Komplexní audit Facility Managementu – cesta k efektivitě III.
V předešlých článcích byly prezentovány závěry z literatury a veřejného průzkumu a byl představen pilotní model auditu Facility Managementu. Tento článek je zaměřen na prezentaci výsledků testování pilotního modelu FMA ve středně velké strojírenské společnosti. Testování modelu odhalilo několik komplikací. Některé bylo možné vyřešit již během testování, ale některé vyžadují hlubší a dlouhodobější výzkum a součinnost komerčních subjektů.
V předešlých článcích, vztahujících se ke komplexnímu auditu FM, byly prezentovány závěry z literatury a veřejného průzkumu a byl představen pilotní model auditu Facility Managementu. Tento článek je zaměřen na testování modelu FMA v praxi a výstupy jsou součástí disertační práce „Model Auditu Facility Managementu“. Testování modelu odhalilo několik komplikací. Některé bylo možné vyřešit již během testování, ale ostatní vyžadují hlubší a dlouhodobější výzkum a součinnost komerčních subjektů.
Pilotní model auditu FM
Pilotní model komplexního auditu FM (dále jen FMA) by nastaven na základě procesů, hodnotících kritérií a metodiky ISA. Pilotní model FMA zahrnuje celkový postup auditu obsahující cíl auditu, obecné požadavky na audit a provádění auditu a výchozí model FMA. Výchozí model FMA je znázorněn vývojovým diagramem (viz Obrázek 1: Výchozí model FMA) a zahrnuje třináct částí popisujících jednotlivé kroky samotného auditu, které jsou podpořené obecnou metodikou auditu, systémem dokumentace a vzory dokumentů vyžadovaných pro audit FM. Výchozí model FMA je zde prezentován pouze jako náhled.
Obrázek 1: Výchozí model FMA
Pilotní model FMA je rozdělen na třináct částí.
Část 1 – sepsání smlouvy o provedení auditu FM
V části 1 jsou definována specifika podmínek smlouvy o provedení auditu FM.
Část 2 – vytvoření strategie auditu FM
V části 2 se vytvoří strategie auditu FM.
Část 3 – eliminace procesů
V části 3 eliminace procesů se vydefinují procesy, které klient provádí a zařadí se do mapy prováděných procesů klienta (MPP).
Část 4 – materialita při plánování a provádění auditu FM
V části 4 je nastavena materialita. Materialita je hladina, která je stanovená tak, aby snížila pravděpodobnost výskytu neoprávněných nebo nezjištěných nesprávností, které by jednotlivě nebo jako celek mohly ovlivnit rozhodování klienta. Pro FEC je materialita (MFEC) stanovena (viz Rovnice 1) jako procento z nákladů nebo výnosů v oblasti FM a je udávaná v korunách českých.
(1)
kde je
- MFEC
- – materialita pro kritérium FEC [Kč]
- Nc
- – celkové náklady na FM [Kč]
- (Vc)
- – celkové výnosy z FM [Kč]
- Pvnn
- – akceptovaná pravděpodobnost výskytu nesprávnosti [%]
Pro REC je materialita (MREC) stanovená jako částka (viz Rovnice 2), kterou je klient schopen nebo ochoten vynaložit v případě realizace rizika a udává se v korunách českých.
(2)
kde je
- MREC
- – materialita pro kritérium REC [Kč]
- Rc
- – celková částka, kterou je klient schopen nebo ochoten vynaložit na realizovaná rizika [Kč]
- Pvn
- – pravděpodobnost vzniku rizika [%]
Pro QEC je materialita stanovená jako veličina, která klienta z hlediska kvality uspokojuje a je udávaná v procentech.
Část 5 – audit kontrol
Audit kontrol prověří fungování vnitřního kontrolního systému klienta. Poskytne auditorovi informace, zda se může na vnitřní kontrolní systém klienta spolehnout.
Části 6, 7, 8 – selekce procesů dle materiality – MPP-FEC, MPP-REC a MPP-QEC
Části 6, 7 a 8 popisují selekci procesů na základě materiality MFEC a dílčí materialita pro FEC (MdFEC) respektive MREC a dílčí materialita pro REC (MdREC) respektive MQEC.
Mapy MPP-FEC, MPP-REC a MPP-QEC obsahují procesy, které jsou z hlediska matiriality relevantní a jsou dále auditovány.
MPP-FEC se získá porovnáním nákladu na jednotlivé procesy MPP s MdFEC. Náklady, které jsou vyšší než je MdFEC, jsou zařazeny do MPP-FEC.
MPP-REC se získá porovnáním celkových nákladů při realizaci rizika (ORCn) na jednotlivé procesy, vypočítané pomocí rovnice 3 a MdREC. Procesy s vyšší OCRn než MdREC jsou zařazeny do MPP-REC.
(3)
kde je
- OCRn
- – celkový náklad při realizaci rizika (overall cost of risk) [Kč],
- Cre
- – náklad na obnovu (cost recovery) [Kč],
- Cd
- – náklad v důsledku (cost due to) [Kč],
- Lp
- – ušlý zisk (lost of profit) [Kč],
- Lk
- – pravděpodobnost realizace rizika (likelihood),
MPP-QEC se získá porovnáním celkové kvality CCQ na jednotlivé procesy, vypočítané pomocí rovnice 4 a MQEC. Procesy s nižší CCQ než MQEC jsou zařazeny do MPP-QEC.
