Práce s aktéry městských stavebních projektů: informovat, naslouchat a spoluplánovat
Článek se zaměřuje na práci se zainteresovanými stranami městských stavebních projektů. Nevhodná komunikace a z ní plynoucí konflikty mohou výrazně ohrozit realizaci projektu. Cílem systematické práce se zainteresovanými stranami je prostřednictvím oboustranné komunikace zvýšit kvalitu výsledků projektu, podpořit přijetí projektu a dosáhnout maximální spokojenosti zainteresovaných stran. Autoři prezentují proces participativního navrhování budov na příkladu projektu přestavby budovy ZŠ a MŠ v Postřekově.
Mezi hlavní nedostatky stavebních projektů dotýkajících se městských budov patří zanedbávání komunikace a spolupráce s cílovými skupinami těchto projektů. Článek poukazuje na možné zdroje konfliktů mezi aktéry projektů, shrnuje principy participace a prezentuje příklad zapojování aktérů projektu přestavby základní školy.
Úvod
Městské stavební projekty často vykazují nedostatky způsobené opomíjením přípravné fáze. Ukvapené investice vedou k přehlížení nedostatků projektů a opomíjení potřeb cílových skupin. Poptávka ze strany města bývá definována příliš vágně, což podporuje výběr generických, nenápaditých řešení bez zohlednění jejich energetické náročnosti a potenciálu využití moderních technologií v budově. Zanedbávání spolupráce se zainteresovanými stranami projektů nejen že snižuje kvalitu projektu, ale přispívá k odmítnutí projektu veřejností a vzniku konfliktů. Mezioborový tým UCEEB se proto před několika lety začal zabývat komplexním navrhováním veřejných budov, které kombinuje objektivní hodnocení kvality projektů a metody participativního navrhování budov. Tento článek se zaměřuje na oblast práce se zainteresovanými stranami.
1 Zainteresované strany projektů
Realizace každého projektu má dopad na určitou skupinu subjektů, které zároveň mohou ovlivnit jeho průběh a úspěch. Tyto subjekty nazýváme zainteresované strany (stakeholder). Pojmem zainteresovaná strana může být označena organizace, uskupení či jednotlivci. Klíčovou součástí každého projektu by měla být analýza zainteresovaných stran, která umožní určit, jaké jsou zainteresované strany projektu a rozdělit je do skupin. Různé zainteresované strany se liší například tím, jaký mají postoj k projektu, jaký vliv mohou mít na průběh či výsledek projektu a jaký je jejich počáteční postoj. Vhodné zapojení zainteresovaných stran do projektů může zvýšit jejich spokojenost a zvýšit kvalitu projektu.
Předtím než se podíváme na to, jakým způsobem se dá se zainteresovanými stranami aktivně pracovat, považujeme za důležité poukázat na několik faktorů, které ohrožují kvalitu a přijetí projektů. Jejich kumulace může vyústit až v odpor vůči projektu. Jako příklad těchto faktorů můžeme zmínit následující:
- Pozdní nebo nedostatečná komunikace: Zadavatel projektu často odkládá začátek vnější komunikace. Důvodem může být strach z průtahů, potřeba připravit projektu politickou půdu či prosté opomenutí komunikace. Často se pak stává, že se komunikace s veřejností ujímá opozice či občanské hnutí. Veřejnost má pak dojem, že bylo odhaleno tajemství či spiknutí. Nedostatek informací o projektovém záměru může zvýšit obavy a nahrává konspiračním teoriím a katastrofickým scénářům.
- Efekt NIMBY: Doslova „ne na mém dvorku“ (not in my back yard). Efekt pramení z vnímané nerovnováhy v distribuci rizik a zisků. Lidé v okolí projektu jsou jím dotčeni více než ostatní, aniž by jim byla jimi vnímaná újma kompenzována. Tento fenomén se objevuje například u výstavby průmyslových objektů nebo objektů zabírajících zelené plochy.
