Implementace systému AMI ve Východoslovenské energetice Holding a.s.

Správa budov a majetku neboli Space management

Základem řešení je oblast Space managementu, tedy evidence budov a jednotlivých prostor VSE Holding se zaměřením na sledování obsazenosti jednotlivých prostor a interní přeúčtování nákladů. Tuto oblast pokrývají naše moduly AMI Budovy, Areály a Osoby a zaměstnanci. V rámci řešení se počítá s širokým využitím stávajících nebo customizovaných reportů pro podporu tzv. SLA – tedy sledování kvality a nákladovosti služeb jako např. úklid nebo kosení trávy.

Základem pro úspěšnou implementaci Space managementu jsou data. VSE Holding naštěstí disponovalo téměř kompletní výkresovou dokumentací jednotlivých budov a jejich vnitřních prostor ve formátu AutoCADu, takže jedním ze základních požadavků bylo zajištění importu těchto dat. Konkrétně se jednalo o dočištění, zaplochování a import do databáze, kde se tato data pak napojovala na ostatní údaje importované většinou z excelovských tabulek. Další doplňování a čištění datové základny pak už probíhá přímo v prostředí systému AMI. Výsledkem je tedy kompletní dokumentace budov, místností a společných zařízení, která jsou prezentována i v grafické podobě tzv. floorplánů. Právě grafická prezentace usnadňuje orientaci a umožňuje si uvědomit souvislosti, které z textové či tabulkové prezentace nejsou zřejmé.

Facility Manager

V rámci Space managementu jsou řešeny i informace o areálech, které jsou potřebné pro řízení a správu činností souvisejících s venkovní údržbou, např. správa parkovacích ploch nebo zajištění údržby zeleně.

Významnou součástí řešení je implementace rozhraní na SAP, kde se primárně udržují data o organizační struktuře, nákladových střediscích, jednotlivých zaměstnancích apod. Tyto informace jsou pak využívány a zpracovány v systému AMI např. při zpracování analýz využití a nákladovosti jednotlivých prostor. Systém AMI rovněž poskytuje informace zpětně do SAPu, a to formou účelových reportů.

Podpora procesů správy nemovitostí

Další důležitou oblastí řešení jsou moduly HelpDesk pro řešení požadavků údržby a inovovaný modul Rezervace, který řeší využívání zasedacích místností, včetně řízení interních nákladů na jejich pronájem a související služby.

Modul Helpdesk poskytuje základní podporu procesům spojených se správou budov a nemovitostí a v případě VSE Holdingu představuje jednotné místo, prostřednictvím kterého mohou zaměstnanci hlásit poruchy a závady, žádat o jejich odstranění, popř. objednávat další typy služeb, které poskytuje odbor správy nemovitostí. V rámci tohoto odboru pak systém AMI podporuje pracoviště dispečera, který řídí realizaci jednotlivých prací, přiděluje pracovní příkazy příslušným technikům nebo spolupracujícím složkám. Pro některé typy požadavků je přidělování prováděno automatizovaně. Součástí modulu HelpDesk je i podpora pro sledování termínů a kvality řešení jednotlivých požadavků, nástroje pro plánování a reporting o kvalitě a termínech. Samozřejmostí jsou i notifikace upozorňující pracovníky na nové úkoly nebo informující žadatele o stavu realizace jeho požadavku.

Druhým modulem z oblasti podpory procesů je modul Rezervace, který byl základním způsobem přepracován tak, aby umožňoval využití v rámci mobilních klientů (tabletů a smartphonů) a v projektu VSE Holdingu má svojí provozní premiéru. Jak už název napovídá, modul umožňuje řízenou rezervaci zasedacích místností vč. požadavků na catering nebo související služby, poskytuje přehledy o jejich využití a dává podporu pro interní přeúčtování nákladů. Součástí řešení je i integrace na aplikaci Microsoft Outlook, kam jsou údaje o jednotlivých rezervacích automatizovaně přenášeny, což se využívá např. při distribuci pozvánek na jednání.

V současné době je systém AMI naimplementován pro oblast Space managementu a bylo pro nás příjemným překvapením, že po úvodním zaškolení se zákazník rozhodl zkrátit fázi testovacího provozu a nyní již pracuje se systémem v ostré provozní verzi. Zároveň probíhá pilotní provoz nadstavbových procesních modulů Helpdesk a Rezervace s cílem ověřit správné nastavení procesů a doladit organizační zajištění jednotlivých aktivit.