Závěry z verifikace modelu Facility Management auditu I.
V předešlých článcích, vztahujících se ke komplexnímu auditu FM, byly prezentovány závěry z literatury a veřejného průzkumu a byl představen pilotní model Facility Managementu Auditu (dále jen FMA). Rovněž byly zveřejněny závěry z testování modelu FMA v praxi. Testování modelu odhalilo několik komplikací. Tyto komplikace budou představeny v tomto a následujícím článku a bude zde nastíněno jejich možné řešení.
Pilotní model FMA byl verifikován ve strojírenské společnosti střední velikosti a z verifikace vyplynuly úpravy modelu zejména v závislosti na stupni implementace facility managementu do společnosti. Pilotní model FMA se upravoval pro materialitu rizika MREC a kvality MQEC. Stanovily se nové postupy a zavedly se nové stupnice hodnocení jednotlivých procesů z hlediska jejich selekce MPP-REC a MPP-QEC. Také se upravovaly testy použitelné pro kritéria riziko REC a kvalitu QEC. Na základě poznatků získaných z verifikace byl znovu přehodnocen algoritmus pilotního modelu FMA a byl upraven o zjištění z verifikace. Nový algoritmus je méně citlivý na míru implementace facility managementu u klienta a je ve svém použití universálnější. Zároveň byly identifikovány problémy při aplikaci modelu FMA
První komplikace modelu FMA
První komplikace, která byla detekována, byla odhalena hned v prvotní fázi nastavení modelu FMA. Model FMA předpokládal existenci mapy procesů pevně identifikovanou a zavedenou v oblasti facility managementu. Z literatury a rozhovorů s facility manažery bylo zjištěno, že v oblasti facility managementu existují dvě mapy FM procesů a to v ČSN EN 15 221-1:2006 a ČSN EN 15 221-4:2012. Zároveň bylo verifikací a rozhovory potvrzeno, že v komerční sféře nelze jednoznačně říci, že mapu ČSN EN 15 221 společnosti používají nebo nepoužívají.
ČSN EN 15 221
V roce 2006 vešla v platnost evropská norma ČSN EN 15 221-1:2006 Facility management – Termíny a definice. Tato norma jako jedna z prvních sjednotila terminologii a definice v nově vzniklém oboru facility management. Procesy se z pohledu normy ČSN EN 15221-1 rozdělují na dvě hlavní skupiny:
- prostor a infrastruktura
- lidé a organizace.
Tyto dvě skupiny se dále dělí na:
- 1. Prostor a infrastruktura
- 1.1. Ubytovací a prostorové služby
- 1.2. Pracoviště
- 1.3. Technická infrastruktura
- 1.4. Čistění
- 1.5. Ostatní prostor a infrastruktura
- 2. Lidé a organizace
- 2.1. Zdraví, bezpečnost a ochrana
- 2.2. Péče o uživatele objektů
- 2.3. ICT
- 2.4. Logistika
- 2.5. Ostatní lidé a organizace
Toto dělení však není konečné a norma ČSN EN 15 221-1:2006 se v první oblasti dělí na dalších 27 podprocesů v třetí úrovni. V druhé oblasti je 32 podprocesů na třetí úrovni. V celkovém součtu pak norma ČSN EN 15 221-1:2006 nabízí 59 definovaných procesů. Společnosti mají možnost tento seznam použít a ještě ho rozvést do dalších úrovní dle vlastních požadavků.
Obrázek 1: Mapa procesů Zdroj: Ing. Ondřej Štrup, ČVUT, 2010
V roce 2012 byly uvedeny v platnost další části normy ČSN EN 15 221, a to její třetí až šestá část (pouze v anglickém jazyce). Čtvrtá část se zaměřuje na taxonomii, klasifikaci a strukturu ve facility managementu. V této normě lze nalézt další mapu procesů, kterou je možné použít pro účely modelu FMA. ČSN EN 15 221-4:2012 definuje taxonomii, která zahrnuje model vztahů, strukturu produktů a udává systém klasifikace. Používá pojem produkt v souladu v ČSN EN ISO 9000, která definuje produkt jako výsledek procesu. Přesně definované a hierarchicky členěné produkty FM jsou souborem FM služeb. Je zde uvažován klientský pohled na procesy. Dále jsou uvažovány pohledy zejména v návaznosti na rozmístění nákladů, výběrové řízení a jiné běžné úkony ve společnosti. I zde jsou produkty rozděleny do dvou skupin:
- prostor a infrastruktura,
- lidé a organizace.
Tyto dvě skupiny se dále dělí na další podskupiny podobně jako v ČSN EN 15 221-1.
- 1000 Space and infrastructure
- 1100 Space
- 1200 Outdoors
- 1300 Clearing
- 1400 Work place
- 1900 Primary aktivity spec.
- 2000 People and organization
- 2100 HSSS and E
- 2200 Hospitality
- 2300 ICT
- 2400 Logistics
- 2500 Businnes support
- 2900 Organiz. specific.
ČSN EN 15 221-4:2012 uvažuje v součtu druhé a třetí úrovně o 62 produktech. Tyto produkty jsou v normě přesně specifikované a popsané, a to i z hlediska obecného popisu, zahrnutých položek, nezahrnutých položek, podúrovní a potřebného vybavení či majetku. Norma ČSN EN 15 221-4:2012 tak neposkytuje jen 62 procesů na třetí úrovni, ale je rozvedená i do čtvrté úrovně. Dalším přínosem normy ČSN EN 15 221-4:2012 je, že dále poskytuje produkty na strategické, taktické a provozní úrovni.
