Čtvrtá část normy EN 15221-4 Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu
Cieľom štvrtej časti európskej normy Facility management je systémové usporiadanie produktov facility managementu v nadväznosti na ich členenie podľa prvej časti normy 15221-1 s kódovaním jednotlivých produktov facility managementu, a to spôsobom kategorizácie, klasifikácie a použitím štruktúr. Norma ďalej poskytuje princípy alokácie nákladov na produkty facility managementu a štruktúru pre benchamarking (porovnanie) aktivít facility managementu v rámci organizácií v Európe.
Norma sa zameriava na koncepciu klasifikácie produktov facility managementu definovaním:
- termínov, vysvetľujúce jednotlivé pojmy, súvisiace s normou
- príslušných vzájomných vzťahov prvkov produktov facility managementu a ich hierarchických štruktúr
- systémov alokácie nákladov.
Základné termíny a definície facility managementu, ktoré sú uvedené v európskej norme 15 221-1, sú rozšírené o termíny a definície, súvisiace s touto časťou normy. Sú to najmä:
- kategorizácia – metóda klasifikácie, umožňujúca zlepšenie informácií, ktoré by mohli prispieť k zlepšeniu schopnosti užívateľov udržať a zlepšovať ich biznis
- klasifikácia – systém pre zoskupenie položiek s podobnou charakteristikou
- štruktúra – vzťah medzi skupinami alebo kategóriami a ich vzájomné prepojenie.
Pre benchmarking nákladov, spojených s facility managementom, majú významnú úlohu termíny a definície, ktoré súvisia s financovaním produktov facility managementu, ako sú náklady na zamestnancov, materiálové a kapitálové náklady, odpisy, prevádzkové náklady. Je potrebné rozlišovať medzi nákladmi, týkajúcimi sa zariadení:
- náklady na hmotný majetok, hardware, materiál, energiu, atď.,
- kapitálové a materiálové náklady a
- náklady na prácu – mzdy pracovníkov.
Produkt facility managementu
Norma, podobne ako predchádzajúca – tretia časť európskej normy, používa (vo vzťahu k ISO 9000) pojem produkt facility managementu ako výsledok procesu.
Podstatou facility managementu je podpora primárnych činností organizácie, teda zladenie činností (activities) a zariadení (facilities) do procesov facility managementu, ktorých výsledkom sú produkty. Tie pre organizáciu klienta vytvárajú pridanú hodnotu.
Vzťahy produktov facility managementu sú determinované k štruktúram služieb, súvisiacich s Priestorom a infraštruktúrou a Ľuďmi a organizáciou.
Produkty sa členia na taktickej a prevádzkovej úrovni v zhode s prvou časťou normy 15221-1 nasledovne:
| Facility Management – Integrácia procesov na strategickej úrovni | |
|---|---|
| 1000 | Priestor & Infraštruktúra – integrácia procesov na taktickej a prevádzkovej úrovni |
| 1100 | Vnútorný priestor |
| 1200 | Vonkajší priestor |
| 1300 | Upratovanie |
| 1400 | Pracovný priestor |
| 1900 | Špecifické – základné aktivity |
| 2000 | Ľudia & Organizácia – integrácia procesov na taktickej a prevádzkovej úrovni |
| 2100 | HSSE (Zdravie, Ochrana, Bezpečnosť a prostredie |
| 2300 | ICT (Informačné a komunikačné technológie |
| 2400 | Logistika |
| 2500 | Podpora biznisu |
| 2900 | Špecifiká – organizácia |
| 9000 | Horizontálne alebo centrálne funkcie |
Produkty facility managementu sú hierarchicky zostavené do systémov, kde každý z nich má svoj hlavný kód. Produkty sa ďalej členia na podsystémy, ku ktorým sú takisto priradené kódy. Ako príklad možno uviesť v časti Priestor a infraštruktúra produkt facility managementu – Vnútorný priestor, ktorého kód je 1100. Ten sa člení na ďalšie systémy s kódmi: pre Údržbu a prevádzku je kód 1160, pre helpdesk 1161, pre prevádzku budovy 1162 a pre údržbu budovy 1163.
