Data a Informace pro facility management
Při využívání počítačových programů se přirozeně hovoří o Datech a Informacích. Co vlastně jsou Data? Co to jsou Informace?
Definic pro pojem Data bychom našli mnoho, avšak v souvislosti s oblastí výpočetní techniky lze pro lepší pochopení použít dvě následující:
- Data jsou jen potenciální informace, které na informace zhodnocuje až informační proces (subjekt řízení). Takže např. bezchybně a včas doručená zpráva nemusí mít pro řídícího pracovníka informační charakter (zdroj: VANĚK J.: Informační systém firmy. Karviná, 2003)
- Data představují odraz jevů, procesů a vlastností, které existují a probíhají v části reálného světa, kterou odrážejí. Jsou vyjádřením skutečnosti a myšlenek v předepsané podobě tak, aby je bylo možné přenášet a zpracovávat. (zdroj: VANĚK J.: Informační systém firmy. Karviná, 2003)
Pro jednoduchý příklad použijme prostý formulář, charakterizující velikost plochy místnosti:
Obr. č. 1 – příklad formátu ploch
Tyto tři údaje jsou pro nás konkrétní data o velikosti místnosti. Představují 3 konkrétní datové položky.
Pro pojem Informace nalezneme definic a charakteristik ještě více, než pro data.
Habr a Vepřek uvádějí, že informace je neenergetická veličina úměrná zmenšení entropie systému nebo že informace je zpráva, která je výrokem a zmenšuje (svým sémantickým významem, z hlediska místa, kam byla doručená, a času, kdy byla doručená) entropii systému. (zdroj: HABR J., VEPŘEK J.: Systémová analýza. SNTL, Praha 1973)
Jiní autoři definují informaci jako obsah toho, co si vyměňujeme s okolním světem, když se mu přizpůsobujeme, a když na něho působíme svým přizpůsobováním.
Informace se staly významným výrobním zdrojem, proto je třeba procesu jejich získávání věnovat patřičnou pozornost, aby se efektivnost tohoto procesu nestala limitujícím faktorem dalšího rozvoje podniku. Informaci je možné použít k ulehčení, resp. zlepšení rozhodnutí nebo činnosti. (zdroj: VANĚK J.: Informační systém firmy. Karviná, 2003)
Pro naši oblast dat pro FM však použijme následující definice:
- jsou výsledkem zpracování dat. Tento proces přetváří data tak, aby mohl příjemce výsledek použít, aby zvýšil svou „úroveň vědění“.
- Informací rozumíme přetvořená data, kterým uživatel připisuje určitý význam, které uspokojují konkrétní informační objektivní potřebu svého příjemce.
Opět se pro ilustraci vraťme k našemu příkladu dat:
Obr. č. 2 – příklad formátu ploch
Jestliže tyto tři datové položky představují data, potom jejich libovolná interpretace již představuje konkrétní informace: „Tato místnost je dostatečně velká jako kancelář pro dvě osoby“, „Tato místnost není dostatečně velká jako zasedací místnost pro 20 osob“, …atd.
Pokud bychom k těmto třem parametrům přidali další datové položky, např. Počet dveří a Počet oken:
Obr. č. 3 – příklad formátu dalších parametrů
můžeme interpretovat další informaci, a to že „Tato místnost je průchozí“ nebo že „Tato místnost má zajištěno dostatečné větrání pro 2 pracoviště“ a podobně.
V oblasti facility managementu se pracuje s obrovským množstvím dat. Jejich sběr, ukládání a zpracování na požadované informace jsou každodenní činností všech zainteresovaných osob v celém cyklu procesů FM.
V praxi se běžně pracuje s následujícími dvěma typy dat:
- Papírová data
Papírová forma je i dnes poměrně běžnou formou ukládání dat. Data na papíře se sdružují do složek, složky do šanonů a šanony se archivují v archivních boxech. - Elektronická data
Elektronická data se ukládají na datových nosičích v podobě
- Textové – prosté zapsání dat do textů (textové editory)
- Tabulkové – již strukturovaná data (tabulkové editory)
- Databázové – rovněž strukturovaná data, avšak hierarchicky tříděná s vazbami mezi sebou (databázové aplikace)
- Grafické – především výkresová dokumentace, ale i schémata, fotografie, mapy…
Je zcela zřejmé, jakých efektů lze dosáhnout díky využití druhé kategorie dat, kdy elektronicky uložená data lze výrazně efektivněji využívat:
- Rychleji vyhledat a získat či poskytnout požadované informace
- Snadněji data třídit, separovat či vybrat jen požadovaná (dle typu, dle data pořízení apod.)
- Výrazně rychleji data agregovat z různých zdrojů do jednoho reportu (součtů, sestav, grafů apod.)
