Závěry z verifikace modelu Facility Management auditu II.
V předešlých článcích, vztahujících se ke komplexnímu auditu FM, byly prezentovány závěry z literatury a veřejného průzkumu a byl představen pilotní model Facility Managementu Auditu (dále jen FMA), dále byly zveřejněny závěry z testování modelu FMA v praxi. Testování modelu odhalilo několik komplikací. Dokončení představení komplikací modelu FMA bude tématem tohoto posledního článku, v kterém bude nastíněno jejich možné řešení, včetně možných výzkumů.
V minulém článku byly představeny první dvě komplikace modelu FMA. První komplikace, která byla detekována, byla odhalena hned v prvotní fázi nastavení modelu FMA. Model FMA předpokládal existenci mapy procesů pevně identifikovanou a zavedenou v oblasti facility managementu. Řešením z pohledu modelu FMA, je sestavení mapy procesů společnosti použitím komparace procesů klienta auditu a ČSN EN 15 221-4:2014 Facility management – Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu. Druhá komplikace modelu FMA vyplývá z předpokladu členění nákladů na oblast facility managementu dle map procesů. Ani při použití ČSN EN 15 221-4:2014 není tato komplikace zcela vyřešena, i když členění procesů dle ČSN EN 15 221-4:2014 daleko více reflektuje převádění nákladů dle účetních standardů na procesy ve facility managementu. Řešením by bylo vypracování přesných standardů a metodik na převádění nákladů z účetnictví do procesů FM. Vytvoření těchto metodik a standardů by znamenalo další obsáhlý výzkum.
Třetí komplikace modelu FMA
Model FMA předpokládal zpracování možných rizik pro jednotlivé procesy prováděné ve společnosti. Verifikací modelu FMA však bylo dokázáno, že většinou střední a menší společnosti, které však jsou dostatečně velké na zavedení FM, nemají risk management zpracován na úrovni požadavků modelu FMA. Menší a střední společnosti mají zpracovány zejména havarijní plány a risk management v nejnutnějším rozsahu. Větší společnosti mají zpracován risk management na vyšší úrovni. Zejména pokud mají zpracovány metody business continuity planning či lean six sigma jsou tyto informace prospěšné pro model FMA.
Možné řešení
Nejlepším řešením pro účely modelu FMA by bylo vypracování databáze rizik pro jednotlivé procesy obsažené v mapě procesu FM. Autorka článku předpokládá identifikaci 3-4 rizik na jeden proces ve třetí úrovni mapy procesů ČSN EN 15 221 - 1 Facility management – Termíny a definice. Kdy by se mohlo jednat o výčet 177–236 možných rizik.
| ČSN EN 15 221-1 „Facility management – Termíny a definice“ | Riziko | Popis rizika |
|---|---|---|
| 1. Prostor a infrastruktura | X | x |
| 1.1. Ubytovací a prostorové služby | X | x |
| 1.1.1. strategické plánování a řízení | X | x |
| 1.1.1.1. dlouhodobé plány rozvoje/snížení prostorových potřeb | 1. | |
| 2. | ||
| 3. | ||
| 4. | ||
| ..... |
Nebo lze použít normu ČSN EN 15 221-4:2012 „Facility management – taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu“, kdy by šlo o identifikaci rizik pro procesy na čtvrté úrovni. Touto identifikací by se mohlo získat 390–520 možných rizik.
| ČSN EN 15 221-4:2012 „Facility management – taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu“ | Riziko | Popis rizika |
|---|---|---|
| 2300 ICT | X | x |
| 2320 Service desk IT | X | x |
| 2321 Service desk IT | 1. | |
| 2. | ||
| 3. | ||
| 4. | ||
| ..... |
Metodika sestavování databáze rizik
Pro sestavení databáze rizik je nutné stanovit metodologii identifikace rizik a experty identifikující rizika.
V otázce identifikace rizik lze využít tyto dva postupy:
- Identifikace rizika – Brainstorming, brainwriting nebo metodu DELFI.
- Posouzení relevantnosti rizika – Metodu vícekriteriálního rozhodování upravenou pro účely modelu FMA.
Identifikaci rizika lze provést pomocí brainstormingu, brainwritingu nebo metodou DELFI. Bainstorming je metoda založená na technice týmové práce, jejímž cílem je soustředit maximum nápadů a myšlenek k danému tématu. Jednotliví členové týmu mají příležitost se vyjádřit k projednávaným rizikům procesů, vzájemně se doplňovat, vyslovovat jakékoliv myšlenky. Základními pravidly brainstormingu jsou podněcování a rozvíjení nápadů, individualita a bez kritiky vyslovovat jakýkoli nápad. Cílem je soustředit maximální počet rizik pro daný proces, z nichž je poté možno vybírat. Brainwriting je také technika týmové práce, jejímž cílem je soustředit maximum nápadů v krátkém časovém intervalu, avšak při využití písemné formy. Byla odvozena od brainstormingu. Technika týmové práce má svá pravidla, která musí tým respektovat. Obecně jde o postup „Writing & Sticking“, psaní rizik a následné „vylepování“ předložení ostatním účastníkům. Každý vidí návrhy druhých a může se jimi inspirovat. Pro obě metody jsou stejná pravidla průběhu. Metodika brainstormingu i brainwritingu zahrnuje definování problému, formování týmu, vyjádření námětu/psaní námětů na karty, rozvinutí námětů členy týmu, týmové vyhodnocení, přehled nápadů.
