Software a procesy facility managementu obcí
Chytrý management je velmi důležitou součástí konceptu Smart Cities. Software pokrývající jednotlivé moduly pro komplexní facility management obcí by měl kvalitně a přehledně spravovat jednotlivé procesy. Ty následně vyhodnotit a optimalizovat.
Úvod
Procesy a metodiky uplatňované facility managementem, které se již mnohokrát prokázaly jako efektivní, by měly být aplikovány rovněž do procesů správy obcí. Stále tomu však nebývá v mnoha případech zvykem. Jde zejména o zefektivnění a zoptimalizování procesů správy majetku a vytváření „ideálních“ podmínek pro své občany. Pokud bychom si tyto dva body rozepsaly dopodrobna, zjistíme, že obsahují opravdu velké množství činností a procesů vzájemně se prolínajících. Na tom pracuje tým několika lidí a sladit vše dohromady se může zdát jako velmi těžký úkol. Jednotlivé informace musí být efektivně vyměňovány mezi pracovníky obce dle jejich potřeb, aby práce byla efektivní, ale zároveň musí splňovat požadavky GDPR na ochranu osobních údajů. [6] K tomu všemu slouží softwarová podpora facility managementu, popř. softwarová podpora specifická pro obce. Tím většinou bývají jednotlivé softwary zaměřené na konkrétní oblast – komunikaci s občany, správu majetku, GIS, pasportizační software, správu hřbitovů apod.
Softwarové nástroje specifické pro facility management známe jako CAFM systémy (Computer Aided Facility Management), které fungují jako databáze prvků (pasporty), procesů, činností nebo metodik, jak efektivně a vhodně správu majetku vést. [2] Na základě údajů, analýz a vyhodnocení různých procesů se následně facility management optimalizuje a ve většině případů se dostavují výsledky.
Je skutečností, že procesy facility managementu soukromého a veřejného sektoru (obcí) jsou velmi podobné. Jisté odlišnosti však přece jen mají. Míra odlišností se pro každou obec nebo společnost může lišit. Ve většině případů jde především o počet spravovaných budov, pozemků, a především mobiliáře. Tím to ale nekončí. Většina obcí musí spravovat také mnoho zeleně, hřbitovy, komunikace nebo osvětlení dle zákonných stanov (pasport komunikací [3] a pasport osvětlení [4]) nebo efektivně komunikovat se svým „klientem“ – občanem. Optimální CAFM systém pro obce tedy vyžaduje jisté korekce a úpravy od klasických FM systémů.
Současný stav a dostupný software
Většina současných softwarů určených pro obce se specializuje na konkrétní vybranou činnost/aktivitu, kterou musí obec zvládat. To může být například software určený pro komunikaci s obcemi, GIS mapová aplikace pasportizačního charakteru, samotné pasportizační databázové softwary, software pro odpadové hospodářství, pro hlídání revizí a údržby apod. To vede obce k tomu, že si musí pořídit několik různých softwarů a své pracovníky pro každý jednotlivý software zaškolit. S každým distributorem musí jednat individuálně a provázanost a komunikace/výměna dat mezi těmito softwary ne vždy bývá optimální.
Všechny činnosti samosprávy se však v mnoha ohledech prolínají nebo mají některá data společná. Více různých softwarů může vést k několika problémům. Společná data ve všech těchto softwarech tvoří duplicitní záznamy, které v každém softwaru musí být evidovány samostatně, a to navazuje na další problém – aktualizace. V každém jednotlivém softwaru musíme tato data aktualizovat a udržovat současně. To je velmi pracné a časově náročné.
Jednotná aplikace, která by zahrnovala více modulů a dokázala je navzájem schopně propojit, ale v míře přehlednosti, jednoduchosti a spolehlivosti, by byla vhodným řešením. Nicméně je vhodné říci, že lepší je nějaký software než žádný. Pokud vedeme evidenci a přehledy stále v papírové formě, zahráváme si v současné době tak trochu s ohněm.
Mnoho případů také uvádí, že přenechávají plnou zodpovědnost pouze na revizních technicích, údržbářích nebo servisních technicích, a kromě obdržených výsledných papírových zpráv nemají žádný přehled. Natož v digitální podobě. To může být sice pohodlné, ale z dlouhodobého hlediska nevhodné a neudržitelné.
Požadavky na software pro obce
Důležitým požadavkem na FM systémy pro obce je naplnění požadavků směrem k občanům. To může znamenat například modul pro komunikaci s občany (SMS, emaily, ankety nebo mobilní aplikace s přístupem pro občany atd.). Dále by to měla být GIS mapa s propojením na databázi informací (pasporty) o jednotlivých prvcích obce (stavby, komunikace, mobiliář nebo zeleň) a možnost plánovat procesy správy majetku – revize, kontroly, údržbu nebo úklidy u jednotlivých prvků. A v neposlední řadě mohou takový systém doplnit vyhodnocení a analýzy, které zajistí následnou optimalizaci zavedení facility managementu v obci. Další důležitou a moderní složkou jsou data uložena v cloudu tak, aby k nim měl uživatel přístup odkudkoliv, a nemusel být vázán k jednomu zařízení. To vede k možnosti rychle a prakticky odkudkoliv jednat. Další složky jsou potom individuální u jednotlivých obcí, kde se požadavky na software rozcházejí. Některé obce spravují vlastní hřbitov, mají vlastní knihovnu nebo řeší odpadové hospodářství. Jiné obce buď knihovnu či hřbitov nemají, nebo tyto služby outsourcují.
