Komplexní agenda pro uvedení stavby do provozu a při užívání stavby

1. Úvod

Příspěvek si klade za cíl upozornit na provázanost problematiky správy majetku, tj. zavádění a provoz služeb facility managementu z pohledu technicko-ekonomické správy majetku a provozu budov a komplexní agendy vedené při užívání staveb. Existuje provázanost těchto služeb zejména na prostorový a stavební pasport, ale zejména na dokumentaci pro předání a převzetí stavby do užívání a dokumentaci nutnou pro výkon správy majetku.

Význam využití dokumentace nutné pro výkon správy majetku v rámci životního cyklu staveb je nesporný zejména vzhledem k činnostem zabývajících se manipulacemi nebo dispozicemi s nemovitostmi, při řešení a zajišťování majetkoprávní problematiky související s nemovitým majetkem a o problematice stavebních činností v projektech spojených s výstavbou (změna dokončené stavby, nástavby, přístavby a stavební úpravy).

2. Dokumentace nutná pro výkon správy majetku

Řízení provozu budovy se stává komplexní činností založenou na tržních vztazích, která je postupně i u nás více a více svěřována profesionálním firmám. Koncepce provozu každé jednotlivé budovy musí být určitým způsobem dokumentována a tudíž může být a měla by být kontrolována. V naší legislativě v současnosti končí povinné dokumentování stavu budovy dokumentací skutečného provedení stavby. V pozdějších časových fázích se povinně dokladují pouze změny podléhající stavebnímu příp. ohlašovacímu řízení, např. změna dokončené stavby apod. Chybí průběžné vyhodnocování provozu budov a jejich dokladování, a to v širokém komplexu parametrů nejen technicko ekonomických, ale i environmentálních a sociálních. Pouze na základě takových vyhodnocení je možné přijímat relevantní strategická rozhodnutí. Hodnocení kvality provozu lze dle [1] provést na základě dokumentů, které může využívat vlastník/správce budovy při jejím provozování. Jsou to zejména:

• dokumentace skutečného provedení stavby,
• informační příručky pro uživatele,
• dokumentace strategických cílů,
• dokumentace užívání a provozu budovy.

Současná česká legislativa vyžaduje povinné vytvoření pouze Dokumentace skutečného provedení stavby. Stavební zákon č. 183/2006 Sb. zavádí tzv. Protokol o předání a převzetí stavby do užívání, podle kterého jsou kromě protokolárního předání stavby stavebníkem objednateli (včetně dokumentace skutečného provedení stavby případně realizační, výrobní a provozní dokumentace) předány také doklady potvrzující předepsanou kvalitu podle platných právních předpisů.

Informační uživatelské příručky jsou dokumentem, který je ve stále větší míře poptáván ze strany uživatelů, ale do běžné praxe se zatím nedostal. Základní myšlenkou je vytvoření přiměřeně jednoduchého návodu k používání každé funkční jednotky s technickým popisem jednotlivých prvků a částí, pokyny pro provoz a uživatelem prováděnou údržbu.

Formulování strategických cílů je úkolem vlastníka v součinnosti se správcem budovy. Slouží k identifikaci kvality budovy v současných vnějších podmínkách za účelem systémového plánování takových opatření, která povedou k vytčenému cíli a předem definovanému cíli.

Dokumentace užívání a provozu budovy se vztahuje k činnostem, které spočívají v obstarávání veškerých aktivit souvisejících s řádným a bezpečným užíváním staveb. Zásadní význam má tzv. Kniha provozu stavby. Jejím posláním je dokumentovat veškeré procesy, vedoucí k cílům, které jsou stanoveny ve strategii užívání a provozu a zaznamenávání aktuálního stavu.

Dokladována je:

• struktura stavby (budovy) a jejích částí,
• záznamy o spotřebě veškerých zdrojů a nakládání s odpady,
• zásady a podmínky údržby a oprav včetně určení odpovědností, zaznamenávání jejich průběhu,
• systém a četnost inspekčních prohlídek,
• návrhy na realizaci opatření včetně určení odpovědnosti.