DELFI je expertní metoda založená na více-kolovém dotazování, porovnávání a vyhodnocování odpovědí vybraných expertů identifikujících rizika u jednotlivých procesů. Je zachována anonymita jednotlivých členů týmu, o jeho složení ví zpravidla jen vedoucí týmu, čímž je vyloučeno riziko případných bezprostředních názorových střetů účastníků. Metoda DELFI je sestavena na základě více-kolového dotazování na bázi formalizovaného dotazníku, předem připravovaného vedoucím týmu a statisticky interpretovaného skupinového názoru a korigující zpětné vazby. Mezi jednotlivými koly je zpravidla 14 dní. Tato metoda má podobný průběh jako metody brainstorming a brainwriting. Metodika zahrnuje definování problému, sestavení formalizovaného dotazníku, výběr a oslovení expertů, zaslání dotazníků, zpracování a komunikace výsledků prvního kola, upřesňující dotazník a další kolo. Metoda klade vysoké nároky na vedoucího týmu, který nejen připravuje dotazník a komunikuje s experty, ale také zpracovává informace z vyplněných dotazníků a ve vhodné formě je předkládá k dalšímu posouzení spolu s upřesňujícím dotazníkem. [2]
Pomocí metod brainstorming, brainwriting či metodu DELFI lze identifikovat rizika u jednotlivých procesů. Metodou vícekriteriálního rozhodování je možné tyto rizika roztřídit dle závažnosti. Pro účely modelu FMA lze uvažovat o ordinérních informacích, tedy informace udává pouze pořadí jednotlivých rizik bez udání o kolik je první riziko preferovanější před druhým. Dále je nutné použít metodu pořadí nebo bodovací metodu. První je založena na přidělování bodů, přičemž nejdůležitější riziko má tolik bodů, jaký je počet rizik, druhé nejzávažnější riziko má o jeden bod méně. Tudíž, nejméně preferované riziko má jeden bod. Poté se přidělené body sečtou a součet se vydělí počtem rizik. Touto normalizací dosáhneme toho, že součet vah bude 1. Bodovací metoda je založena na ohodnocení rizik body, dle důležitosti rizika vůči procesu, kde je riziko detekováno. Potom se opět sečte počet přidělených bodů a váhy získáme podělením přidělených bodů jejich součtem.
V otázce identifikace rizika lze použít více zdrojů:
- Rizika popsaná v literatuře
Z rizik, popsaných v literatuře, je možné využit rizik ve stavebnictví, zpracovaných Matějkou a Dudášem [3], které však reflektují pouze stavební část. Dále je možné použít soupis rizik pro TZB vytvořený Jiřím Frýbou, který identifikoval 72 rizik. [1] Nebo je možné použít nějakou ze zahraničních publikací zabývající se rizikem v FM.
- Rizika, která detekují experti.
Pro rizika, která detekují experti, je nutné především přesně stanovit složení expertní skupiny tak, aby v ní byli zahrnuti experti z různých oborů a z oblasti komerční i veřejné sféry. V tomto ohledu by bylo zajímavé využít informací z publikace „Experti a expertízy“ od M. Tichého a M. Vajlentové.
Poslední oblastí je vytvoření databáze rizik pro jednotlivé procesy. Všechny oblasti by výrazně přispěly k dalšímu rozvoji oboru FM a vnímání jeho přínosu jak v odborné veřejnosti, tak i mimo oblast FM.
Literatura
- [1] Frýba J., Indikace závad a poruch technických zařízení budov I. a II., TZB-info, [online], 2013, [cit. 28. 9. 2013], dostupné na http://vetrani.tzb-info.cz/provoz-a-udrzba-vetrani-klimatizace/10266-indikace-zavad-a-poruch-technickych-zarizeni-budov-i-vetrani-klimatizace-a-chlazeni
- [2] Plášková A., Jednoduché nástroje řízení jakosti II, Národní informační středisko pro podporu jakosti, 2004, ISBN 80-02-01690-4
- [3] Rizika ve stavebnictví, [online], [cit. 9. 9. 2013], dostupné na www: http://www.daviddudas.cz/rg/index.php
Previous article presented FMA model and his verification in practice. This article focuses on the presentation of possible areas of development model FMA and FM area. The research of model FMA detected three main areas of research. The first two areas were presented in the previous article and this article presents the latest research, the creation of the risks map for individual processes.