Digitalizace ve veřejné správě. Dře to, ale jde to!
Magistrát města Třince hledal systémové řešení pro sběr informací a požadavků, a proto v roce 2015 začal využívat sdílené datové prostředí (CDE). V CDE se začala řešit správa dokumentů a realizace. Prvním pilotním projektem, na kterém si CDE vyzkoušeli, byla výstavba sportovní haly na ulici Nádražní mezi PZŠ Gustawa Przeczka a Jubilejní Masarykovou ZŠ.
Město Třinec se tak stalo jedním z prvních, které při přípravě a realizaci stavby sportovní haly zavedlo a využívalo metodu BIM. Díky tomu má magistrát v digitální podobě veškeré informace o stavbě a budově nejen ve fázi její realizace, ale i v průběhu jejího provozování. Stále však magistrátu chyběl systém, s jehož pomocí by se daly řešit požadavky, které na město chodí od občanů, od škol, z jednotlivých odborů atd. Hledalo se systémové řešení, které by nahradilo do značné míry neefektivní Excel. Jaké plusy přinesla digitalizace veřejné správy v Třinci, a jak tato změna probíhala a probíhá, nám prozradí v následujícím rozhovoru vedoucí odboru investic Bc. Alexandra Lipowská z Magistrátu města Třince.
Jaké přínosy má pro odbor investic sdílené datové prostředí tzv. CDE?
V CDE shromažďujeme veškeré zakázky už od prvopočátku. Jsou tam zakládány projekty od samého vzniku – záměru. A na to se začíná nabalovat databáze dokumentů, se kterými pak následně pracuje projektant. Ten si snadno dohledá veškeré informace a podklady potřebné k vypracování projektové dokumentace. Následně, když se přejde do výběrového řízení a právníci vytvářejí podklady pro realizaci, tak vše potřebné najdou na jednom místě. To platí i při realizaci a stejně tak se zde uchovávají data pro samotný provoz – správu budovy. Kdo potřebuje přístup k těmto dokumentům, má oprávnění a najde v CDE návody, revizní řády nebo i jiné dokumenty, týkající se pravidelné údržby.
Takže by se dalo říct, že díky CDE máte větší přehled o projektu?
Ano, ale nejen to. Práce ve sdíleném prostředí urychlí a zjednoduší celý proces přípravy a realizace staveb. Navíc zamezí chybám, všichni pracují se stejnými aktuálními podklady. Už se nám nestává, že na stavbě jsou dva různé výkresy, protože ten aktuální se nedostal do správných rukou. A obrovskou výhodou je pro nás také tzv. zastupitelnost. Pokud některý z techniků onemocní, nebo má jiné překážky v práci, může ho zastoupit okamžitě jeho kolega, protože má přístup ke všem aktuálním datům týkajících se jak realizace, tak přípravy stavby. To jsme si vyzkoušeli nyní v době mimořádných opatření a funguje to. Přestože polovina zaměstnanců odboru investic byla nucena na delší dobu zůstat doma, ať už se jednalo o karanténu, nemocenskou nebo v nejčastějších případech ošetřovné, zvládli jsme v loňském roce zrealizovat téměř všechny plánované investice, a přitom se pilně pracovalo na přípravě investičních akcí na tento rok. Troufám si říci, že bez sdíleného datového prostředí bychom to nezvládli.
Jaké systémy v rámci digitalizace na magistrátu využíváte?
Od roku 2015 využíváme sdílené datové prostředí, které nám nabídla Callida a od roku 2019 využíváme systém pro přípravu, realizaci a monitoring stavebních zakázek euroCALC 4, který dokázala firma Callida přesně napasovat na potřeby města. Pomocí euroCALCu se podařilo sjednotit pod jednu střechu požadavky z různých odborů i příspěvkových organizací. euroCALC funguje jako databázový systém, ze kterého se získávají ty prvotní myšlenky a požadavky (informace) k samotné realizaci. Pak už euroCALC plní svou roli klasickým způsobem tzn. rozpočtování, fakturace, hlídání prostavěnosti apod.
