Evropská konference facility managementu – EFMC 2013

V termínu od 22. – 24. května 2013 uspořádala Evropská asociace Facility managementu (EuroFM) a Mezinárodní asociace Facility managementu (IFMA) konferenci EFMC 2013 v Praze, v Kongresovém centru. Lokálními hosty této prestižní akce byly Česká pobočka mezinárodní asociace Facility managementu (IFMA CZ) a Slovenská asociace Facility managementu (SAFM). Konferenci navštívilo přes 600 účastníků.

Poprvé v historii této největší evropské konference se místem jejího konání stala Česká republika. Velkou zásluhu na tom má prezident IFMA CZ, pan Ing. Ondřej Štrup, který je současně i místopředsedou EuroFM.

Mezinárodní konference byla rozdělena na více akcí.

První den, 22. května 2013 se na ČVUT, Fakultě stavební, Katedře technologie staveb, konal EUROFM RESEARCH WORKSHOPS. Akce byla uspořádána pro profesory účastnící se výzkumu FM. Akce se zúčastnili profesoři těchto univerzit: Oslo and Akershus University College of Applied Sciences, Aalto University Finland, Roskilde University (RUC) Denmark, ZHAW Zurich, University of Bristol UK, Hague University of Applied Sciences Holandsko, Technical University of Denmark Holandsko, Delft University of Technology Holandsko, NHTV Breda University of Applied SCiences Holandsko, Vienna University of Technology (TU Wien) – IFM aj.

Zahajovací část byla věnována představení českých a slovenských univerzit a formy vzdělávání FM. Bohužel to ukázalo na skutečnost, že forma vzdělávání je u nás i na Slovensku nedostatečná. Oproti ostatním zemím, jako je např. Holansko či Rakousko, kde jsou univerzity zaměřené přímo na FM a probíhá v rámci těchto škol také výzkum oboru, u nás jsme pouze v rovině předmětu FM v rámci oborů (např. na Katedře ekonomiky řízení ve stavebnictví či Katedře technologie staveb na Fakultě stavební, ČVUT Praha) na vysokých školách nebo kurzů u komerčních subjektů, které převyšují nabídku vysokých škol. Tento fakt moc nepomáhá osvětě oboru ani nepodporuje šanci na akceptování MŠMT jako plnohodnotného oboru pro získání magisterského studia či zařazení profese Facility manažer do seznamu profesí. V tomto směru má Česká republika velký dluh v oboru.

Studie Přidaná hodnota v FM – pohled zákazníka

Zajímavý příspěvek byl na téma „Přidaná hodnota v FM – pohled zákazníka“ od prof. Dr. Christiana Coenena and Ying Ying Schäfer-Cui, Institute of Facility Management, Zurich University of Applied Sciences, Švýcarsko. Tato studie se zaměřila na business-to-business (B2B) obchodní vztahy mezi FM zákazníky a externími dodavateli. Výzkum přijímá pohled kupujícího s cílem identifikovat rozměry přidané hodnoty nabízených služeb. Tento výzkum byl veden jako mix metod, včetně kvalitativní literatury, workshopů a diskusí s FM akademiky, rozhovory s FM manažery a on-line průzkumem. Dotazník byl rozeslán cílovým uživatelům na 478 e-mailů. Do šesti týdnů vyplnilo dotazník 60 respondentů. Šest odpovědí přišlo z Dánska, tři z Německa, dva z Velké Británie, 47 ze Švýcarska a dva z jiných zemí. Respondenti pocházeli z různých odvětví a zastávali seniorské pozice ve společnosti. Průběrně měli osmiletou praxi v oboru a průměrně 6,9 roků zkušenost s dodavateli FM služeb.

Výsledkem průzkumu je devět hodnot, které byly zjištěny jako přidaná hodnota poskytovaných FM služeb z pohledu zákazníka.

1. Kvalita FM služeb

Kvalita služeb je zásadní, protože kvalita podpůrných procesů může významně ovlivnit primární aktivity a cíle klientské organizace. Kvalita některých FM služeb je do jisté míry na dodavateli služeb, který splňuje požadavky zákazníka. Klíčové aspekty jsou výkon, spolehlivost a důslednost v průběhu času.