Do celkového systému komplexního hodnocení kvality budov je tedy třeba zahrnout nejen kritéria, která hodnotí vlastní provoz budovy, ale také kritéria, která hodnotí kvalitu řízení tohoto provozu, tedy systém posuzování kvality řídících nástrojů, které jsou používány při správě budov [2].

Dokumentace stavebního objektu se v současné době dostává na novou platformu. Vedle technické dokumentace se staví základy (i když z počátku pouze na doporučené bázi) pro nový pohled hodnocení objektů a jejich užitných hodnot. Vedle technické dokumentace se utváří požadavky na dlouhodobé sledování objektu z hlediska jeho užitné a ekonomické kvality. Z ekonomického hlediska jsou podstatné otázky transparentnosti již vynaložených a perspektiva do budoucna vynakládaných prostředků na údržbu a obnovu objektu.

Příkladem může být německé Spolkové ministerstvo pro dopravu, stavebnictví a bytovou výstavbu, které nechalo vypracovat studii nazvanou Akta domu, doporučující uchovávání a soustřeďování podkladů o nově pořizovaných stavebních objektech. Současně s dokumentem Akta domu bylo doporučeno zavést (jako součást) tzv. Pas objektu pro novostavby a rodinné domy. Pas obsahuje nejdůležitější data o budově a vytváří tak transparentní přehled o navrhování, konstrukci, realizaci objektu. Jednotná struktura umožňuje porovnání věcných náležitostí. Dokument Akta domu je členěn dle [4] na:

• část I    Projektová dokumentace a dokumentace pořízení objektu,
• část II   Užívání objektu,
• část III  Smluvní dokumentace.

Stavebník, nebo kupující, mohou získat systematický přehled o objektu. Financující subjekt získá data pro hodnotové parametry objektu.

3. Integrovaný dokument pro životní cyklus budovy

Integrovaný dokument pro životní cyklus budovy dokumentuje nejdůležitější změny během životního cyklu objektu a umožňuje efektivní shromažďování všech potřebných projekčních a realizačních podkladů. V následujících letech bude zaveden do národního práva pas budovy, který je důležitou součástí tzv. domovního spisu, v němž budou zdokumentovány nejpodstatnější změny během životního cyklu budovy. Certifikát budovy poskytuje stavebníkovi nepostradatelnou pomoc při sestavení a uložení všech projekčních a prováděcích podkladů stavby.

Certifikát budovy doplňuje dokumentaci v domovním spisu, v němž jsou shromážděny podklady z fáze návrhu, výstavby a užívání stavby se všemi dostupnými daty, která byla v dané době k dispozici. Obsahuje nejdůležitější stavebně technická data budovy a spravuje závazné informace od funkčních požadavků, přes výběr materiálu a cen až po informace pro uživatele.

Obr. 1 Schématické členění strukturované dokumentace objektu

EU domovní spis, certifikát budovy a energetický pas slouží kromě toho jako centrum pro dialog všech účastníků stavebního procesu: od architekta přes prováděcí firmu až později pro uživatele stavby. Mapuje všechny oblasti existence budovy.

Technicko-ekonomicky orientovaný koncept integrovaného dokumentu pro životní cyklus budov byl zpracován v roce 2006 na Fakultě stavební ČVUT v Praze. Podrobný obsah jednotlivých částí byl postupně inovován a je specifikován následujícími body dle [5]:

I. Technicko ekonomická dokumentace (pas (projekt a stav) budovy – novostavby, energetický audit, projektová dokumentace stavby, technické vybavení, použité materiály a instalační předměty, účastníci přípravy, schvalování a realizace projektu, přejímací protokol/zabezpečení plnění lhůt),

II. Užívání stavby (kontrola a technická údržba, náklady vzniklé za dobu užívání stavby, provedené údržby, obnovy, modernizace, fotodokumentace),

III. Smluvní dokumentace (plánování a realizace stavby, financování, pojištění).

Cílem je najít formu jak soustředit dokumenty a věcné poznatky související s technicko ekonomickým stavem stavebního objektu tak, aby bylo možné zpracovat a archivovat informace vedoucí k posouzení efektivního hospodaření s majetkem v dlouhodobé časové perspektivě.

