Facility management v priestorovom plánovaní organizácie

Jedným z podmieňujúcich faktorov na dosiahnutie vyššej kvality pracovného prostredia je preto vhodné aplikovať facility management do organizácie pri plánovaní priestoru – v priestorovom plánovaní (space management) [1].

Predmetom priestorového plánovania je vytváranie optimálnych rozmiestnení pracovísk a ich vzájomných väzieb na základe definovania potrieb a požiadaviek organizácie pri dostupnosti aktuálnej projektovej dokumentácie stavebného objektu s cieľom vytvoriť kvalitné pracovisko pre pracovníka. Priestorový manažment nie je totožný s architektonickým alebo dizajnovým návrhom. Je podkladom pre túto činnosť.

Základné kategórie priestoru sú [2]:

• Pracovná plocha: plocha pracoviska pracovníka a ďalšie plochy (napríklad miesto pre osobné veci zamestnancov, kartotéka atď.).
• Pomocný priestor: priestor alebo plocha s funkciou podpory oddelení alebo pracovnej skupiny: miestnosť na kopírovanie, úložné priestory, miestnosti na stretnutia, atď.
• Podporný priestor: plocha alebo priestor, ktorého funkciou je podpora fungovania subjektu v stavebnom objekte. Zahŕňa priestory pre správu objektu, telefónna ústredňa, knižnica, reštaurácia alebo bufet, konferenčná sála. Tieto priestory sa väčšinou riadia a obsluhujú centrálne
• Nevyužitý priestor: je percento plochy, ktorá zostane nevyužitá. V objektoch pravidelného tvaru je bežné uvažovať s nevyužitým priestorom asi 5 %. Nevyužité priestory sú dané predovšetkým:
  
  • konštrukciou objektu, jeho konfiguráciou,
  • necelistvosťou oddelení subjektu.

Pracoviská pre pracovníkov môžu byť tvorené rôznymi priestormi:

• diskrétne priestory (Private Spaces) – sú priestory, uzavreté zo všetkých strán, s prístupom cez jedny alebo viac dverí, ktoré poskytujú dostatok súkromia na nerušenú prácu zamestnanca, konverzáciu a bezpečnosť materiálov.
• sčasti otvorené priestory (Semi-private Spaces) – sú priestory uzavreté z dvoch, alebo troch strán. Na odčlenenie priestoru sa môže sa použiť systém posuvnej (resp. ľahko odnímateľnej) steny. Panely vytvárajú bunkový charakter priestoru s určitým stupňom vizuálneho a komunikačného súkromia.
• otvorené priestory (Open Spaces) – sú priestory, bez akéhokoľvek uzavretia stenami. Ich priestor býva ohraničený obyčajne rastlinami a nábytkom.

Priestorové plánovanie

Úlohou priestorového plánovania je organizácia priestoru v stavebnom objekte, ktorá umožní:

• umiestnenie jednotlivých pracovísk v objekte,
• komunikáciu medzi nimi,
• ich vzájomnú koordináciu,
• vytvorenie pracovnej pohody pre zamestnancov

tak, aby boli vytvorené podmienky pre efektívne fungovanie organizácie ako celku, ale i optimálne pracovné podmienky pre pracovníkov. Výsledným efektom kvalitného fungovania organizácie je zvýšenie konkurencieschopnosti a následne aj jeho zisku.

Plánovanie priestoru má danú postupnosť:

• analýza potrieb pracovníkov na základe pohovoru s manažmentom podniku,
• zmapovanie jestvujúcej organizačnej štruktúry a vzájomných funkčných vzťahov,
• zakreslenie aktuálneho stavu umiestnenia jednotlivých oddelení organizácie do projektovej dokumentácie vizuálna prehliadka aktuálneho využitia priestorov,
• analýza využitia priestorov,
• identifikovanie kľúčových faktorov na zmenu priestorového usporiadania podniku,
• porovnanie existujúcich a porovnateľných priestorových štandardov,
• priestorový rozpočet – štandardizácia pracoviska,
• návrh systému funkčných vzťahov,
• skladba priestoru,
• vypracovanie návrhu a projektu nového priestorového usporiadania podniku plus doplnkové služby, ktorých sa priestorové plánovanie nevyhnutne dotýka,
• vypracovanie harmonogramu presunu pracovníkov a nábytku,
• realizácia nového priestorového usporiadania,
• kontrola a vyhodnotenie nového priestorového usporiadania organizácie.

Požiadavky na priestor a iné dôležité kritériá pre fungovanie podniku získava facility manažér pri konzultácii a pohovoroch s riadiacimi pracovníkmi, technikmi a zamestnancami. Facility manažér na základe získaných informácií si vytvorí prehľad o práci v rámci oddelení každého segmentu podniku, o vzájomných väzbách a potrebách medzi jednotlivými zložkami v rámci organizačnej štruktúry.

Pri priestorovom plánovaní sa kladie dôraz na flexibilitu prostredia, ktorá je nevyhnutnou požiadavkou moderného podniku s rýchlym tempom vývoja a meniacimi sa požiadavkami na priestor.

Priestorové plánovanie umiestnenia organizácie v stavebnom objekte – situovanie jednotlivých miestností v nadväznosti na organizačnú štruktúru je podmienené faktormi:

• požiadavky podniku na priestor,
• normy, štandardy,
• potreby pracovníka,
• strategické plány podniku,
• výška investície, potrebná na realizáciu zmien,
• zmeny v dôsledku technického pokroku.