Cyklus kvality PDCA
Už v predchádzajúcej tretej norme STN EN -15 221-3 – Sprievodca kvalitou vo facility managemente je definovaný cyklus kvality PDCA pre produkt facility managementu. Na začiatku cyklu je definovanie požiadaviek klienta (Plan), hlavnou časťou cyklu je samotný proces za účelom vytvorenia produktu facility managementu (Do). Cyklus pokračuje kontrolou – meraním realizovaného procesu (check). Na základe poznaného končí zlepšením procesu.
Schéma 1 Cyklus PDCA
Podmienkou na kontrolu výkonu je stanovenie ukazovateľov kvality výkonu(KPI) a porovnanie (benchmarking) nákladov výkonu.
Norma definuje cyklus kvality pre produkty facility mangementu v členení na strategickú, taktickú a prevádzkovú úroveň nasledovne:
| Plan | Do | Check | Act | |
|---|---|---|---|---|
| Strategická úroveň | Požiadavky klienta Zmluva o FM Strategické plánovanie | Integrácia všetkých procesov (služieb) | Strategická kontrola, splnenie požiadaviek | Manažment zmeny Zlepšenie procesu |
| Taktická úroveň | Definovanie SLA Obstaranie zdrojov | Koordinácia centrálnych funkcií | Kontrola kvality Kontrola nákladov | Priebežný proces zlepšenia |
| Prevádzková úroveň | Zaradenie produktov | Samotný výkon – produkt FM | Vyhodnotenie produktu FM | Prevádzkové opatrenia |
Alokácia nákladov
Systém alokácie nákladov na produkt facility managementu predpokladá určenie jeho ceny, určenie rentability produktu, porovnanie aktuálnych výsledkov s predpokladanou cenou, poskytnutie základne pre efektívny banchmarking s cieľom priebežného zlepšovania procesu, ktorého výsledkom je produkt facility managementu. Náklady pre každý produkt facility managementu sú členené na kapitálové, personálne, materiálové náklady a dane.
Dosiahnuté výsledky organizácie v oblasti nákladov na produkty facility managementu možno porovnať s inými organizáciami finančným benchmarkingom. Predpokladom porovnania je aplikácia rovnakých klasifikovaných facility produktov pri použití princípov, definovaných v norme. Cieľom benchmarkingu je implementácia opatrení, vedúcich k úspore financií na produkt facility managementu alebo zvýšenie efektívnosti výkonu.
Záver
Význam normy spočíva vo vytvorení systému pre usporiadanie produktov facility managementu v nadväznosti na ich členenie podľa prvej časti normy 15221-1 spolu so systémom alokácie nákladov na ne. Norma nie je záväzná, ale tvorí významnú pomôcku pri profesionalizácii podporných procesov. Jej implementáciou v procese facility managementu je možné dosiahnuť transparentnosť nákladov.
Klasifikovanie produktov je ďalej dôležité pre špecifikovanie požiadaviek pre poskytovanie služieb jednotným spôsobom, alokáciu – pridelenie nákladov a nákladové porovnanie, meranie kvality a výkonu jednotným spôsobom, umožňuje benchmarking medzi organizáciami aj v rámci iných krajín. [1]
Literatúra
- [1] STN EN 15 221-4 Facility management – Kategorizácia, klasifikácia a štruktúry vo facility managemente
The aim of the forth part of european standard Facility management is systematic arrangement of facility management products following the breakdown of the first part of standard 15221-1 using encoding of individual products of facility management in a way categorization, classification and use of structures. The standard also provides principles for allocating the cost of products of facility management and structure for benchamarking (comparison) facility management activities within organizations in Europe.