetření prováděného v roce 2011 u obcí s rozšířenou působností jich z 205 (dotazovaných 160) jich pouze 14 % (z 85 reagujících) evidovalo majetek i mimo účetnictví [10].

Tyto nedostatky lze napravit využitím metody facility managementu. Součástí práce facility manažera by bylo mj. provedení pasportizace majetku obcí, dobrovolných svazků obcí a krajů. Výhodou pasportizace je její multifunkční podoba i skutečnost, že jsou u nemovitostí uváděny i identifikační údaje, lokační parametry, údaje o vlastníkovi a jiných právních vztazích, technické dokumentaci budov, ekonomické parametry, účetní výkazy, smlouvy, geodetické mapy, znalecké posudky, územně plánovací dokumentace [11]. To umožňuje zejména obcím prostřednictvím facility managementu pracovat s přehlednými, komplexními a aktuálními informacemi a na jejich základě optimalizovat náklady na správu pozemků i budov, případně vytvářet další zdroje rozpočtových příjmů prodejen nebo pronájmem nepotřebných budov či ploch nebo zpracovávat investiční plány a rozvojové strategie obcí. Dobrovolné svazky obcí ji mohou využít při správě majetku typu místních komunikací, lesů, domovního a bytového fondu, sportovních, školských a kulturních zařízení a dalších zařízení spravovaných obcemi.

Obr. 4: Struktura přenosu dat Centrálního registru administrativních budov [12]

4 Závěr

Při tvorbě Centrálního registru administrativních budov (CRAB) byla uvažována i možnost jeho využití orgány územní samosprávy, tj. obcemi i kraji, kterým to v době zahájení provozu neumožňovala stávající legislativa. Dotazem na ÚZSVM a Svaz měst a obcí, zda se daná situace nějak nezměnila, bylo konstatováno, že nikoliv. Jako nejméně nákladné a plně funkční se jeví využití CRAB a jeho rozšíření i pro evidenci majetku obcí, dobrovolných svazků obcí a krajů. Takové řešení však předpokládá právní úpravu zákona o obcích a zákona o krajích. Do doby, než bude přijata patřičná legislativa, bylo by vhodné, aby orgány územní samosprávy využily metodu facility managementu zejména pro správu nemovitého majetku. Proto by bylo optimální, aby i ve veřejné správě byly vytvořeny pozice facility managerů, kteří by sledovali majetek obcí, dobrovolných svazků obcí i krajů v celém jeho životním cyklu s důrazem na provozní fázi související s užíváním majetku.

Článek byl zpracován s podporou projektu Specifického výzkumu 2016 ev.č. FAST-S-16-3474 „Využití registru svazků obcí pro marketingové potřeby výzkumu a vývoje na FAST“.

5 Publikační zdroje

1. Hampl, M.: Integrated Work Space Management aneb softwarová podpora Facility Managementu, IT Systems, 6/2016 str. 32 až 35.
2. Štrup, O.: Základy facility managementu, Professional publishing, Praha, 2014, ISBN 978-80-7431-143-7
3. Somorová, V.: Facility management, Professional publishing, Praha, 2014, ISBN 978-80-7431-141-3
4. Kuda, F., Beránková E., Soukup P.: Facility management v kostce, Olomouc, 2012, ISBN 978-80-905257-0-2
5. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 495, účinnost od 1. 1. 2014
6. Brožura CRAB 2013, pdf. str. 4, 11.
7. Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, dostupný na: http://www.szrcr.cz/
8. Zákon č. 274/01 Sb., o vodovodech a kanalizacích, dostupná na:
   https://portal.gov.cz/app/zakony/zakon.jsp?page=0&nr=274~2F2001&rpp=15#seznam
9. Ministerstvo zemědělství. Ročenka o vodovodech a kanalizacích, 2014, dostupné na:
   http://eagri.cz/public/web/file/434039/Rocenka_VaK_2014.pdf
10. Schmiederová, K.: Evidence majetku obcí, diplomová práce, VŠE Praha, 2011, str. 13
11. Schmiederová, K.: Evidence majetku obcí, diplomová práce, VŠE Praha, 2011, str. 31–39
12. Centrální registr administrativních budov, dostupný na:
    http://crab.uzsvm.cz/Ke-stazeni-417-0-84/Prezentace-z-konference-CRAB-efektivni-nastroj-pro-statni-spravu-z-18-brezn-118208/
13. Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN), dostupný na: http://vdp.cuzk.cz/vdp/ruian/stavebniobjekty/vyhledej
14. Centrální registr vodoprávní evidence, dostupný na:
    http://eagri.cz/public/web/mze/voda/aplikace/centralni-registr-vodopravni-evidence.html