SW podpora facility managementu – CAFM systémy
SW podpora je pro facility management a facility služby velmi široká oblast a využití konkrétních SW prostředků může přinést uživateli řadu výhod, ale při nevhodně zvoleném programu nebo nedostatečném využití jeho potenciálu i nevýhod, znamenající spíše přítěž než přínos.
Základem softwarové správy a provozu je využití základních dostupných produktů, zejména kancelářských aplikací. Ty zahrnují především:
- komunikační aplikace pro využití e-mailové komunikace
- textové editory pro základní textové záznamy, zápisy, evidenci
- tabulkové editory pro prvotní evidenci dat
- databázové editory pro tvorbu základních databází
- komplexní informační systémy (CAFM)
Dalším využitelným typem SW jsou grafické nástroje a to od běžných grafických editorů pro tvorbu bitmapové a vektorové grafiky až po standardní projektové a geodetické nástroje CAD či GIS standardu.
Nabízí se rovněž řada malých, dílčích aplikací, orientovaných zejména na jednotlivé oblasti správy a provozu budov, například knihu jízd vozidel, evidenci nájemních smluv, pasportizační SW pro evidenci prvků budov, SW pro evidenci odpadů atd.
Klíčovou roli však mají informační systémy, poskytující komplexní nabídku pokrytí všech oblastí správy a provozu budov a poskytující komplexní souhrny a výkazy (tzv. reporty). Tento typ SW má obecné označení CAFM – Computer Aided Facility Management, tj. počítačové programy pro facility management, tedy i správu a provoz budov.
Někteří méně zkušení uživatelé výpočetní techniky evidují svá data v textových editorech, které umožňují stále psát a psát, rozmnožovat počet stran jednoho dokumentu, avšak toto využívání je naprosto nevhodné pro jakoukoliv práci s daty s výjimkou prostého informačního textu! Data v textových editorech nejsou nijak strukturována, nelze s nimi dále pracovat ve smyslu jejich třídění, výběru a filtrování a především – nelze vybraná data exportovat a přenášet dále.
Primárně je třeba z kancelářských aplikací využít tabulkové editory Excel nebo Calc. Ty již umožňují posbíraná data efektivně třídit a ukládat v jasně daných datových strukturách s využitím řad a sloupců. Ale i zde se řada uživatelů dopouští fatální chyby tím, že se snaží dříve papírový formulář přenést do elektronické podoby právě v tabulce.
Obr. 1 – nevhodně využitý tabulkový editor k evidenci pasportizačních dat
Tabulková forma sice umožňuje poměrně snadno vytvořit formulář pro evidenci dat, avšak data nejsou pevně strukturována, tj. nelze s nimi dále pracovat jinak, než ve formě okamžité informace z formuláře. Další práce ve smyslu výběru určitých dat dle zadaných podmínek, jejich zpracování do požadované sestavy či informačního reportu je pro běžného uživatele nemožná a další zpracování vysoce neefektivní. Takto vytvořená data nelze dále přenášet, nelze je importovat do komplexních informačních systémů bez další náročné práce atd.
Tabulkové editory lze velmi efektivně využít ve formě pevně dané struktury:
Obr. 2 – pevně daná struktura pasportizačních dat
Takto posbíraná a uložená data lze dále velmi efektivně využívat! Především lze nad nimi aplikovat filtrování a provádět výběr požadovaných dat pro další práci. Data lze efektivně třídit. Především však lze tato data importovat do komplexních systémů a dále s nimi pracovat v rámci vhodné CAFM aplikace.
Tabulkové editory lze samozřejmě v rámci jejich funkcionality dále využívat pro statická i dynamická data.
Více než 20 let využívá celá řada společností, institucí či organizací některý ze systémů zařaditelných do kategorie CAFM systémů, tedy počítačových programů pro řízení procesů facility managementu.