2. Dodávka služeb

Dodávka služeb je také důležitým rozměrem přidané hodnoty u externích poskytovatelů. Dodavatelé vytvářejí hodnoty v této oblasti tím, že důsledně dodržují termíny dodávek, přizpůsobující se změnám termínů a správně poskytují dohodnutou FM službu. Proto má tato hodnota vliv na stanovení vztahu mezi zákazníky a dodavateli FM.

3. Know-how dodavatele

V mnoha odvětvích se firmy obrací na dodavatele, aby jim pomohli dosáhnout větší konkurenceschopnosti. Výzkum v oblasti řízení vztahů naznačuje, že obchodní vztahy představují strategický zdroj k získání konkurenčních výhod. Dodavatelé mohou nabídnout odborné technické znalosti, které zákazník nemusí znát. Proto je výhodné pro zákazníka využívat od svých dodavatelů jejich know-how. FM dodavatelé mohou svým zákazníkům nabízet přístup k poznatkům z hlediska nabídky na trhu, při zlepšování stávajících služeb a rozvoji nových služeb.

4. Podpora Core business (hlavní činnosti)

FM služby poskytují zákazníkům podporu jejich hlavní činnosti. V případě, kdy FM služby zajišťuje externí dodavatel, se zákazník může více zaměřit na podporu své hlavní činnost. Ze studií v oblasti FM, můžeme u externích dodavatelů považovat za přidanou hodnotu to, že se klient může více zaměřit na produktivitu zaměstnanců, zvýšení jejich spokojenosti a inovací obchodních procesu.

5. Podpora při odstraňování potíží

Tato hodnota byla původně definována jako servisní podpora (dle dostupné literatury). Po rozhovorech s Facility manažery a diskuzí s FM akademiky byla upravena tak, že společnosti vyžadují, aby FM dodavatelé identifikovali a analyzovali možná rizika nabízených služeb. FM dodavatelé mohou v tomto případě vytvářet přidanou hodnotu tím, že pomohou zákazníkům s řešením problémů a ponesou odpovědnost, když problém vznikne jejich vinou.

6. Osobní spolupráce/vzájemná komunikace

Ačkoliv jsou obchodní vztahy uzavřeny mezi organizacemi, jsou ve skutečnosti řízeny jednotlivci. Osobní vztahy jsou důležitou součástí obchodního vztahu a kupující uvádí osobní kontakt jako jeden z nejdůležitějších aspektů nákupu. Proto je osobní kontakt důležitým aspektem, který může pro zákazníka zkvalitnit spolupráci s externími FM dodavateli.

7. Sustainability (Udržitelnost)

Udržitelnost je důležitým tématem FM a má významné místo v jednáních a debatách facility manažerů. K posouzení obchodních vztahů mezí zákazníkem a dodavatelem je pro zákazníka důležité, aby dodavatel podporoval cíle zákazníka, nabízel udržitelné zdroje ve svých službách či se snažil zlepšovat jejich výkonnost.

8. Cena

Cena FM služeb je důležitým aspektem při výběru dodavatelů. Manažeři se zmínili, že cena FM služby měla největší význam při zvažování nákupu služeb. Dívali se na to, zda byla nabízená cena nad, pod nebo na úrovni soutěže.

9. Provozní náklady

Vzájemnou spoluprací lze dosáhnout zlepšení služeb, a to nejen snížením ceny. Zejména v FM jsou náklady vnímány v peněžní i nepeněžní formě, jako je čas a úsilí. Např. při jednání s dodavateli FM musí zákazník vynaložit hodně času a úsilí, aby zjistil, zda-li jsou služby prováděny správně a včas. FM dodavatelé zde tedy mohou najít více způsobů, jak zákazníkům v této oblasti přinášet přidanou hodnotu.