- Prezentace jediné varianty řešení: Snaha prosadit jedinou variantu řešení znemožňuje zainteresovaným stranám posoudit její výhody a nevýhody ve srovnání s jinými variantami. Často se pak zaměří právě na nevýhody řešení.
- Participace na oko: Využití manipulativních technik označkovaných jako participace či využití nepromyšlených technik a postupů bez reálného provázání s projektem. Pokud se proces participace nijak neprojeví na výsledku, dochází k deziluzi zapojených aktérů.
2 Pilíře participace: Informovat, naslouchat a spoluplánovat
Za účelem práce se zainteresovanými stranami byla vytvořena celá řada konceptů a technik. V prostředí městských projektů se nejčastěji setkáme s pojmem participace, který vyjadřuje aktivní zapojení a spoluúčast na rozhodování. Zjednodušeně můžeme popsat tři pilíře či stupně participace: Informování, naslouchání (mapování potřeb) a aktivní zapojení do plánování a realizace. Míra zapojení různých zainteresovaných stran v rámci jednotlivých úrovní participace se odvíjí od výsledků analýzy zainteresovaných stran. Neplatí tedy, že je vždy ideální maximální míra participace pro všechny. Musíme operovat s tím, že máme omezené zdroje, personální kapacitu a čas a i jednotlivé zainteresované strany se liší zájmem o projekt a mají omezenou časovou kapacitu a pozornost, kterou mohou projektu věnovat.
2.1 Informovat
Distribuce informací o projektu je nejnižší úrovní práce se zainteresovanými stranami a podkladem pro vyšší úrovně participace. Každý projekt by měl mít zpracovanou komunikační strategii, která stanoví komu, kdy, jak a jaké informace předávat. Komunikační strategie by měla řešit nejen komunikaci projektu veřejnosti, ale také komunikaci uvnitř projektového týmu a se zadavatelem projektu.
Příklad šablony pro komunikační strategii:
Obr. 1: Komunikační strategie projektu
2.2 Naslouchat
Vyšším stupněm práce se zainteresovanými stranami je mapování jejich potřeb, preferencí a postojů. Mapování potřeb lze efektivně využít jak v případě novostaveb, tak v případě rekonstrukcí a stavebních úprav. V druhém případě lze kromě potřeb s pomocí uživatelů zmapovat současný stav, kvalitu vnitřního prostředí či stávající provozní nedostatky. Pro mapování potřeb lze využít řízenou diskusi, pohovory s klíčovými hráči nebo dotazníkové šetření. Častým nedostatkem je využívání nepromyšlených metod bez zvážení jejich přínosu pro projekt.
Výsledky mapování, mohou sloužit jako jeden z podkladů pro zadání architektonické soutěže, respektive zadání pro projektanta. Mapování potřeb tak může zvýšit kvalitu stavby s ohledem na reálné požadavky zainteresovaných stran. Mapování také přispívá k přijetí projektu veřejností.
2.3 Spoluplánovát
Zapojení do procesu plánování a rozhodování je považováno za nevyšší stupeň participace. Na tomto stupni jsou zástupci zainteresovaných stran přizváni, aby komentovali předkládané návrhy architektů, přicházeli s vlastními nápady a dávali jednotlivým návrhům preferenční hlasy. Takováto míra zapojení dále zvyšuje kvalitu projektu, neboť je možno do projektu zapracovat specifické požadavky, které nebyly dostatečně zachyceny ve fázi mapování potřeb či zohledněny v předběžném návrhu architektů. Vysoká míra zapojení také podporuje vytvoření takzvaného psychologického vlastnictví – přijetí projektu a jeho výsledku za svůj. Psychologické vlastnictví znamená změnu ve vnímání z „Jejich projekt“ na „Náš projekt“.
