Facility Management Benchmark FM2012
A.T. Kearney ve spolupráci se společností Alstanet v průběhu roku 2012 realizovala komplexní anonymní benchmarkingovou studii FM2012, která srovnávala nákladovou efektivitu facility managementu účastníků při reflektování kvality poskytovaných služeb. Srovnávání bylo provedeno ve třech kategoriích: administrativní prostory, obchodní prostory a vozový park.
Pilotní ročník
Studie vychází z dat za rok 2011 poskytnutých celkem 13 účastníky z České republiky a Slovenska aktivních v bankovnictví, pojišťovnictví, telekomunikacích a energetice. Tito účastníci reprezentovali vzorek o velikosti 36 tis. zaměstnanců, prostorách o rozloze přesahujícími 1 500 tis. m2, ročních nákladech na nájemné přes 2,15 miliardy Kč a s téměř 3 400 vozidly.
Srovnávání bylo provedeno ve třech kategoriích: administrativní prostory, obchodní prostory a vozový park. V prvních dvou kategoriích byly porovnávány zejména náklady na údržbu, energie, úklid, bezpečnost, nájem a hospitality management. Kategorie vozového parku byla zaměřena na srovnání provozních nákladů, a to včetně pohonných hmot. Porovnatelnost všech dat byla zajištěna jejich indexací a převodem na společnou bázi.
Administrativní a obchodní prostory
Při porovnávání administrativních a obchodních prostor byly zjištěny významné rozdíly i závislosti. Společnosti mají velmi rozdílný přístup k využití celkové plochy objektů, ať již pro své zaměstnance, nebo klienty. Zatímco některé společnosti se snaží plochu maximálně využít a alokovat své pracovníky dle definovaných právních a doporučených norem (tj. 5–8 m2/zam.), jiné chtějí svým zaměstnancům poskytnout v souladu s firemní strategií vyšší komfort. Společnosti z finančního sektoru přitom poskytují svým zaměstnancům v průměru o 16 % více plochy než je tomu u účastníků z jiných odvětví. Z pohledu nákladů byly největší rozdíly identifikovány v sekcích údržby a nájmu. Náklady na údržbu byly vyšší u společností s vlastními prostory. Tyto byly do značné míry ovlivněny věkem budov a strategií společností pro zvyšování kvality budov.
Významné rozdíly v nákladech na nájem prokázaly závislost na kvalitě a lokaci budov. Roční náklady na energie se pohybovaly v rozpětí 391–655 Kč/m2. Mezi hlavní faktory ovlivňující tyto náklady patřila délka uzavřených smluv a frekvence jejich přejednávání, způsob využívání úsporných opatření a různých kontrolních systémů.
Vozový park
Při porovnání nákladů na vozový park jsme identifikovali jejich závislost na nastavení interních firemních politik, způsobu nákupu vozidel a jejich využívání. Z porovnávání je patrná preference vlastnictví vozidel před operativním či finančním leasingem, kdy pouze jedna společnost z účastníků využívá finanční leasing. Průměrná doba obměny vozidel ve zkoumaném vzorku je 5 let, a to bez ohledu na odvětví účastníka. U některých společností dochází k převodu starších a opotřebených manažerských vozidel do všeobecně využívané půjčovny. Společnosti vyplácejí také různé platby zaměstnancům za využívání soukromého vozidla ke služebním účelům, které se liší až o 100 %. V průměru byla u všech společností identifikována potenciální úspora na úrovni 22,8 % v porovnání s adekvátní nejlepší praxí.
Prostor ke zlepšení a přínos
Studie odhalila, že některé společnosti nesledují náklady jednotlivých oblastí facility managementu a nedokáží tak určit vývojový trend. Chybějící datová základna tak de facto znemožňuje vyhodnocení vlastní efektivity. V takových situacích je obtížné soustředit pozornost na největší oblasti neefektivity identifikované benchmarkingem.
Účastníci ocenili zejména osobní přístup v průběhu celé studie, kdy poradci individuálně spolupracovali na sběru dat s jednotlivými společnostmi na bázi několika kol osobních jednání. Každá společnost pak obdržela dvě závěrečné osobně přednesené prezentace pro top management a pro manažery spolupracujících odborů. Během prezentace byl management seznámen s pozicí firmy v rámci srovnávaného vzorku a s konkrétním potenciálem pro zlepšení v každé porovnávané oblasti vůči adekvátní nejlepší praxi.
Další ročník FM2013 byl zahájen opětovným oslovením společností na konci měsíce dubna 2013. Pro již zúčastněné společnosti přinese meziroční porovnání nákladových kapitol a pro nové účastníky bude pak hlavním přínosem srovnání se širokou základnou společností na základě metodiky již prověřené pilotním ročníkem.
Alstanet, s.r.o. je stabilní, dlouhodobě rostoucí, středně velká softwarová společnost specializující se na vývoj vlastní aplikace určené pro oblast Facility Managementu.