Závěr

Tento výzkum definoval hodnoty, které mohou přispět ke zkvalitnění služeb poskytovanými externími dodavateli. Zjištění mohou potvrdit tradiční teorii, že přidanou hodnotou pro zákazníka je vyplnění mezery mezi jasně definovanými hodnotami "co dostanete" a "co za to dáte", spíše než jen kompromisem mezi těmito dvěma rozměry.

Evropská konference Facility managementu EFMC 2013

Druhý i třetí den, tj. 23. – 24. května 2013, se v Kongresovém centru v Praze uskutečnila Evropská konference Facility managementu EFMC 2013. Konferenci navštívilo přes 600 účastníků. Přibližně 70 přednášejících z 20 zemí hovořilo na téma: „Facility management pro udržitelnou budoucnost“. Záštitu nad akcí převzal RNDr. Petr Nečas, předseda vlády České republiky. Akce se zúčastnili hlavní představitelé pořadatelů EuroFM – Ron van der Weerd, LL.M Msc Chariman, Euro FM a IFMA – Marc S. Liciardello, CFM, MBA, CM, IFMA Chair and Chief Elected Officer, 2012 – 2013 Board of Direvtors, ale také lokální organizace IFMA CZ – Ing. Ondřej Štrup, prezident a SAFM – doc. Ing. Viera Somorová, PhD., prezidentka. Za předsedu vlády České republiky na akci vystoupil JUDr. Ing. Jiří Nováček, náměstek ministra, Ministerstvo pro místní rozvoj.

Případová studie – Empire State Building

Clay Nesler, viceprezident pro globální energie a trvalou udržitelnost ve společnosti Johnson Controls (JC), představil v rámci případové studie, jak se společnosti Johnsons Constrols, podařilo během jednoho roku zvýšit energetickou účinnost Empire State Building v New Yorku o 20 %, a tím ušetřit 2,4 miliónů dolarů. Společnost Johnsons Controls jako sponzor trvalé udržitelnosti rovněž zajišťuje, aby celou akci bylo možné uspořádat bez negativního dopadu na životní prostředí. Emise CO₂, které vznikly v důsledku přípravy a realizace konference EFMC 2013 (služby týkající se cestování, stravování, klimatizace apod.), jsou kompenzovány podporou certifikovaného klimatického projektu našeho partnera KlimaINVEST. V letošním roce budou investice věnovány na projekt na ochranu lesů v Sao Paulo, Brazílie.

DEBATE OF THE YEAR – Insourcing vs. Outsourcing

Zajímavá jistě byla také tzv. debata roku, DEBATE OF THE YEAR – Insourcing vs. Outsourcing, kterou moderoval prof. Alexander Redlein, TU Vienna a pozval si k debatnímu stolu Jan Dunkelberg, Head of International Business Development, Bilfinger HSG International Facility Management GmbH; Wilfried Hauffen, Manager Purchasing and Supplier Management Germany and EMEA Real Estate Management, Baxter Deutschland GmbH; Luis A. Morejon, Deutsche Bank; Thomas Polinelli, Head of Infrastructure & Security, IWC; Andrew Price, Global Head of Corporate Clients, ISS; Hans Rijnierse, CEO Benelux, Sodexo.

Jak je z názvu uvedených společností zřejmé, tak se diskuse zúčastnili tři zástupci poskytovatele FM služeb a tři zástupci klienta/zákazníka. Všichni debatující se shodli na tom, že nelze jasně definovat, zda-li je vhodnější služby insourcovat nebo outsourcovat. Samozřejmě zde hovoříme o podpůrných službách core businessu, které definuje vedení společností. Trendy se samozřejmě mění kontinent od kontinentu, země od země, město od města, ale dokonce i službu od služby. Je velmi důležité vždy dobře zvážit, jaké služby chceme outsourcovat. Dalším měřítkem, které může mít velkou váhu při rozhodování, jsou znalosti oboru. Poskytovatelé, pro které jsou FM služby core business, samozřejmě sledují trendy, používají nejnovější technologie a celoživotně vzdělávají své zaměstnance či se spolu s akademiky zúčastní výzkumů. Což je velkou výhodou poskytovatelů FM služeb na trhu.