Do dnešní podoby se řada systémů vyvíjela postupně. Správci objektů, správci majetku, provozovatelé budov a areálů, vedoucí údržby a provozu technologií, ti všichni dříve či později pochopili, že výpočetní technika jim může významně pomoci v jejich každodenní práci. Vedle softwarových firem tak zejména mladí programátoři byli tvůrci malých databázových programů a prográmků, které byly zaváděny pro jednotlivé činnosti a oblasti řešení procesů FM. Vedle těchto však existovala a dodnes existuje řada malých aplikací, určených původně k jinému účelu, avšak pro evidenci a plán činností, které se pravidelně opakují. Pro tyto účely lze využít jakéhokoliv programu pracujícího s kalendářem s upomínací funkcí.
Svou neméně významnou roli samozřejmě sehrály již zmiňované kancelářské aplikace a rovněž i programy pro e-mailovou komunikaci, obsahující vedle funkcí kalendáře a možnosti plánování i možnosti definice úkolů s následnými záznamy realizované skutečnosti apod.
I dnes jsou stále drobné aplikace pro dílčí oblasti FM využívané, neboť celá řada podpůrných procesů provází každodenně takřka všechny subjekty nejen podnikatelského charakteru. Setkat se tak v praxi můžeme například s programy pro:
- Řízení a plánování BOZP A PO
- Systémy evidence odpadového hospodářství
- Knihy jízd a podpůrné evidence vozového parku
- Skartační a spisové aplikace pro podnikový archiv …atd.
Svůj vývoj mají různé další technologie, které se svou softwarovou podporou významně prolínají s CAFM systémy. Instalací technologií tak lze získat například aplikace pro:
- Sledování provozu vozidel prostřednictvím GPS zařízení
- Evidenci a následnou inventarizaci majetku pomocí systémů čárového kódu nebo RFID technologií
- Sledování provozu prostřednictvím kamerových systémů či jiných záznamových zařízení
- Veškeré další technologie slaboproudých systémů v budovách a areálech …a tak podobně
Další vývoj ekonomických a účetních programů, zahrnujících majetkovou evidenci se rovněž prolíná s řadou oblastí vlastních právě CAFM systémům. Vybrané oblasti procesů FM pokrývají další typy informačních systémů, kterými jsou zejména:
- EAM systémy (Enterprise Asset Management) pro Podnikové řízení aktiv, zejména majetkových
- CMMS systémy (Computerized Maintenance Management Software) – pro řízení a plánování procesů údržby
Je přirozené, že facility procesy zahrnují osoby a další subjekty odběratelsko-dodavatelských vztahů. Je přirozené, že se při realizaci podpůrných procesů pracuje s velkým množstvím další elektronické i papírové dokumentace, kterou lze v systémech tzv. „připojovat“. Setkat se tak v rámci CAFM systémů proto můžeme i s dalšími typy informačních systémů, jakými jsou:
- CRM systém (Customer Relationship Management) pro řízení vztahů se zákazníkem
- DMS systém (Document Management System) pro řízení a správu podnikové dokumentace
Z výše uvedeného vyplývá, že je velmi nesnadné definovat informační systém, určený pro řízení podpůrných procesů, tedy Facility management. S ohledem na jejich značný rozsah a záběr jednotlivých činností – navíc na rozdíl od ekonomiky či daní nezarámovaný legislativními hranicemi – by se dal pojmem CAFM systém označit každý, který nějakým dílem či částí zasahuje do některé z jeho oblastí.
Avšak využívání pouze kancelářských aplikací či několika dalších malých SW produktů pro podpůrné procesy přináší významné negativní dopady, kterými jsou především:
- Informace nejsou dostupné pro všechny uživatele!
- Neexistuje technologická možnost integrace dat s dalšími systémy (vzájemná vazba)
- Nemožnost agregace dat z různorodých programů a nemožnost tvorby nezbytných komplexních výstupů (datové souhrny)
- Nemožnost alokace vybraných dat (např. nákladů) na příslušná nákladová střediska z více různých procesních částí, pokrytých různými aplikacemi
- Nutnost mnoha zaškolení na různé SW produkty
- Redundance dat a nutnost vícenásobného zadávání údajů
Vzhledem k vývoji těchto systémů v celém světě je však zřejmé, že si označení „CAFM“ zaslouží pouze a výhradně takové systémy, které komplexně pokrývají statickou, dynamickou i výstupní oblast dat. Jde tedy o systémy, kterými lze komplexně pokrývat všechny obvyklé oblasti a činnosti podpůrných procesů a především splňují podmínku omezení výše uvedených negativních dopadů.
