Manuál užívání budov ve facility managementu

Každá budova je realizovaná za účelom vytvorenia priestoru pre subjekty – užívateľov. Predpokladom pre kvalitné užívanie budovy je jej funkčnosť. Budovy môžu mať prakticky neobmedzenú dobu funkčnosti, zabezpečujúcu ich dlhodobé užívanie. Funkčnosť budov (ich konštrukcií a v nich situovaných technických a technologických zariadení) počas celej ich životnosti je podmienená systémovým prístupom k ich užívaniu a k ich údržbe.

Budova postupne počas svojej životnosti stráca svoju pôvodnú hodnotu. Vplyv prevádzky a poveternostných zmien spôsobuje zmenu funkčných vlastností – jej fyzické opotrebenie. Predĺženie životnosti budovy možno docieliť kvalitnou správou budovy a jej pravidelnou údržbou.

Údržbu môžeme definovať ako „kombináciu všetkých technických, administratívnych a manažérskych činností počas prevádzky budovy, ktoré zaisťujú zachovanie jej požadovanej funkcie“ [1]. Údržbou sa spomaľuje fyzické opotrebovanie budovy. Dosiahne sa tak zlepšenie jej funkcie bez vynaloženia väčších nákladov, vytvárajú sa predpoklady pre bezpečnosť a splnenie vopred definovanej funkcie jednotlivých stavebných konštrukcií, celej budovy ako i technických a technologických zariadení.

Jednou z možností systémového riadenia v oblasti správy a údržby budov je aplikácia facility managementu do technickej správy budov. Predpokladom efektívneho riadenia správy a údržby je pre facility manažéra Manuál užívania budovy.

Súčasný Stavebný zákon v Slovenskej republike presne nešpecifikuje systém užívania a údržby budov, realizovaných súkromnými investormi. Pri budovách zaradených do programu verejnej práce a realizovaných zo štátneho rozpočtu však v zmysle zákona o verejných prácach č. 524/1998 je potrebné ho vypracovať.

Podkladom pre vypracovanie Manuálu užívania budovy môže byť Plán užívania verejnej práce – Praktická príručka, ktorú vydalo Ministerstvo výstavby a regionálneho rozvoja SR v r. 2010 a ktorý je potrebné vypracovať v zmysle zákona o verejných prácach č. 524/1998. Jedná sa v podstate o návod na užívanie stavieb zaradených do programu verejnej práce (sú to stavebné objekty, realizované zo štátneho rozpočtu).

Podľa nej bol spracovaný Manuál užívania budovy (ďalej len Manuál) pre akúkoľvek budovu, t.j. aj pre budovu, realizovanú súkromným investorom.

Manuál užívania budovy

Cieľom aplikácie Manuálu užívania budovy v riadení správy a údržby budovy je možno dosiahnuť maximálne využitie počas celej doby jej životnosti, čím sa optimalizujú jej celkové náklady na prevádzku a údržbu počas predpokladanej doby životnosti.

Postupnosť krokov pri tvorbe Manuálu [2]:

• Stavebník (investor) so súhlasom užívateľa (ak sa nejedná o jednu a tú istú osobu) už v projektovej fáze stanoví facility manažéra, ktorý bude zodpovedný za kvalitu užívania a údržbu budovy.
• Stavebník zabezpečí vyhotovenie Manuálu, ktorý by mal spracovať projektant v spolupráci s facility manažéronm ako budúcim správcom budovy.
• Projektant odovzdá Manuál zhotoviteľovi budovy. Zhotoviteľ po realizácii budovy prekontroluje a odsúhlasí zmeny v Manuáli, podmienené zmenami pri realizácii s projektantom a facility manažérom.
• Odsúhlasený Manuál odovzdá zhotoviteľ stavebníkovi (investorovi) pri preberaní stavby, ktorý ho prevezme a odovzdá facility manažérovi. Manuál by mal byť neoddeliteľnou súčasťou záručného listu budovy.

Manuál by mal byť členený na stavebnú a technickú a technologickú časť.

Facility manažér je vo fáze prevádzky budovy zodpovedný za kvalitu užívania a údržbu budovy podľa vypracovaného a schváleného Manuálu. Je zodpovedný za údržbu stavebnej časti budovy a obsluhu technických a technologických zariadení odborne spôsobilými osobami.

Facility manažér je ďalej povinný oboznámiť v potrebnom rozsahu s pravidlami užívania vlastníka – užívateľa budovy, vykonať potrebné opatrenia na ich dodržiavanie (napr. uzatvoriť výstupy na strechu, znemožniť neoprávnenú manipuláciu s technologickými zariadeniami budovy, a pod.).

Užívateľ budovy by v spolupráci s facility manažérom mal pri zmene najmä technických a technologických zariadení aktualizovať Návod pre zariadenia.

Užívateľ budovy pravidelne vykonáva kontrolu dodržiavania Manuálu na základe reportingu, ktorý vypracováva facility manažér.