Obrázek 2: FM produktová mapa
Zdroj: ČSN EN 15 221-4:2012 Facility management – Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu
Společnosti ve veřejné i komerční sféře nemají, nebo mají jen v omezené formě, mapy procesů. Společnosti, které mají zpracovány mapy procesů, jsou zejména společnosti větší, nebo se jedná o společnosti s dobře nastaveným strategickým řízením core businessu a potažmo i facility managementu. Za větší společnost v pojetí modelu FMA se uvažují společnosti s více než 5 000 zaměstnanci a s rozsáhlým movitým i nemovitým majetkem v decentralizované podobě. Střední a menší společnosti jakéhokoli zaměření, které však jsou dostatečně veliké na zavedení facility managementu, ve většině případů konkrétní mapy procesů nemají. V takovýchto případech je možné mapu procesů detekovat z firemní struktury a z povinností/pravomocí jednotlivých zaměstnanců, avšak stojí to čas, peníze a nemalé úsilí.
Řešení první komplikace
Řešení komplikace „absence mapy procesů spadající do facility managementu“ u některých společností má několik pohledů. Z krátkodobého pohledu a z pohledu již probíhajícího auditu je nutné audit přerušit a vytvořit mapu procesů auditované společnosti. Mapu procesů auditované společnosti lze vytvořit pomocí informací z firemní struktury, struktury pravomocí, z popisů pracovních pozic nebo pomocí strukturovaného rozhovoru a dotazníku, který je sestaven na základě mapy procesů v ČSN EN 15 221. Z dlouhodobého hlediska jde v prvé řadě o osvětu v oblasti facility managementu. Je nutné rozšiřovat povědomí o ČSN EN 15 221 a jejich principech, nutnosti a její efektivnosti při zavedení těchto principů do řízení facility managementu společnosti. Toto sjednocení pohledu na facility management a na mapy procesů ve společnostech lze později využít pro benchmarking. Zejména benchmarkingu společností navzájem. Z pohledu modelu FMA autorka přehodnotila použití ČSN EN 15 221-1 Facility management – Termíny a definice a nahradila jí novou normou ČSN EN 15 221-4:2014 Facility management – Taxonomie, klasifikace a struktury ve facility managementu, která je již v českém jazyce.
Druhá komplikace modelu FMA
Model FMA předpokládá členění nákladů na oblast facility managementu dle map procesů obsažených v ČSN EN 15 221-1:2006. Ani při použití ČSN EN 15 221-4:2014 není tato komplikace zcela vyřešena, i když členění procesů dle ČSN EN 15 221-4:2014 daleko více reflektuje převádění nákladů dle účetních standardů na procesy ve facility managementu. Řešením by bylo vypracování přesných standardů a metodik na převádění nákladů z účetnictví do procesů FM. Vytvoření těchto metodik a standardů by znamenalo další obsáhlý výzkum.
Nastavení výzkumu
Ačkoliv není v současné době žádná metodika ani jednotný přístup k nákladům v oblasti facility managementu, je již možno definovat nastavení budoucího výzkumu nákladů v oblasti FM dle pojetí modelu FMA.
Cílem metodiky bude sjednotit rozúčtování nákladů na facility procesy. Metodika by měla být použitelná pro všechny typy společností a pro jakoukoli velikost společnosti, která má zaveden facility management. Jako budoucí zdroj dat jsou uvažovány účetní standardy, a to jak pro finanční účetnictví, tak pro manažerské účetnictví, International Standards on Auditing (ISA), informace o metodách převádění nákladů z účetnictví do facility managementu u komerčních a veřejných společnosti, způsob vedení nákladů v CAFM softwarech a další relevantní zdroje. Předpokládaní účastníci výzkumu jsou facility manažeři, konzultanti, účetní, výrobci či distributoři CAFM softwaru, auditoři v oblasti financí, další relevantní účastníci. Výzkum by v prvotní fázi musel být prováděn pouze pro Českou republiku, avšak není vyloučeno přispění poznatků ze Slovenské republiky. Toto omezení vyplývá z rozdílnosti použitého systému účetnictví v různých zemích.
Závěr
Vytvořením modelu FMA a jeho verifikací ve středně velké strojírenské společnosti obdržela odborná společnosti nový nástroj pro kontrolu efektivního fungování facility managementu ve společnosti. Zároveň vytvoření modelu FMA ukázalo nové možnosti v rozvíjení oboru facility managementu v České republice. Detekovalo několik oblastí budoucího výzkumu. První oblastí je využívání norem ČSN EN 15 221 v praxi a využívání ČSN EN 15 221 pro účely stanovení mapy procesů společnosti. Druhou oblastí je členění účetních nákladů na oblast facility managementu tak, aby bylo možné vyčíslit náklady na jednotlivé procesy facility managementu.
Previous article presented FMA model and his verification in practice. This article focuses on the presentation of possible areas of development model FMA and FM area. The research of model FMA detected three main areas of research. This article presents just two of them. The first research area should address the question of the application of EN 15221 in practice and its applicability for the detection of FM processes in the company. The second area of research is the methodology of accounting costs to FM area. The last research area is the creation map of risks for each process.