3 Příklad z praxe: Participativní navrhování školních budov
Univerzitní centrum energeticky efektivních budov ČVUT (UCEEB) se v minulosti podílelo na několika projektech přestavby, rekonstrukce, dostavby či výstavby školských budov. Jako ukázku participativního přístupu představíme metodiku, která vzešla z naší dosavadní zkušenosti s těmito projekty a která se v průběhu posledních dvou let dynamicky vyvíjela. V současné podobě ji využíváme v projektu výstavby nové budovy ZŠ a MŠ v Postřekově. Popíšeme obvyklý postup, který se může měnit v závislosti na typu projektu a možnostech zadavatele. Postup UCEEB běžně kombinuje expertní posouzení projektu a participativní část, metodiku popíšeme z pohledu participativní části.
Obr. 2: Metodika pro zapojování zainteresovaných stran
3.1 Zahájení spolupráce a vytvoření společného plánu
Na začátku spolupráce je klíčové zjistit, jaké rámcové představy a očekávání má zadavatel o průběhu, výsledku a řízení projektu a zároveň mu srozumitelně představit možnosti a kompetence týmu včetně tématu participace. Za tímto účelem probíhá osobní setkání, kterého se za UCEEB účastní architekti, projektový manažer, experti na participaci a na straně zadavatele jsou přítomni zástupci školy a zástupci vedení municipality. Na základě této schůzky je vytvořena konkrétní nabídka a připravena smlouva.
Samotné participaci předchází návštěva na místě a analýza zainteresovaných stran. Výsledkem je výběr cílových skupin pro jednotlivé úrovně participace od prostého informování, po aktivně zapojené do přípravy projektu.
3.2 Mapování potřeb zainteresovaných stran
Typickými skupinami zapojenými do fáze mapování potřeb jsou: personál školy, žáci, rodiče žáků a zástupci neziskových a volnočasových organizací. Zařazení prvních tří skupin je zřejmé. Zástupce neziskových a volnočasových organizací zapojujeme, abychom ověřili jejich zájem využívat budovu mimo vyučování. Je důležité si uvědomit, že školní budova může sloužit jako prostor pro volnočasové, společenské a kulturní aktivity a to zejména na menších městech.
Přípravou půdy pro mapování potřeb je setkání s vedením školy a správou budovy, kteří pomohou pochopit režim provozu budovy a specifické potřeby instituce. Vedení školy se zároveň podílí na přípravě zapojení učitelů, žáků a rodičů.
Metody pro mapování potřeb je vždy třeba přizpůsobit možnostem dané cílové skupiny. Učitele zapojujeme formou řízeného setkání, kterému předchází prezentace projektu. Pro nejmenší děti se osvědčily pracovní listy, které obsahují jednoduché otázky a zadání kreativních aktivit. Pro starší žáky a rodiče využíváme zpravidla elektronický dotazník doplněný o informace o projektu, případně představení tématu udržitelnosti budov.
3.3 Tvorba a hodnocení architektonických návrhů
Výsledky mapování jsou zpracovány do komplexní zprávy, jejíž závěr se jednak přímo promítne do zadání souběžné veřejné zakázky na ideový koncept či architektonické soutěže a jednak toto zadání doplňuje, coby příloha. Následuje hodnocení odbornou porotou, která opět hodnotí na základě zadání a přihlíží k identifikovaným potřebám. Porota popíše silné a slabé stránky návrhů, formuluje doporučení a seřadí návrhy dle celkového hodnocení. Před další fází mohou být ještě ateliéry osloveny s možností vyjádřit se k připomínkám poroty a zapracovat případné změny. Fáze odborného hodnocení může případně následovat až po participativním setkání, záleží na povaze a rozsahu projektu. Je ale důležité dopředu zvážit pořadí jednotlivých aktivit i jejich vzájemnou provázanost.