Manuál užívania budov tvoria tri základné časti [3]:

• pravidlá užívania budov
• pravidlá technických prehliadok
• pravidlá údržby budovy.

1. Pravidlá užívania budov

Stanovujú požiadavky pre správne užívanie, aby nedošlo k ohrozeniu osôb, majetku, znehodnoteniu alebo poškodeniu budovy, prípadne jej predčasnému opotrebeniu. Budovu možno užívať len v súlade s podmienkami určenými v kolaudačnom konaní.

Členíme ich na Pravidlá užívania stavby pre:

• stavebnú časť
  
  • pokyny pre zaťažovanie, čistenie, manipuláciu a organizáciu pohybov v priestore (napr. spôsob čistenia povrchov, dovolené zaťaženie podláh),
  • pokyny pre vyškolenie užívateľov so spôsobom užívania objektu, hlavne požiadavky pre spôsob užívania nad rámec všeobecne platných predpisov, chemická odolnosť povrchov a konštrukcií, manipulácia s oknami, dverami a vrátami, odporúčaný spôsob pripevňovania predmetov na steny a stropy, dopravné cesty pre väčšie a ťažšie predmety ako trezory, nábytok a pod. [3]
  S Pravidlami užívania budov musia byť oboznámení
  
  • vlastník budovy
  • správca – facility manažér
  • užívatelia budovy.
• technické a technologické zariadenia
  V pravidlách užívania technických a technologických zariadení stavby musia byť stanovené zásady ich bezpečnej, bezporuchovej a ekonomickej prevádzky. Tie sú dané prevádzkovými predpismi, ktoré obsahujú návod na ich používanie. Spravidla sa vypracovávajú podľa príručiek od dodávateľa zariadenia. Prevádzkové predpisy a návody na obsluhu musia byť dostupné tam, kde sú zariadenia situované.

2. Pravidlá technických prehliadok

Technické prehliadky vykonávajú sa pre stavebnú časť a pre technické a technologické zariadenia. Zisťuje sa nimi aktuálny stav a stupeň degradácie stavebných prvkov a technických a technologických zariadení. V podstate sa jedná o prevenciu výskytu možných porúch.

Prehliadky technických a technologických zariadení sa vykonávajú s cieľom:

• v záručnej lehote odhaliť všetky chyby a nedostatky zariadení, na ktoré sa záruka vzťahuje a uplatniť u zhotoviteľa budovy nárok na ich odstránenie – pri novopostavených budovách
• po uplynutí záručnej lehoty včas odhaliť vznikajúce technické chyby, ktoré by mohli spôsobiť zvýšenie nákladov na opravu technických a technologických zariadení – pri budovách v prevádzke.

Technickými prehliadkami je možné včas odhaliť vznikajúce technické poruchy. Slúžia ako prevencia proti rozširovaniu porúch, ktoré môžu spôsobiť zvýšené náklady na opravy, príp. haváriu [4].

3. Pravidlá údržby budovy

Sú podobne ako Pravidlá na užívanie budovy členené pre:

• stavebnú časť [3]:
  Budova pozostáva z jednotlivých konštrukčných prvkov, ktoré sú predmetom údržby. Sú to zvislé a vodorovné nosné konštrukcie, zastrešenie, priečky, schodiská, atď. Z časového hľadiska životnosti konštrukčných prvkov, rozdeľujeme konštrukčné prvky na:
  
  
  • prvky s dlhodobou životnosťou:
    
    • základy,
    • zvislé nosné konštrukcie (do týchto konštrukcií je možné zaradiť aj komíny),
    • vodorovné konštrukcie,
    • strešné nosné konštrukcie,
    • schodiskové konštrukcie.
  • prvky s krátkodobou životnosťou:
    
    • povrchové úpravy stien (omietky, obklady, nátery, ...),
    • podlahy,
    • oplechovanie,
    • výplne otvorov,
    • izolačné vrstvy, a pod.
  Do údržby budovy možno zahrnúť údržbu [4]:
  
  • konštrukcií – obvodových, priečok, stropov, schodísk
  • podláh,
  • okien a dverí,
  • striech, odkvapov,
  • čistenie fasády,
  • a iné.
• technické a technologické zariadenia
  
  • vzduchotechnika
  • vykurovacie zariadenia,
  • klimatizácia, atď.
  Do údržby technických a technologických zariadení možno zahrnúť údržbu [4]:
  
  • elektrickej inštalácie,
  • osvetlenia, vrátane núdzového (napr. čistenie svietidiel, opravy a výmena chybných častí osvetľovacích zariadení, atď.),
  • zdravotechniky, vnútorných rozvodov vody, sanitárneho zariadenia,
  • nastavenia MaR, vzduchotechnického zariadenia,
  • výťahov a zdvíhacích zariadení,
  • a iné.

V pravidlách údržby sú stanovené štandardy údržby. Pre jednotlivé časti budovy v členení na stavebnú časť a technické technologické zariadenia sú štandardy dané Procesnými listami.