Požiadavky organizácie na priestor

Sú to požiadavky organizácie na priestor, ktorý sa nachádza v stavebnom objekte. Prioritnú úlohu pri definovaní týchto požiadaviek má organizačná štruktúra podniku, vzájomné prepojenie jednotlivých organizačných zložiek a pracovné vzťahy.

Organizačná štruktúra definuje hierarchiu v organizácii, vzťahy medzi jednotlivými subsystémami organizácie. Je v nej zachytené štruktúra subsystémov podniku, riešenie informačných tokov, formálnych vzťahov zamestnancov v podniku, ich kompetencií.

Úlohou priestorového plánovania je navrhnúť optimálne typy priestorov pre fungovanie podniku a ich vzájomné väzby [3].

Priestorové štandardy

Vyhotovenie priestorového rozpočtu je kľúčovým bodom priestorového plánovania. Pre jeho vytvorenie je poznanie priestorových štandardov určujúce. Dôležitým faktorom pri plánovaní priestoru je poznanie priestorových štandardov, ktoré určujú počet m² na osobu. Súčasne je potrebné poznať nábytkové štandardy, vzdialenosť k pomocnému vybaveniu (kopírovacie zariadenie, sekretariát, recepcia atď.), ako i bezpečnostné a hygienické predpisy a normy.

Sú dva typy priestorových štandardov:

1. existujú štandardy, ktoré určia počet m² na osobu vzhľadom na potreby a pracovnú náplň,
2. štandardy na priestor si vytvára podnik.

Pre efektívne využitie priestoru je vhodné použiť poznatky o priestore vlastnej organizácie a vytvoriť štandardy pre konkrétnu organizáciu. Tieto štandardy pomáhajú plánovať uzavreté a otvorené plochy a priestory pre tradičné pracovné aktivity. Zahŕňajú všetky hlavné a pomocné priestory a plochy.

Štandardy, vytvorené organizáciou, nie sú nemenné. Pri plánovaní priestoru môžu vzniknúť presné pravidlá a normy na lepší management priestoru, ktoré zohľadnia aj meniace sa požiadavky organizácie na priestor.

Priestorový rozpočet

Základ vytvorenia priestorového rozpočtu spočíva v zozbieraní a vyhodnotení informácií o aktuálnom využití a potrebách subjektu. Na základe požiadaviek subjektu na priestor a použitím štandardov sa vytvorí priestorový rozpočet (v m²).

Celkový priestor, potrebný pre pracovníkov možno stanoviť [3]:

kde

CVP

= celkový využiteľný priestor [m²],

PPP

= plánovaný počet pracovníkov v priestore,

PPO

= priemerná plocha na jedného pracovníka,

POČ

= priestor pre ostatné činnosti.

Priestorový rozpočet je podkladom na plánovanie priestorového rozloženia organizácie v stavebnom objekte.

Prvým krokom je určenie vertikálneho usporiadania v zmysle organizačnej štruktúry tak, aby boli vytvorené efektívne funkčné vzťahy. Ďalším krokom je usporiadanie nábytku v navrhovaných priestoroch. Vytvoria sa konečné pôdorysné schémy a plány. Detailné nákresy obsahujú všetky potrebné informácie pre potreby umiestnenia zamestnancov, nábytku a pomáhajú pri premiestňovaní, resp. pri sťahovaní. Tvoria sa v CAD systémoch a podobných softvéroch, archivujú sa, neskôr pomáhajú facility manažérom pri orientácii, súpisoch zamestnancov, nábytku a vybavení, atď.

Výsledkom efektívneho priestorového plánovania sú:

• funkčné, efektívne, produktívne a flexibilné pracovné priestory,
• optimálne užívanie využiteľných priestorov organizácie pre pracovníkov a pracovné potreby,
• efektívny priebeh práce a komunikácia v organizácii,
• uvedenie do súladu potrieb pracovníkov s cieľmi podniku a cieľmi pracovníkov.

Záver

Dôležitým faktorom pri plánovaní priestoru je smerovanie organizácie v budúcnosti v nadväznosti na využitie jestvujúcich priestorov a požiadaviek na nové priestory pri plánovanom raste organizácie, resp. pri plánovanom znížení počtu pracovníkov.

Dobré priestorové plánovanie a projektovanie poskytuje možnosť riadenia priestorových a funkčných zmien organizácie tak, aby bola zachovaná kontinuita jeho hlavnej činnosti a dosiahnuté jeho plánované ciele.

Facility manažér, ktorého úlohou je vytvoriť optimálne priestorové usporiadanie organizácie pri týchto zmenách, sa takto stáva účastníkom pri stanovovaní strategických aspektov organizácie.

Literatúra

1. SOMOROVÁ, V.: Inteligentné administratívne budovy a facility management. Eurostav, roč. 16, č. 3. s. 30–31. ISSN 1335-1249.
2. VYSKOČIL, V., ŠTRUP, O.: Podpůrné procesy a snižování režijních nákladu (Facility management). PROFESSIONAL PUBLISHING 2003. ISBN 80-86419-45-2)
3. UHRIN, D.: Priestorový manažment ako súčasť facility managmentu. Študentská vedecká konferencia, Stavebná fakulta, 2006