Nejsilnější CAFM systémy uplatňované v komerční sféře jsou systémy, které požadované moduly dokáží provázat a spojit v jeden silný a ucelený nástroj. Jednotlivé moduly by měly být skutečně provázány a vzájemně se doplňovat nebo si navzájem vyměňovat data. Tím se efektivita jednotlivých procesů zvýší a samotná obsluha systému mnohonásobně zjednoduší.
Některé vybrané oblasti (můžeme říci moduly), které obce mohou uplatnit:
- Komplexní pasportizace majetku
- Procesy správy majetku (revize a kontroly, údržba, úklid)
- Komunikace s občany
- Propojení na GIS mapy
- Vyhodnocení a analýzy procesů (a následná optimalizace)
- Odpadové hospodářství
- Správa hřbitovů
Na trhu existuje mnoho společností a alternativ, které nabízejí jednotlivá řešení a části komplexního softwaru pro obce. Nově vznikající start-upová společnost s aplikací urbido (www.urbido.cz) jednotlivé moduly vhodně a účelně propojuje, rozvíjí a testuje přímo s obcemi. Komunikace a spolupráce je základním stavebním kamenem úspěchu. Vzájemná výměna názorů, dlouhodobá komunikace při vývoji a spojení požadavků obcí a zkušeností z oblasti facility managementu dávají aplikaci smysluplnost a účelnost. Ta má sloužit obcím, šetřit jim čas, náklady i starosti spojené s každodenním chodem obce.
Obrázek 1 - mapová část aplikace urbido
Obrázek 2 - databázová část aplikace urbido
Procesy a jejich optimalizace v obci
Software pokrývající jednotlivé moduly pro komplexní facility management obcí by měl kvalitně a přehledně spravovat jednotlivé procesy. Ty následně vyhodnotit a optimalizovat. Popř. by to měl být schopen uživatel učinit sám na základě zpracovaných údajů.
Obce pracují především s daty katastru nemovitostí. Využívají k tomu registry a přístup spravovaný Českým úřadem zeměměřickým a katastrálním (ČÚZK) a to především s Registrem územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN) [5]. Ale pracují i se svými vlastními interními daty. Jedná se tedy o velké množství dat, které je potřeba přehledně a strukturovaně evidovat a udržovat aktuální.
Samotné procesy FM jsou na tato data implementována a opět pomocí softwarových nástrojů evidována, propojena a případně i vyhodnocována a analyzována. Na základě analýz lze samotné procesy optimalizovat. Procesů FM v obcích je velmi široké spektrum a jednotlivé procesy se mohou ve větší či menší míře prolínat. Samotná dlouhodobá evidence samotných procesů je velmi důležitá z hlediska zpětného dohledávání, analýz a statistik. Máme-li k tomu připojeny dokumenty, mapu, lidi nebo jiné procesy, je pro nás velmi snadné se v procesu zorientovat a snáz s ním pracovat. Proces bývá také rozdělen na jednotlivé dílčí části, přičemž každou část může zpracovávat jiný pracovník v obci. Ať už na základě kompetencí nebo pravidel GDPR. [6] I toto by mělo být zohledněno v softwarových nástrojích.
Zkušenosti při správě obecního majetku jsou takové, že objeví-li se nějaký problém např. u spravované budovy obce, konkrétní pracovník se musí vydat na místo problém zjistit a vracet se zpět do kanceláře, aby o problému/poruše/prvku zjistil informace. Následně vyhledá řešitele a vrací se zpět na místo. Tento proces je velmi zdlouhavý a komplikovaný. Pokud by se mohl informace o prvku/poruše/problému dozvědět přímo na místě, popř. ho přímo na místě skrze aplikaci vyřešit, zkrátil by se celý proces velmi znatelně.
Závěr
Výsledný a optimální CAFM systém určený pro obce by ve své podstatě mohl vycházet z již stávajících systémů pro komerční sektor. Musel by však projít jistou úpravou a doplněním nových procesů, a především by měl být konzultován se svými budoucími uživateli – obcemi. Na základě zkušeností z obou táborů a vzájemné spolupráce může vzniknout produkt jednoduchý, účelný a efektivní, který bude mít skutečně smysl. Obce samy nejlépe vědí, co potřebují a jaké parametry by software měl mít.
Důležité je však konstatovat, že s rozvojem digitální sféry, rozšiřujícím se konceptem BIM nebo Smart Cities, 3D modelováním apod. (můžeme klidně říci s Průmyslem 4.0) je potřeba si uvědomit, že bez digitalizace dat nelze navyšovat efektivitu a optimalizovat procesy. To platí pro soukromý i veřejný sektor. Posun k inovativním řešením a novým možnostem nemusí vždy znamenat složité přeškolování zaměstnanců a zdlouhavou a komplikovanou implementaci, existuje-li jednoduchá, a přesto účelná alternativa.
Reference
- Štrup, O.: Základy facility managementu, Professional publishing, Praha, 2014, ISBN 978-80-7431-143-7
- Kuda, F., Beránková E., Soukup P.: Facility management v kostce, Olomouc, 2012, ISBN 978-80-905257-0-2
- Zákon č. 13/1997 Sb. o pozemních komunikacích
- Zákon č. 183/2006 Sb. - Zákon o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon)
- Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN), dostupný na: http://vdp.cuzk.cz/vdp/ruian/stavebniobjekty/vyhledej
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
Smart management is an important part of the Smart Cities concept. Facility management applied in the commercial sector is a functioning platform that has already gained its place in the company. It deals not only with property management but also with work with people so that the place in which they work and live should be the place with the best conditions for them. This principle should be applied more so in municipal self-government. Municipal management is also deal with about ensuring these "ideal" conditions, but also about property management. And these processes need to be combined, connected and optimized very handy and efficient. However, there is a lot of activity associated with it, so just as in facility management, it can be helped by quality software support.