- Sdílet data v reálném čase s více uživateli
Pořizování, ukládání a využívání dat pro facility management lze v následujícím funkčním rozdělení:
Obr. č. 5 – statická data = příklad formuláře plochy typu místnost
1. Statická data
Statickými daty jsou zejména číselníky a katalogy (tzv. normativní datová základna) a dále pak veškerá pasportizační data, tzn. data o budovách, plochách, zařízeních a ostatním majetku, tedy data parametrická a hodnotová, v čase se příliš neměnící.
Příklad: budovy, pozemky, místnosti, nájemní plochy, byty, parkovací plochy, výtah, jeřáb, vozidlo, čidlo, klíč, osoba, smlouva, měřidlo… a jejich údaje plošné, datumové, katastrální, ekonomické, provozní, výkonové…
Obr. č. 6 – ukázka části dynamických dat vybrané úklidové zakázky
2. Dynamická data
Dynamická data představují obraz procesů a činností, které se realizují nad objekty statických dat. Jsou proměnné v čase, tj. jejich hodnoty se v čase mění, u měřidel například i v průběhu několika vteřin. Rovněž hodnoty ekonomické, zejména nákladové, patří mezi dynamická data.
Příklad: zakázky a činnosti realizované při správě a provozu budovy, nákladové či výnosové zúčtovací hodnoty při realizaci nájemních vztahů, využití zdrojů při realizaci libovolného procesu, hodnoty opotřebení zjištěné při procesu pasportizace, provozní – měřené hodnoty při sledování provozu zařízení (najeté km vozidla, odebraná spotřeba energetických médií při provozu objektu či zařízení, stavy a hodnoty work-flow procesů aj.).
Obr. č. 7 – příklad zúčtovací výstupní sestavy
3. Výstupní a informační data
Představují vybraná data obou předchozích kategorií shrnutá do konkrétní informace či informace poskytující sestavy (reporty). Výstupní data slouží zpravidla pro analytické rozbory, srovnání či podklady pro strategické rozhodování či plánování.
Z jednoduchých tabulkových přehledů lze pořizovat jen sestavy, které přímo odpovídají konkrétní tabulce či výsledkovému přehledu či grafu. Naproti tomu sofistikované informační systémy zpravidla využívají specializovaných reportovacích nástrojů, prostřednictvím kterých lze data agregovat z více různých tabulek a formulářů systému a vytvářet tak výstupní sestavy dle potřeb uživatelů.
Výstupní data jsou zpravidla zobrazována v podobě textové, tabulkové či grafické vč. grafů a to s výstupem na připojené tiskárny či pouze náhledy a dále pak i výstupy do konkrétních souborů obvyklých formátů (XLS, PDF, JPG apod.).
Druhy a množství dat
Každá dynamická (procesní) data vyžadují pro svou evidenci data statická. Každý proces, každá činnost, zakázka či úkol, se vždy vztahuje k nějakému objektu. Těmito objekty jsou převážně pasportizační data o stavebních objektech, jeho plochách nebo zařízeních, avšak praxe ukazuje, že předmětem sledování procesů bývají často lidé, útvary organizační struktury nebo nájemníci, tedy nákladová střediska.
Je proto nezbytné se primárně zaměřit na identifikaci statických dat. Jsou-li jimi subjekty nákladových středisek, bývají zdroje poměrně snadné a rovněž tak i jejich sběr a ukládání. Potřebných údajů bývá jen několik málo a většinou nepřesahují počet dvou desítek datových položek.
Naprosto rozdílný je však stav u dat pasportizačního charakteru. Jejich množství a složitost struktury je dána požadovanou mírou detailizace. Řada procesů facility managementu zůstává v úrovni budov a významných prvků technických zařízení. V praxi se však často ukazuje potřeba větší míry detailu a struktury.
Takřka nikdy není potřebná množina dat okamžitě k dispozici. Mezi oprávněné obavy budoucích uživatelů proto patří, kde a jak data posbírat. Těchto datových zdrojů je několik:
1. Elektronická výkresová dokumentace
V převážné většině je tato dokumentace nositelem základních informací o plochách a to zejména v podobě vázané databáze, ale i výkresové legendy budovy či ploch. Ne vždy musí jít o dokumentaci standardu CAD nebo GIS, svá data může poskytnout jakýkoliv vektorový výkres, avšak zejména CAD dokumentace bývá na data nejvíce „bohatá“.
2. Digitalizace papírové výkresové dokumentace
U starších objektů lze získat výkresovou dokumentaci v papírové podobě. V případě převodu této formy na digitální prostřednictvím scanu snímků a následným překreslením lze získat novou vektorovou formu výkresu s výše popsaným zdrojem dat.
3. Fyzický sběr dat na místě
Tam, kde není výkresová dokumentace k dispozici nebo pokud nejsou patřičné údaje a parametry zaneseny do výkresu, lze provést fyzické zaměření ploch a požadovaných údajů s následnou centrální evidencí a případným zakreslením do vektorové schematické nebo klasické stavební dokumentace typu CAD či GIS.