4. Význam dokumentace nutné pro výkon správy majetku

Technická a provozní dokumentace zůstává jedním ze základních nástrojů finančního plánování obnovy a zhodnocení budov sloužící zejména k:

• ekonomické bilanci a rentabilitě objektu,
• požadavkům na investice a opravy
• plánování a optimalizaci vynaložených nákladů na údržbu a obnovu,
• zpracování energetického průkazu budovy,
• komplexnímu hodnocení kvality budov v rámci životního cyklu,
• hodnocení nákladů životního cyklu budov.

Řízený životní cyklus stavebního objektu vyžaduje, aby byl sledován průběh nakládání s objektem v průběhu jeho existence, jednotlivé zásahy dokumentovány a vyhodnocovány. Komplexní agenda zahrnuje dokumenty, které zvyšují užitné i komerční hodnoty stavebních objektů a informuje uživatele a případné provozovatele v budoucnu o tom, že s objektem bylo v minulosti nakládáno profesionálně, že vkládané prostředky do jeho obnovy a údržby je možné ověřit na základě dokumentace.

Aktivity velkých firem zabývajících se FM jsou zaměřeny i vůči krajům a městům spravujícím velké veřejné majetky, které hledají metodiku pro zavedení jednotné evidence stavebních objektů z pohledu technického stavu a provozních nákladů.Integrovaný dokument pro životní cyklus budov je jedním z možných nástrojů řešení.

5. Závěr

Problematika správy majetku prochází obdobím dynamických inovací a nových přístupů, které je nutné propojit se současným vnímáním životního cyklu stavby. Nabízí se množství zdrojů dat a podkladů pro užívání staveb, které je žádoucí využít.

Jedná se o práci s komplexní agendou nutnou pro výkon správy majetku s využitím informačních a geoinformačních technologií. Cílem je naučit se jak s těmito nástroji nakládat, jak pomocí nich sbírat data, jakým způsobem je ukládat a zapracovat a následně je vyhodnocovat formou doplňování a zpřesňování komplexní agendy včetně pasportů, sloužících pro komplexní zpracování procesů FM. Pro řízení podpůrných procesů je kvalitní a stále aktuální komplexní agenda klíčovou záležitostí. Procesy podpůrných činností jsou vždycky postaveny nad daty o prostoru, majetku, případně se mohou týkat i jednotlivých konstrukčních prvků a dílů objektů.

Literatura

• [1] Soubor technických listů, soubor technických listů výsledků řešení 2006 a 2007 [Online]. 10-09-2011 [cit. 10-09-2011]. Dostupné na www.cideas.cz.
• [2] MIKŠ L. a kol. Údržba a rekonstrukce starších městských budov, Grantový projekt GAČR 103/02/1252, Brno 2004
• [3] GOLLER, S., ANTON, P. Byty a bytové domy – provoz, údržba a opravy (Průvodce pro majitele, provozovatele a uživatele). 1. vyd. Praha: Svoboda Servis 2001, 130 s. ISBN 80-86320-17-0.
• [4] BERAN, V. Akta stavebního objektu a pas stavebního objektu In: Rozvoj bydlení. Praha: Česká společnost pro rozvoj bydlení, 2002, s. 91-97.
• [5] TOMÁNKOVÁ, J a kol. Europas nemovitosti. Zaměření na bytový objekt, pořizování a správu nemovitého majetku bydlení, vydání první, ČVUT, Fakulta stavební, Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví, 2007, 82 s. ISBN 978-80-01-03651-8.
• [6] KUDA, F. Nové formy údržby a obnovy staveb a konstrukcí. Habilitační práce, Ostrava 2008, ISBN 978-80-248-1824-5.

Příspěvek byl zpracován v rámci řešení projektu Výzkumného programu „WD – Výzkum pro řešení regionálních disparit“ Ministerstva pro místní rozvoj České republiky na léta 2007–2011, Regionální disparity v dostupnosti bydlení, jejich socioekonomické důsledky a návrhy opatření na snížení regionálních disparit.