Průzkum asociace IFMA CZ: Ministerstva mohou dosáhnout až stamilionových úspor, s penězi nakládají nehospodárně

„Podle získaných dat pouze Poslanecká sněmovna a Ministerstvo zahraničních věcí aplikuje moderní formy facility managementu, které jim dokážou uspořit řádově miliony korun ročně. Sněmovna navíc k údržbě a podpůrným službám využívá externí firmu a kvalitu činností sleduje prostřednictvím výkonnostních ukazatelů KPI. Pro sledování nakládání s energiemi využívá tyto ukazatele už pouze Ministerstvo zdravotnictví,“ říká prezident asociace facility manažerů Ondřej Štrup.

Průzkumu oslovil celkem 14 ministerstev, Úřad vlády, Poslaneckou sněmovna a Senát prostřednictvím dotazu na základě svobodného přístupu k informacím. Do průzkumu s údaji mezi lety 2011 – 1. poloviny roku 2014 přispělo bezplatně 13 ze 17 subjektů. Úřad vlády, Senát, Ministerstvo kultury a Ministerstvo práce sociálních věcí, požadovaly za zaslání kompletních informací peníze. Celkový součet objemu prostředků za správu resortů a nemovitostí ze získaných dat dělá v průměru 3,5 miliardy korun ročně, což je za sledované období přes 12 miliard korun.

Ministerstva nejvíce hřeší právě na neschopnost měřit prostřednictvím jednotné metodiky efektivitu vykonané nebo koupené služby. Nemají tudíž jak měřit, jestli prostředky na správu resortu a nemovitostí nevydala účelně či zbytečně. Ukazatele KPI (dle ČSN EN 15221-3) jsou nástrojem, který to může zajistit. Právě nepostižitelnost „nekvality“ ve výběrových řízeních směřuje k nereálně podceněným nabídkám.

Výsledkem je nekvalita, častá výběrová řízení a mnohá vedlejší negativa, jako jsou nutnost vyššího počtu úředníků, nebo dokonce vyšší nemocnost (zavedením certifikací budov, a tím výrazného zpřísnění parametrů výstavby i služeb se na těchto pracovištích o dvě procenta snížila nemocnost). „Je potřeba počítat s tím, že tlakem na kvalitu se zvýší ceny služeb, to se však následně projeví v kvalitnějších pracovních podmínkách, a tím i ve zvýšení produktivity práce a celkově se uspoří až 20 procent úspor finančních prostředků ve státní správě,“ říká prezident asociace Ondřej Štrup.

Ministerstva nemají na správu budov a nemovitostí certifikované odborníky

Problém ve státních úřadech je také s efektivním outsourcingem. Osm ministerstev si podpůrné služby zajišťuje samo, u šesti z nich chybí vyhodnocení efektivity in-house řešení správy nemovitostí a dalších služeb. Odborné práce, jako je facility management, ale nelze zajišťovat vlastními pracovníky ani v soukromých firmách, natož ve veřejném sektoru. Zaměstnanci nemohou mít příslušnou odbornost a certifikáty. Rekvalifikací facility manažerů se mezi 280 absolventy aktivně účastnili pouze dva zástupci Ministerstva obrany.

„Většina pokrokových zemí se v poslední době soustřeďuje právě na oblast efektivního outsourcingu podpůrných služeb ve veřejných institucích. Současná legislativa a kroky antimonopolního úřadu to značně znesnadňují. Pokud setrváme v současné formě zajištění, pak efektivita práce na jednotlivého úředníka bude stále vykazovat tragické parametry. Většina současných snah směřuje k tlaku na propouštění úředníků a snižování jejich počtů, ale toho nelze dosáhnout bez současného zajištění efektivní podpory těch, kteří zůstanou v pracovních poměrech,“ říká Štrup.

Ministerstvům chybí jednotná metodika sledování provozních nákladů

Pokud pomineme správu nemovitostí na Ministerstvu obrany, která je kvůli rozsahu majetku extrémně vysoká (za rok 2013 1,8 miliardy korun), pak je zajímavé vzájemné porovnání nákladů v resortu a nákladů na správu vlastních majetků. Některé instituce deklarují minimální provozní náklady na resortní provoz (nejnižší např. Ministerstvo životního prostředí 3,5 milionů korun na resortní náklady a 14 milionů za správu budov), u některých je to přesně naopak (Ministerstvo dopravy uvádí 310 milionů za správu resortu a 20 milionů za správu budov). Bez bližšího rozboru lze tedy najít jasné rozpory mezi uvedenými údaji ministerstev, což ukazuje nejednotnou formu reportingu nákladů.