4. Dodavatelé projekčních služeb
Sběr dat bývá časově i finančně poměrně náročnou záležitostí. V případě plánovaných rekonstrukcí či výstavby nových objektů jsou právě projektanti tvůrci všech dat, se kterými se lze u stavebních objektů setkat. Tak, jako existují tvůrci dokumentace stavby, mohou být i tvůrci základního rámce pasportizačních dat.
5. Dodavatelé stavby
Vyprojektovaná budova dosud není stavba, avšak data vytvořená od projektantů jsou dodavateli stavby již jen konkretizována a upřesňována. Pokud nejsou projekční data pro pasport budovy vytvořena, mohou tato data pořídit dodavatelé staveb a rekonstrukcí. V zásadě je již dle zákona vytvářena Dokumentace skutečného provedení stavby (DSPS) jako nezbytná dokumentace pro kolaudaci objektu, zahrnující jak výkresovou, tak popisnou část. Centralizace údajů a upřesnění této dokumentace dle požadavků budoucího uživatele či provozovatele dle zásad facility managementu tak může být velmi snadným zdrojem velkého množství požadovaných údajů.
6. Dodavatelé technických zařízení a technologií
Každý dodavatel technických zařízení budov a ostatních technologií a zařízení má rovněž k dispozici svou dokumentaci, zahrnující veškerá zásadní data stejným způsobem, jako dodavatelé stavby. I zde je možno využít veškerých dat od těchto dodavatelů.
7. Dodavatelé servisních služeb
Nejsou-li k dispozici data z výkresové dokumentace ani od dodavatelů stavby či zařízení, mohou být zdrojem pro tato data obdobným způsobem dodavatelé servisních služeb. A to zejména pro data, jež bývají nezbytná pro realizaci správy a provozu objektů, neboť právě tito dodavatelé často zajišťují své služby a mohou tak aktualizovat dostupné údaje nebo v rámci svých služeb data pořídit s ohledem na profesionální znalost sepisovaných objektů.
8. Všeobecné centrální registry
Primárně lze pro data normativní základny, tj. pro číselníky, ale i ostatní požadovaná data využít centrálních registrů. Takovými registry jsou
- Katastr nemovitostí – data lze získat z obecně přístupného registru na Internetu (http://nahlizenidokn.cuzk.cz/) nebo prostřednictvím Informačního systému Katastru nemovitostí (ISKN), dostupného za úplatu u této instituce.
- Informace o zeměpisném uspořádání naší země, všech městech a obcích, konkrétních adresách stavebních objektů a jejich číslech lze rovněž získat v „Územně identifikačním registru adres“. Od roku 2012 byl tento registr změněn a stal se „součástí“ KN, rovněž na Internetu (http://www.cuzk.cz/Dokument.aspx?MENUID=10769&AKCE=DOC:10-vybudovani-RUIAN)
- Registry ekonomických subjektů lze rovněž vyhledávat na Internetu. Je jím především registr subjektů zapsaných do obchodních rejstříků (http://portal.justice.cz/justice2/uvod/uvod.aspx) a registr všech ekonomických subjektů s přiděleným Identifikačním číslem (http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/ares.html)
- Registr silnic, resp. silničních úseků s příslušnými uzly a kříženími lze nalézt v registru Ředitelství silnic a dálnic (http://www.rsd.cz/Silnicni-a-dalnicni-sit/Silnicni-databanka)
Obdobné registry a centrální číselníky postupně vznikají. Jejich širší využitelnost a datovou nezbytnost si dnes uvědomuje celá řada dalších institucí a subjektů. Vznikají tak další centrální registry s otevřenou či omezenou přístupností. Již dnes tak v Evropě vznikl první registr technických zařízení a technologií s aktivním využitím v tvorbě CAD dokumentací, které lze následně využít dle výše uvedeného jako zásadní zdroj dat popisných údajů a parametrů technických zařízení. Je však otázkou času, jak a v jakém rozsahu bude využíván projektanty a díky nim dostupná data jako klíčový zdroj dat.
Uvedeným standardem pro technická zařízení v Evropě je norma VDI3805 (http://www.vdi3805.org/index.php nebo http://www.vdi3805.eu/). V blízké budoucnosti lze očekávat vznik dalších registrů typových a druhových skupin, jakou může být například zdravotnická technika apod.
Další zdroje ke studiu
Seznam použitých zdrojů:
- [1] VYSKOČIL, V. K., KUDA, F. a kol.: Management podpůrných procesů, Facility management, 2011, 2. vyd., 491 s., ISBN 978-80-7431-046-1
- [2] KUDA, F., BERÁNKOVÁ, E., Facility management v technické správě a údržbě budov, 2012, 1. vyd., 252 s., ISBN 978-80-7431-114-7
While we use computer programs we naturaly talk about Data and Information. What the word Data actually means? What the word Information actually means? What sense do those have in facility management? Answers to these questions can be found in an article about Data and Information in facility management.