A k jakým účelům tyto systémy odbor investic nejvíc využívá?
Do euroCALCu se převedla celá agenda z odboru investic – ohromný balík informací sahajících až do roku 2010. Databáze čítá nyní nějakých 800 požadavků v různém stupni rozpracovanosti a řádově desítky realizací ročně přibudou. V systémech je i plno požadavků, které se zatím nerealizovali, ale v systému již jsou zaevidované. Díky této databázi máme přístup k jednotlivým již zrealizovaným zakázkám. Hned máme k dispozici například cenu a lze vyhledávat i podle dalších kritérií: podle městské části, podle typu stavby, zda šlo o chodník, silnici, stavbu apod. V praxi to má úžasné výhody. Například příprava podkladů pro vedení města na jednání s osadními výbory nebo na hovory s občany jednotlivých částí města byla dříve velice náročná a zaměstnala nemalou část pracovníků odboru investic. Pomocí euroCALCu na to stačí jeden zaměstnanec, který zadá požadovaná kritéria a jednoduše data vyfiltruje, vyexportuje a vytiskne v Excelu. Vedení pak dostane ucelené a přehledné informace. Dokážeme totiž naši databázi prohledávat křížem krážem a za pár minut vyexportovat přesně ta data, která jsou zapotřebí. Dříve museli zaměstnanci na odboru investic pracně a zdlouhavě hledat v šanonech v archivu. Samozřejmě je to podmíněno pravidelnou aktualizací dat ze strany techniků.
Co je pro nás neméně důležité je přehled o všech požadavcích a o stavu jejich rozpracovanosti. Můžeme si jednoduše dohledat zcela nové požadavky, investiční záměry, vyfiltrovat si již schválené investiční akce a vygenerovat si plán investic. Máme přehled o přípravě teprve plánovaných investičních akcí, které má město v tzv. zásobníku akcí. Jsme schopni během chvilky zjistit podrobné informace o stavu jednotlivých investičních akcí.
A využívá CDE na magistrátu pouze odbor investic?
V CDE se dnes řeší data nejen pro odbor investic, ale už se tam postupně zapojují i školy a další odbory města. Integrace CDE a euroCALCu opravdu v praxi funguje a za tu dobu, kdy jsme v roce 2015 začali s přípravou a v letech 2018–2019 jako první město v ČR realizovali stavbu pomocí BIM metodiky, jsme ušli už pěkný kus cesty a dál na digitalizaci veřejné správy pracujeme.
A jaká je nejbližší budoucnost?
Prozatím úspěšně využíváme CDE v rámci přípravy a realizace staveb a chtěli bychom se posunout dále a prohloubit spolupráci s jednotlivými odbory města a příspěvkovými organizacemi, a to v otázce údržby a plánování oprav. Samozřejmě se nejedná pouze o budovy, patří sem i místní komunikace, mosty, lávky, vodovodní řady atd. Snažíme se doladit systém zadávání a evidence požadavků týkajících se údržby a pracujeme na vypracování metodiky vedoucí ke kvalitnímu plánování oprav a rekonstrukcí majetku města.
Dále bychom chtěli propojit portál pro komunikaci s občany s euroCALCem, aby se automaticky aktualizovala data v oblasti investic, tzn. schválený rozpočet pro daný rok, stav rozpracovanosti již probíhajících investičních akcí včetně plánu akcí do dalších let a samozřejmě také informace o zrealizovaných stavbách v předchozích letech.
Zjednodušujeme přípravu a realizaci projektů především ve stavebnictví. Naše služby a produkty jsou určené firmám všech velikostí, které mají zájem zlepšit práci s daty a informacemi. Vyvíjíme a poskytujeme systémy, které pomáhají v jakékoli fázi životního ...