Dalším diskutovaným tématem bylo, zda-li si najímat jednoho integrovaného poskytovatele FM služeb, který outsourcuje všechny služby nebo si na jednotlivé služby vybrat specializovaného poskytovatele. Může opravdu integrovaný poskytovatel nabízet dobrou kvalitu všech služeb? Může např. cateringová společnost dobře nabízet službu security (nebavíme se o ostraze objektu, ale např. ochraně dat či přepravě peněz)?
Nejde totiž jen o samotnou službu, ale také o její zařazení v rámci krizového managementu, a to z důvodu, že můžeme shledat ekonomické výhody outsourcingu této služby, ale na druhou stranu můžeme zjistit, že právě outsourcingem můžeme ohrozit vlastní bezpečnost nebo bezpečnost svých klientů (např. bankovní nebo státní sektor, kde jsou uváděna citlivá data).

Zazněly zde názory, že v případě outsourcingu je vhodné volit kontrakt na 5 – 6 let. Měl by být kladen důraz na výběr poskytovatele z hlediska kvality poskytovaných služeb, které lze definovat správným nastavením KPI, a nikoliv vybírat pouze podle ceny kontraktu. Obě dvě strany se také shodly na tom, že mezi poskytovatelem a klientem vniká uzavřením kontaktu partnerství, na kterém musí po celou dobu kontraktu pracovat a hlavně vzájemně komunikovat a pravidelně vyhodnocovat poskytované služby. Zpětná vazba je zde velmi důležitá, aby byly obě strany spokojeny. Bohužel právě tato oblast – komunikace je v současné době nejslabší stránkou kontaktu.

Vždy je zajímavé sledovat debatu, kdy se poskytovatelé snaží přesvědčit klienty, aby využívali outsourcing FM služeb. Samozřejmě i na této debatě toto téma nechybělo. Můžeme jen konstatovat, že klienti jsou si vědomi toho, že outsourcing služeb jim může přinést jisté výhody, ale i nevýhody. Z debaty vyplynulo, že neexistuje jednoznačná odpověď na to, zda-li služby insourcovat či outsourcovat. Existuje zde hodně proměnných, které je nutné analyzovat a rozhodovat u každé služby individuálně.

Dalšími tématy konference byly Sustainability (udržitelnost), FM ve veřejné správě, Inovace v FM, Nové způsoby práce či BIM.

EuroFM Student Poster Competition 2013

V pátek 24. května 2013 volili účastníci na závěrečném plenárním zasedání ze tří finalistů vítěze EuroFM Student Poster Competition 2013. Soutěž byla otevřena pro studenty či absolventy bakalářských programů univerzit, které jsou členy EuroFM. Do finále postoupili Cecilie Arnold s prací na téma „NEW WAYS OF WORKING IN 2020“, Steven Schouten z The HAGUE University of Applied Sciences, Holandsko s prací na téma „ OUTSOURCING THE EASY WAY“ a Kim Ngan DAU z Aalto Univerzity, Helsinky, Finsko s prací na téma „FACILITY MAN AND INTERNATIONALIZATION“.
Vítězem byl účastníky konference zvolen Steven Schouten z The HAGUE University of Applied Sciences, Holandsko s prací na téma „ OUTSOURCING THE EASY WAY“.
Vítěz získal 1.000 Euro a volný vstup na IFMA´s World Workplace 2013 Conference & Expo do Philadelphia (USA) v termínu 2 – 4. října 2013.

Příští ročník EFMC 2014 se uskuteční ve dnech 4. – 6. června 2014 v Berlíně, Německo.

V souvislosti se závěry konference o nutnosti zlepšení vzdělávání v oblasti FM Vám nabízíme intenzívní 5 denní (3+2 dny) vzdělávací seminář Správa a provoz nemovitostí, facility management v praxi. Seminář bude zakončen písemným testem a certifikátem managera správy a provozu nemovitostí TZB-info. Zaměřen je na technické, ekonomické a energetické aspekty správy nemovitostí.