Žádankové systémy (HelpDesk, Dispečink…)
Komfort sítě Internet a její trvalé dostupnosti po celých 24 hodin 7 dní v týdnu využívají nadstavby pro zadávání požadavků uživateli objektů směrem ke správci budovy či poskytovateli služeb. Bez nutnosti licenčního přístupu k přímému vlastnímu CAFM systému tak mohou uživatelé prostřednictvím webových formulářů zapsat své požadavky či hlásit poruchy či incidenty v provozu budovy či jiného prvku (např. automobilu, počítače apod.) s následným zápisem přímo do databáze CAFM aplikace. Poskytovatelé služeb – realizátoři požadavku – pak mohou přímo v aplikaci nebo právě webovém prostředí dále požadavek řešit či zapsat zprávu žadateli o termínu a formě vyřízení a komunikovat tak s žadatelem.
Je mnoho dalších součástí a komponent těchto žádankových systémů, které se od sebe mnohdy výrazně odlišují rozsahem a typem svých funkcí. Jsou to například schvalovací funkce, funkce evidence financování náročnějších požadavků, funkce čerpání rozpočtu zadaným požadavkem, funkce historie požadavku po celou dobu komunikace poskytovatele, nákupní košíky pro realizaci požadavku na materiál a žadatele a především funkce work-flow, monitorující konkrétní dílčí kroky a jednotlivé osoby zapojené do realizace požadavku a další.
Internet poskytuje rovněž HD systémy, dostupné bezplatně.
Obr. 3 – free HelpDesk Request Tracker
Webové portály
Internetové prostředí a především existenci pasportizačních dat využívají informační webové portály, umístěné jak ve veřejné síti Internet, tak i interních sítí Intranet. Jde o kombinaci informací z datových částí a informací grafických formátů CAD nebo GIS o areálech či budovách. Na těchto portálech jsou prezentovány informace o umístění areálů a objektů v jednotlivých regionech či městských částech a jejich dostupnosti prostředky hromadné dopravy a dále pak informace o jednotlivých podlažích a místnostech, jejich užití či obsazenosti pracovníky či jinými uživateli (studenty, pacienty…). V případě informací o osobách uživatele pak dále může jít o informace o jeho dostupnosti (ordinační hodiny, provozní doba…) a především kontaktech (jméno a funkce osoby, telefon, e-mail…). Pasportizační data CAFM systémů jsou tak dále využívána jako informace pro další velkou množinu uživatelů, především z řad veřejnosti.
V praxi se tak těchto portálů využívá jako informační zdroje například pro:
- areály nemocnice či lázeňského areálu s informacemi o jednotlivých budovách a umístění ambulancí apod.
- úřad či instituci o umístění jednotlivých kanceláří a úřadoven a dostupnosti jejich pracovníků (úřední dny…)
- vysokoškolské areály a univerzitní kampusy o umístění jednotlivých učeben, studoven, knihovny a kanceláří a jejich dostupnosti na mapě areálu či mapě města
- obchodního centra s umístěním jednotlivých obchodů a doplňujícími informacemi nejen o provozní době obchodu
- zábavní parky, ski areály a jiná zábavní centra o dostupnosti a dalšími informacemi o jednotlivých atrakcích
- … a další areály a lokality s požadavky poskytování informací prostřednictvím mapových podkladů a datových informací
Obr. 4 – ukázka portálového řešení
Další zdroje ke studiu:
IFMA CZ
FM Fórum
Seznam použitých zdrojů
- [1] VYSKOČIL, V. K., KUDA, F. a kol.: Management podpůrných procesů, Facility management, 2011, 2. vyd., 491 s., ISBN 978-80-7431-046-1
- [2] KUDA, F., BERÁNKOVÁ, E., Facility management v technické správě a údržbě budov, 2012, 1. vyd., 252 s., ISBN 978-80-7431-114-7.
SW support for facility management is large area where application of SW tools can provide user with many advantages however in case of wrong choice of SW tool and support or in case of wrong implementation can cause issues and complication.