3.4 Zapojení cílových skupin do komentování návrhů
Na řadu opět přichází zapojení zainteresovaných stran, které jsou přizvány ke společné diskusi nad vybranými návrhy. V praxi jsou na setkáních představeny 2–3 nejlepší návrhy, aby měli účastníci možnost srovnání. Vhodné je uspořádat minimálně dvě oddělená setkání – jedno pro zástupce školy a druhé pro zástupce veřejnosti a neziskového sektoru. Dále je žádoucí do komentování aktivně zapojit žáky školy. Účelem této fáze je:
- Představit stav projektu a architektonické koncepty
- Zodpovědět dotazy týkající se projektu a technických možností
- Získat zpětnou vazbu na jednotlivé koncepty včetně možnosti jejich doplnění či přepracování
- Získat konkrétní nápady a podněty
- Definovat představu o ideální podobě budovy školy
- Zmapovat obavy vztahující se k přestavbě školy
Setkání by měli řídit odborníci na participativní plánování, kteří zajistí jeho plynulý průběh a kvalitní zpracování výstupů. Dále je žádoucí, aby se setkání účastnili buďto nezávislí architekti či přímo autoři návrhů, kteří mohou zodpovědět případné dotazy účastníků vztahující se k návrhům nebo k projektu jako celku. Pokud se setkání účastní autoři návrhů, je třeba jasně vymezit jejich roli a dát všem stejné podmínky. Setkání by se nemělo zaměřovat pouze na komentování a hodnocení návrhů, ale mělo by směřovat k popisu obecných požadavků na finální projekt.
Výsledky této fáze slouží jako podklad pro další rozhodování zastupitelstva města a také jako klíčový vstup pro přípravu finálního architektonického návrhu a stavebního projektu.
Obr. 3: Příklady podnětů od zaměstnanců školy
3.5 Zhotovení finálního návrhu
Město na základě předchozích fází upřesní specifikaci zadání a vybere dodavatele projektové dokumentace. V praxi je vybrán jeden z architektonických konceptů, do nějž jeho projektanti zapracují připomínky zadavatele, zainteresovaných stran a nezávislých expertů, například v oblasti energetiky.
3.6 Připomínkování finálního návrhů
Před schválením projektu zastupitelstvem je žádoucí provést poslední kontrolu a to opět se zapojením vybraných zainteresovaných stran i nezávislých expertů. Cílem je posoudit, do jaké míry respektuje výsledný návrh požadavky plynoucí z participativního plánování i expertních doporučení.
3.7 Další kroky
V průběhu projektu je důležité průběžně informovat zainteresované strany, obzvláště tehdy, když jim projekt může způsobit nějaké omezení. Po skončení projektu by mělo být uspořádáno slavnostní otevření veřejnosti. V průběhu prvního půl roku až roku od ukončení stavebních prací je vhodné realizovat tzv. „post occupancy“ měření. Jedná se o analýzu toho, jak se budova reálně chová (například provozní náklady, energetický profil, vnitřní prostředí) a jak jsou uživatelé spokojeni s výsledkem. Na základě analýzy je možné realizovat finální optimalizaci provozu či zásahy na úrovni regulace systémů v budově.
Závěr
Kvalitu veřejných stavebních projektů lze zvýšit tím, že se do jeho přípravy zapojí zástupci zainteresovaných stran a nezávislí experti. Výsledné řešení je lépe přijímáno veřejností a plní potřeby osob, které budovu pravidelně užívají. Zapojení nezávislých expertů zajišťuje garanci kvality a podporuje využívání moderních a energeticky efektivních řešení.
Tento příspěvek vznikl za finanční podpory MŠMT v rámci programu NPU I č. LO1605 – Univerzitní centrum energeticky efektivních budov – Fáze udržitelnosti.
Literatura
- JEFFERY, N. Stakeholder Engagement: A Road Map to Meaningful Engagement. Doughty Centre, Cranfield School of Management, 2009.
- LUYET, V., SCHLAEPFER, R., PARLANGE, M. B, BUTTLER A.: A framework to implement Stakeholder participation in environmental projects, Journal of Environmental Management, 2012, str. 213–219
- PENDALL, R. Opposition to Housing: NIMBY and Beyond. Urban Affairs Review, 35(1), 1999. 112–136.
- RITCHIE M., CHAPPIDI N. Project Stakeholder Engagement Overview and Guidance. Information Services, 2008.
The article describe the communication and cooperation of urban projects stakeholders. Inadequate communication can raise conflicts which could obstruct project realization.