V nich organizácia stanoví, čo je predmetom procesu údržby (napr. čerpadlá, vykurovacie telesá, atď.), výkonnostné parametre (frekvencia údržby, doba trvania procesu, význam údržby pre organizáciu), ďalšie požadované parametre, ako sú: odborná spôsobilosť poskytovateľa, jeho softvérové zabezpečenie, technické vybavenie. Určí merné jednotky pre meranie výkonu a kľúčové výkonnostné ukazovatele KPI. Tieto slúžia pre priebežnú kontrolu kvality údržby.

Procesy údržby budov [5]

Proces údržby pozostáva z jednotlivých procesov, ktoré na seba nadväzujú.

Plánovanie údržby

Účelom plánovania údržby je stanoviť koncepciu pre konštrukcie alebo technické a technologické zariadeniam vyžadujúce údržbu – Plán údržby budov. Obsahom Plánu údržby je rozpis pravidelnej preventívnej údržby v určených časových intervaloch. Je podkladom pre zabezpečenie kapacít a finančných prostriedkov. (Podkladom pre vytvorenie Plánu údržby je Manuál užívania budov – Pravidlá údržby budov.)

Príprava údržby

Príprava údržby zahrnuje:

• identifikovanie a pridelenie pracovníkov
• obstaranie materiálov a náhradných dielov
• zaistenie potrebného vybavenia a zariadenia.

Realizácia údržby

Jedná sa o samotnú realizáciu údržby. Popritom je potrebné vykonať:

• zber technických dát a popis úkolov
• príprava pracoviska
• pozorovanie a meranie,
• skúšky a kontrola
• záznam informácií.

Vyhodnotenie

Priebeh realizácie sa priebežne hodnotí na základe záznamov z realizácie údržby. Výsledky hodnotenia sú podkladom pre štandardizáciu údržby pre jednotlivé konštrukcie a technologické zariadenia. Hodnotí sa primeranosť zdrojov a prevádzkové a bezpečnostné postupy.

Zlepšovanie

Na základe vyhodnotenia procesu údržby pre jednotlivé konštrukcie a technologické zariadenia možno dosiahnuť zlepšenie procesov údržby nasledovne:

• koncepcia údržby
• zmeny údržbárskych postupov
• modifikáciou jednotlivých zariadení
• školenia pracovníkov prevádzky a údržby.

Okrem pravidelnej údržby je facility manažér povinný zabezpečiť odborné revízne kontroly technických a technologických zariadení. Sú dané legislatívou a môže ich vykonávať len osoba na to spôsobilá. Výsledky odbornej prehliadky sú zapísané v správe, ktorá musí obsahovať:

• identifikačné údaje zariadenia, na ktorom bola kontrola vykonaná
• úplnosť technickej dokumentácie
• informácie o zariadení
• náležitosti zariadenia
• vyhodnotenie.

V správe sa uvedú zistené skutočnosti o kontrolovanom zariadení vrátane nájdených chýb a nedostatkov spolu s konkrétnym návrhom termínu na ich odstránenie. Súčasťou správy sú aj upozornenia na závažnosť zistených chýb ohrozujúcich bezpečnosť a spoľahlivosť zariadenia [5]

Záver

Hlavným cieľom facility managamentu je vytvoriť pre užívateľov budovy optimálne prostredie. To možno zaistiť kvalitnou prevádzkou a údržbou budovy. Manuál údržby budovy je z aspektu jej plynulej prevádzky pre facility manažéra významnou pomôckou. V praxi jeho aplikácia predstavuje zvýšenie kvality správy a údržby budovy. Zníži sa tým pravdepodobnosť porúch stavebných konštrukcií a technických a technologických zariadení. Výsledkom je predĺženie životnosti budovy a následne aj jej funkčnosti. V konečnom dôsledku aplikácia Manuálu užívania budovy znamená pre facitity manažéra zefektívnenie riadenia správy a údržby budovy a pre užívateľa kvalitné prostredie budovy.

Literatúra

• [1] VYSKOČIL, V., ŠTRUP, O.: Podpůrné procesy a snižování režijních nákladů. PROFESSIONAL PUBLISHING 2003. ISBN 80-86419-45-2
• [2] SOMOROVÁ, V.: Údržba vykurovacích zariadení ako súčasť manuálu užívania budov, Zborník prednášok z 21. medzinárodnej konferencie VYKUROVANIE 2013, ISBN 978-80-89216-53-6
• [3] Ministerstvo výstavby a regionálneho rozvoja: Kontrolný a skúšobný plán verejnej práce a plán užívania verejnej práce – praktická príručka, máj 2001
• [4] MALENKOVÁ, J.: Štandardný návod na užívanie budov, In: EUROSTAV 4/2013 ISSN 1335-1249. – Roč. 19, č. 6 (2013)
• [5] KUDA, F., BERÁNKOVÁ, E. a kol.: Facility management v technické správě a údržbě budov, ISBN 978-80-7431-114-7, PB Tisk Příbram, 2012