Tyto výsledky by měly být podnětem k jasné specifikaci jednotlivých parametrů. Pro tyto účely zřídila Evropská unie jednotnou normu (ČSN EN 15221), která ve své čtvrté části specifikuje strukturu podpůrných služeb (FM služeb), v šesté části sjednocuje specifikaci výměr a v sedmé zavádí jednotný pohled na benchmarking (porovnávání). „Zavedení těchto principů, a zejména proškolení úředníků tak, aby tyto principy (normy) znali a používali, by bylo prvním krokem ke sjednocení takovýchto průzkumů. Navíc by tito proškolení úředníci byli oporou pro ministry a jejich náměstky v případě posuzování možných úspor, ale zejména zvýšení produktivity vlivem efektivnější a účinnější podpory jednotlivých pracovníků těchto institucí,“ vysvětluje Ondřej Štrup.

Neexistuje jednotný standard plochy na jednoho úředníka

Vysoké rozdíly mezi ministerstvy jsou také v případě průměrné plochy na jednoho úředníka. Například jeden zaměstnanec Ministerstva dopravy má k dispozici neuvěřitelných 23 m² plochy, což je skoro trojnásobek oproti Ministerstvu obrany (8 m²/zaměstnance) nebo Ministerstvu životního prostředí (8,5 m²/zaměstnance). Budovy tak nemají sjednocené výměry na pracovníka, což může být způsobeno nevhodnými historickými objekty, v nichž většinou sídlí a které jsou pro účely administrativního provozu často nevyhovující.

Výměry kolem 7–8 m² odpovídají spíše moderním otevřeným kancelářím (zde to málokterá instituce splňuje), běžné prostory s kancelářemi by odpovídaly výměrám kolem 10–12 m², a to při optimálním využívání. „Mnohé historické budovy však neumožňují využití hlubokých místností, kde světlo je v souladu s hygienickými předpisy pouze v blízkosti oken, a hlubší prostory se proto používají jako odkladní či pro jednání. Proto je zarážející, kolik institucí uvádí relativně optimální až neuvěřitelně efektivní využívání prostor na pracovníka, když většina užívaných objektů trpí právě výše zmíněným nedostatkem. To si lze vysvětlit pouze nedokonalým a nejednotným standardem výkazu výměr, které očividně chybí,“ vysvětluje Štrup.

Další analyzovaná data poukazují na nedostatky při používání softwarového vybavení pro správu nemovitostí. Úřady používají nevhodné účetní programy, a nemohou tedy mít dostatečné informace o jednotlivých službách facility managementu.

„Tento průzkum je pouze první vlaštovkou na cestě ke kvalitnějšímu užívání veřejného majetku a zkvalitnění podpory našich úředníků. Jednoznačně prokázal katastrofální přístup k jednotnému standardu Evropské unie, který sjednocuje terminologii a procesy podpory správy majetku a řízení podpůrných služeb (Facility managementu). Prokázal, že ve správě objektů veřejné správy jsou výrazné nerovnosti, různé přístupy a jednoznačně zde jsou zde velké rezervy v efektivně připraveném a realizovaném outsourcingu služeb dnes již běžném v komerční oblasti,“ uzavírá hodnocení prezident asociace Ondřej Štrup.

Kontakt: Ondřej Štrup, IFMA Fellow, prezident IFMA CZ, ondrej.strup@ifma.cz, 602 226 403

Zaslaný dotazník

1. Používali jste v rámci správy vašich budov a objektů v letech 2011, 2012, 2013 a v současnosti firmy poskytující outsourcing služeb týkajících se správy objektů a péče o zaměstnance? Jaká firma to byla/je a kolik jste v jednotlivých letech takové firmě, pokud jste využili jejich služeb, zaplatili?
2. Jakou částku jste v jednotlivých letech 2011, 2012 a 2013 zaplatili za provozní náklady vašeho rezortu?
3. Jakou částku jste v jednotlivých letech 2011, 2012 a 2013 platili za služby související se správou vašich budov a objektů a jakou částku měsíčně platíte v průměru v letošním roce? (Prosím rozepsat služby související s úklidem, ostrahou objektů, elektrickou energií, vodným, výdaji za opravu objektů a údržbu zeleně.)
4. Na kolik a jak konkrétně využíváte při správě vašich objektů KPI ukazatele?
5. Kolik máte v současnosti zaměstnanců a jaká je průměrná plocha na jednoho vašeho zaměstnance?
6. Jaký software používáte při sledování nákladů na správu svých budov a objektů, na kolik vás přišlo pořízení tohoto softwaru?
7. Jaké údaje uvádíte do Centrálního registru administrativních budov (CRAB)?
8. Aplikovali jste do běžného provozu normu ČSN EN 15221 – Facility management?