(4)
kde je
- CCQ
- – celková kvalita [%]
- Cq
- – hodnocení kvality od experta [%]
- Ex
- – počet expertů
Část 9 – naplánování všech tří auditů dle FEC, REC a QEC
Část 9 popisuje plánování auditu dle FEC, REC a QEC. Používají se auditorské postupy testů kontrol, testy věcné správnosti (testy detailních údajů a substantivní analytické procedury). Pomocí plánu auditorských postupů jsou rozvrženy zdroje k získávání důkazních informací, které umožní dospět k přiměřeným závěrům, na nichž bude založen výrok auditora.Části 10, 11 a 12 – realizace auditu a výrok pro jednotlivé audity FEC, REC a QEC
Části 10, 11 a 12 popisují realizaci již naplánovaných auditů dle FEC, REC a QEC. Jsou získány jednotlivé závěry z auditů FEC, REC a QEC.
Část 13 – výrok pro audit FM
Část 13 obsahuje pravidla pro vydání výroku. Provede se sumarizace výsledků z auditu FEC, REC a QEC. Dle získaných důkazních informací se zhodnotí celý audit a vydá se výrok. Pokud jsou všechny výroky bez výhrady, vydá se výrok bez výhrady pro celý audit. Pokud alespoň jeden výrok je s výhradou, vydá se výrok s výhradou pro celý audit FM. Pokud jeden z výroků o FEC, REC a QEC je odmítnut, je odmítnut celý audit.
Verifikace výchozího modelu FMA v praxi
Pilotní model FMA byl verifikován ve strojírenské společnosti střední velikosti a z verifikace vyplynuly úpravy modelu zejména v závislosti na stupni implementace FM do společnosti. Pilotní model FMA se upravoval pro materialitu rizika MREC a kvality MQEC. Stanovily se nové postupy a zavedly se nové stupnice hodnocení jednotlivých procesů z hlediska jejich selekce MPP-REC a MPP-QEC. Také se upravovaly testy použitelné pro kritéria riziko REC a kvalitu QEC. Na základě poznatků získaných z verifikace, byl znovu přehodnocen algoritmus pilotního modelu FMA a byl upraven o zjištění z verifikace. Nový algoritmus je méně citlivý na míru implementace FM u klienta a je ve svém použití universálnější.
Obrázek 2: Nový verifikovaný model FMA
Legenda: Prvky diagramu modelu FMA použité pro pilotní model FMA a prvky, které se do výchozího modelu vkládaly nebo upravovaly na základě verifikace, jsou zobrazeny červeně.
Nový verifikovaný model FMA
Na obr. 2 je zobrazen náhled nového modelu FMA.
Zároveň byly identifikovány další překážky při aplikaci modelu FMA. Model FMA předpokládá členění nákladů na oblast FM dle map procesů obsažených v ČSN EN 15 221-1:2006 a ČSN EN 15 221-4:2011. V praxi jsou však náklady na FM stále členěny dle účetních standardů, které nereflektují procesy FM. Tento fakt prodlužuje a znepřehledňuje samotný audit, avšak nebrání v aplikování modelu FMA. Odstranění tohoto problému by znamenalo další obsáhlý výzkum, který by na základě testování v praxi stanovil, které účty se mají zahrnout do konkrétních procesů.
Druhou překážkou v efektivním zpracování modelu FMA je oblast rizik, které lze nalézt v oblasti FM. Tato oblast nemá požadovanou základnu rizik. Pro model auditu FMA jsou využity poznatky modelu rizik ve stavebnictví, zpracovaného Matějkou a Dudášem [1], které však reflektují pouze stavební část. Dále je použit soupis rizik pro TZB vytvořený Jiřím Frýbou, který identifikoval 72 rizik [2].
Poslední výraznou překážkou je zpracování oblasti kvality. Oblast kvality nemá požadovanou základnu dat pro jednoduché zpracování. Střední a menší společnosti prakticky nesledují kvalitu vůbec nebo sledují jen některé procesy či sledování není komplexní. Popřípadě není sledování kvality u společností jednotné a liší se společnost od společnosti. Odstranění tohoto problému by znamenalo další obsáhlý výzkum, z kterého by bylo jasné, co se u jednotlivých procesů má sledovat.
Závěr
Pilotní model FMA byl verifikován ve středně velké strojírenské společnosti. Z důvodů časové náročnosti a nutnosti ukončit první testování modelu, byla provedena pouze jedna verifikace. Na základě této verifikace byl model upraven zejména v oblasti materiality pro MREC a MQEC. Stanovily se nové postupy a zavedly se nové stupnice hodnocení jednotlivých procesů z hlediska jejich selekce MPP-REC a MPP-QEC. Nové postupy a stupnice jsou nastaveny obecněji a jsou postaveny na hodnocení procesů experty. Verifikovaný model FMA by měl být méně citlivý na míru implementace FM do společnosti, avšak nelze říci, že tato citlivost je úplně eliminována.
Zdroje
- [1] Rizika ve stavebnictví, [online], [cit. 9. 9. 2013], dostupné na www: http://www.daviddudas.cz/rg/index.php
- [2] Frýba J., Indikace závad a poruch technických zařízení budov I. a II., TZB-info, [online], 2013, [cit. 28. 9. 2013], dostupné na http://vetrani.tzb-info.cz/provoz-a-udrzba-vetrani-klimatizace/10266-indikace-zavad-a-poruch-technickych-zarizeni-budov-i-vetrani-klimatizace-a-chlazeni
Previous article presented findings from marketing research and was introduced pilot model of Facility Management audit. This article is aimed at presenting the results of the testing of the pilot model FMA in a medium-sized engineering company. Testing the model revealed several complications. Some were resolved during testing, but some complications need a deeper and longer-term research and coordination of commercial companies.