CAFM systémy a počítačová gramotnost uživatelů

Relativně malé procento uživatelů pracuje s komplexními informačními systémy, jakými CAFM systémy jsou. Naopak takřka každý uživatel počítače využívá služeb Internetu a elektronické pošty pro efektivní vzdálenou komunikaci a korespondenci a dále pak textové a tabulkové editory pro zaznamenání důležitých údajů a dat a další dílčí aplikace a nástroje.

Tabulkové, databázové a textové editory, ale i některé další obecné SW programy usnadňují svým uživatelům každodenní práci a poskytují rychlost a dostupnost potřebných informací. Tyto jednotlivé nástroje, běžně v praxi facility managementu využívané, však mají své hranice a dříve nebo později uživatelé pocítí potřebu komplexního informačního systému, který poskytne veškerá nezbytná data a informace všem zainteresovaným - výkonným pracovníkům, managementu nebo také např. zákazníkovi či široké veřejnosti.

První dvě jmenované skupiny uživatelů rozhodují o pořízení CAFM systému a rovněž pak o jeho využívání a běžné práci s ním. Mezi těmito skupinami jsou však některé zásadní rozdíly:

1. Management firem, organizací a institucí řídí práci výkonného týmu, úkoluje a rozhoduje. Jeho očekávání od CAFM systému jsou proto především ve výstupních sestavách, reportech a analýzách, potřebných pro správné rozhodování.
2. Výkonný tým realizuje služby FM v každodenní praxi, provádí úkony a činnosti směřující ke splnění sjednaného rozsahu služeb. Tito pracovníci od CAFM systému očekávají zjednodušení své práce, případně i zjednodušení celých procesů, chtějí se rychle dostat k nezbytným informacím o objektech a například v případě operativních požadavků a zakázek ze strany klientů chtějí přesnou a rychlou informaci atd.

Výkonný tým zahrnuje tu část pracovníků, kteří jsou nejčastějšími uživateli CAFM systému, tedy nejčastěji pracují s počítačem, zadávají data a čerpají potřebné informace. Tito pracovníci jsou především těmi, kteří jsou školeni pro práci se systémy, musí dobře znát jeho ovládání a jeho funkčnost. Nároky na jejich dovednosti a znalosti jsou výrazně vyšší, než např. schopnosti pracovat v tabulkovém editoru apod. Tito uživatelé jsou postaveni před úkol naučit se a zvládnout např.:

• Ovládat aplikaci, vytvářet a ukládat datové pohledy
• Plnit aplikaci daty - vyplňovat formuláře a karty, případně importovat data
• Využívat či plnit číselníky - katalogy
• Filtrovat, třídit a řadit data dle aktuální informační potřeby
• Využívat všechny možné formy výstupů a reportů vč. exportů dat pro další využití
• Připojovat externí dokumenty a pracovat s elektronickou podobou dokumentace
• ...a další uživatelské znalosti

Společnost pit Software již několik let na českém i slovenském trhu implementuje CAFM systém pit-FM s řadou jeho nadstaveb a rozšíření. Praxe ukazuje na následující požadavky na pracovníky, jejich znalosti a předpoklady, kterými jsou především:

• Dobrá všeobecná znalost výpočetní techniky
• Efektivní využívání ovládacích periferií (klávesnice - myš a jiné)
• Velmi dobrá znalost kancelářských aplikací - tabulky, texty, pošta...
• Znalost logiky souborových a databázových systémů
• Pochopení principu práce v síťovém prostředí vč. vzdáleného připojení a práce s mobilními zařízeními
• Znalost grafických prostředí

= nadstandardní uživatelská práce s počítačem a daty, ovládání a znalost prostředí ICT

Zde je však třeba říci, že pro mnoho běžných uživatelů výpočetní techniky z oblasti služeb FM tyto požadavky převyšují úroveň jejich současných znalostí a dovedností a běžně se tak setkáváme především s:

• neznalostí základních principů práce s daty, forem jejich ukládání a následného využívání
• nechutí učit se novým věcem, postupům a přístupům k technologiím
• nízkou efektivitou osobního využití dostupných prostředků
• postupným nezlepšováním práce a procesů v kontextu širšího využívání PC
• neoprávněnou kritikou systému, pramenící z jeho nepochopení a neochoty se dále vzdělávat z příruček a manuálů

Ano, CAFM systémy jsou složité, neboť na rozdíl například od nejrozšířenějších účetních a ekonomických systémů nejsou vymezeny a orámovány legislativou či obecnými pravidly a především poskytují vysoce rozsáhlou šíři prostředků a nástrojů pro velmi rozsáhlou oblast, jakou facility management na procesy a činnosti je. Jejich zvládnutí však není nic nerealizovatelného nebo neuskutečnitelného a přehlédneme-li současné spektrum informačních systémů a počítačových programů, nekladou i přes svou složitost na uživatele zdaleka nejvyšší nároky.

Nejen pracovníci výkonného týmu v segmentu FM, ale především management společností, organizací a institucí by se v oblasti dalšího vzdělávání svých zaměstnanců měl bez ohledu na současnou existenci CAFM systému uvnitř organizace zaměřit především na:

• trvalé a dlouhodobé vzdělávání pracovníků FM týmu v ICT
• audit dovedností a znalostí budoucích uživatelů CAFM
• identifikaci slabých míst:
  • eliminaci neoprávněných očekávání managementu
  • cílené rozvíjení nezbytných počítačových znalostí a dovedností pracovníků
• využít evropské certifikace European Computer Driving Licence (www.ecdl.sk, www.ecdl.cz) jak při přijímání nových pracovníků, tak jejich dalším vzdělávání

V posledních dvou až třech letech se úspěšně rozvíjejí vzdělávací aktivity v oblasti facility managementu. Vznikají nové specializované obory na řadě českých i slovenských vysokých škol, rozšiřují se certifikované kurzy, zaměřené na správu a údržbu majetku a procesy FM. Je potěšitelné, že se v těchto vzdělávacích aktivitách objevují i lekce a přednášky o softwarové podpoře facility managementu.

Klíčovou a nejvýznamnější roli však vždy sehrává člověk - pracovník ve službách facility managementu a jeho touha a potřeba se učit a vzdělávat jak v oblasti FM, tak v oblasti informačních a komunikačních technologií.