Vyřešením návratu do kanceláří to nekončí, firmy čeká transformace

Firmy zodpovědně reagují na pandemii, která zasáhla celý svět, s cílem ochránit zdraví svých zaměstnanců a nabídnout jim tak bezpečné pracovní prostředí. Farmaceutická společnost Fresenius Kabi si nechala vypracovat realitní poradenskou společností JLL kompletní plán pro návrat svých zaměstnanců do kanceláří. Také Tétris Design & Build, dceřiná společnost JLL, již má první klienty, kteří mají zájem o návrh kancelářského interiéru se zapracováním konceptů ochrany zdraví vycházejících ze zkušeností s pandemií koronaviru. Například herní vývojářská společnost Wargaming, která rozšiřuje své prostory v budově Oasis Florenc, tak bude mít nové kanceláře připravené pro práci v novém normálu. Wargaming si nechává kromě návrhu nových prostor upravovat i prostory stávající.

Návrat zaměstnanců do kanceláří

Většina společností se vrací do kanceláří spíše postupně než okamžitě. Společnost JLL proto připravila pro společnost Fresenius Kabi třífázový plán návratu do jejich české a slovenské kanceláře. Fáze obsahují postupně se rozvolňující prostorová a fyzická opatření i pravidla chování a fungování v kanceláři. Prostorová opatření jsou pro přehlednost znázorněna na půdorysu kanceláře, na kterém jsou označena např. pracovní místa nebo relaxační zóny, které nemohou zaměstnanci využívat v prvních dvou fázích. Třetí fáze již počítá se všemi zaměstnanci na pracovišti.

„Bezpečí našich kolegů je pro nás na prvním místě. Chtěli jsme vytvořit prostředí, do kterého se budou těšit, aniž by museli mít obavy. Nechali jsme si tedy poradit od odborníků. Výsledný plán nám umožnil rychlý návrat do kanceláří, usnadnil rozhodování i interní komunikaci,“ uvedl Marek Tietze, finanční ředitel společnosti Fresenius Kabi.

Vendula Bláhová, specialistka na pracovní prostředí v JLL, spolupráci shrnuje slovy: „Byla zapotřebí rychlá reakce. Nyní je ale Fresenius Kabi připraven na hladký postupný návrat do provozu. Zkombinovali jsme know-how JLL s konkrétními potřebami a požadavky klienta. Výsledný třífázový plán umožňuje i pružnou reakci na případné opětovné rozšíření COVID-19 v populaci – pak je vše připraveno na to vrátit se o fázi zpět.“

Také JLL musela naplánovat návrat svých zaměstnanců do kanceláří. Od začátku karantény do ní docházelo jen pár zájemců, kteří neměli přijatelné podmínky pro práci z domova. V kanceláři fungovala jen recepce a nad chodem zavřené kanceláře dohlížela office manažerka. Od 18. května do kanceláře dochází zaměstnanci ve dvou oddělených skupinách. Také jsou definována pracovní místa, která zaměstnanci mohou a nemohou využívat. Podrobně definovaná jsou rovněž pravidla užívání kanceláře a především jejích společných prostor, například dodržování rozestupů. Opatření jsou zaměstnancům průběžně komunikována a na pracovišti připomínána plakáty. JLL vyhradila a fyzicky oddělila jednu část kanceláře, kam mohou docházet ti, kteří potřebují pracovat v kanceláři každý den. Všechna tato opatření jsou zavedena z důvodu ochrany zdraví zaměstnanců a zároveň pro to, aby se v případě výskytu nákazy u některého ze zaměstnanců nemusela zavřít celá kancelář.

Část půdorysu pražské kanceláře společnosti JLL

Zdroj: JLL

Fungování firem v „novém normálu“

Ačkoliv mnoho firem zjistilo, že jsou schopné fungovat na dálku, kanceláře nevymizí. Ale změní se. Pro zachování firemní kultury, loajality a kontinuity je pro firmy důležité, aby zaměstnanci docházeli pravidelně do kanceláře - aby se navzájem potkávali a probíhala mezi nimi interakce. Jedině tak mohou firmy inovovat a udržet si své místo na trhu. Proto musí firmy zajistit bezpečné pracovní podmínky, aby mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem nadále fungovala vzájemná důvěra. První rychlou reakcí, tedy plánem na návrat do kanceláří, tak vše nekončí. Pracovní prostředí se bude v řadě firem v nadcházejícím období nově definovat.

Zkušenosti s COVID-19 přináší větší důraz na nové způsoby práce, technologickou vybavenost kanceláří, připravenost firem na podobné krize, orientaci na data, umělou inteligenci a robotiku, společenskou odpovědnost firem, udržitelnost a flexibilitu.

„I v případě definice ‘nového normálu’ platí, že neexistuje žádné univerzální řešení. Každá firma má jinou výchozí pozici, jiné potřeby a styly práce. Obecně ale očekáváme postupnou digitalizaci obsahu i určité části komunikace, rozšíření možností pro občasnou práci z domu, a ještě větší příklon k tématu zdraví a pohodlí zaměstnanců při řešení pracovního prostředí. Také osobní zodpovědnost zaměstnanců touto zkušeností vzroste a nemocní kolegové tak zůstanou spořádaně doma,“ uvedla Vendula Bláhová z JLL.

Doposud jsme před viry chránili své počítače, teď musíme chránit i prostředí, ve kterém pracujeme. Kanceláře společnosti Wargaming se rozšiřují a design tým společnosti Tétris navrhuje celkový prostor o 2 400 m². Společnosti záleží na zdraví jejich zaměstnanců, což se odráží na implementaci nové vize do jejich kanceláří.

„Space plany budou o hodně flexibilnější, v rámci rozestupu stolů, využívání doplňujícího sedacího nábytku a kolaboračních zón. Zasedací místnost, která by ještě před pár týdny byla dimenzována pro šest lidí, bude nově pro tři,“ uvedl Tomáš Pfeifer, design leader ve společnosti Tétris. Také je v plánu klást důraz na používání dodatečných prvků ve formě transparentních paravánů, úložných prostor či akustické bariéry, které mohou podporovat fyzický odstup.

„Regulovat se bude i pohyb lidí to ve formě navigačního systému. Technologie ve formě filtrace vzduchu, pohybových čidel a sterilizace prostředí bude v každém případě velkým benefitem. Jedním ze zvažovaných návrhů fit-outu je i koncept zeleně (tzv. biophilic concept) s pečlivě vybranými rostlinami, které budou napomáhat čištění vzduchu v kancelářích,“ komentuje Monika Teglas, architektka ve společnosti Tétris.

Cesta firem k novému normálu

Zdroj: JLL