Property, Asset nebo Facility management?

Property, Asset nebo Facility management?
^{Ondrej Strup, FM Institute, Czech Republic}

V červnu 2010 se konalo v Londýně přípravné setkání delegátů s cílem posoudit možný vznik nové ISO normy „Asset management“. Jako oficiální delegát České republiky jsem se tohoto setkání mohl aktivně účastnit. Kromě mnoha nových poznatků jsem poznal jeden aspekt, který bych rád v tomto příspěvku blíže specifikoval.

Již přes deset let jsem propagátorem oboru Facility management v naší zemi, jsem delegátem České republiky v komisi CEN/TC 348, která postupně uvádí do praxe jednotlivé díly EU standardu „ČSN EN 15221 - Facility management“ a účastním se i zahraničních aktivit spojených s tímto oborem. V Londýně jsem se však ocitl mezi zapálenými zastánci oboru Asset management. Na setkání jsem jel s představou významu tohoto oboru, současně jsem vnímal, jak je předmět Asset managementu zakomponován do ČSN EN 15221. Realita mého setkání s Asset manažery však byla trochu odlišná. Při jejich prezentaci předmětu Asset managementu jsem vnímal, že jednotliví účastníci prezentovali z velké části to, s čímž jsem já doposud setkával na jednáních Facility manažerů.

Problematika evidence majetku, jeho správy, údržby a prevence byla téměř identická s tím, co je dnes kodifikováno v ČSN EN 15221. Ve chvíli, kdy jsem účastníkům tohoto setkání prezentoval již platné díly ČSN EN 15221 „Facility management“, zavládlo zpočátku zdvořilé mlčení následované značnou nevolí. Pochopil jsem, že jsem se ocitl na „tenkém ledě“. Nehodlal jsem však připustit situaci, kdy manažeři v EU budou mít v budoucnu dva souběžné standardy evropský EN na „Facility management“ a světový ISO na „Asset management“, které mohou být dokonce v některých oblastech v neshodě.

Byl jsem proto velice potěšen, že se mi účastníky tohoto setkání podařilo přesvědčit, že součástí připravovaného standardu ISO „Asset management“ bude i definice sesterských oborů Property management a Facility management. V tomto příspěvku bych rád neskromně otevřel „mezinárodní“ diskuzi nad tímto problémem. Pro úplnost si dovoluji diskuzi doplnit i o Property management.

Společné a jednotlivé cíle těchto oborů

Předmětem Property, Asset i Facility managementu je optimalizovat řízení správy majetku a podpůrných procesů. Cílem jsou celkové úspory v podpoře a správě majetku, rychlejší vyřízení požadavků, efektivnější využívání majetků a podpora všech uživatelů nemovitostí respektive zaměstnanců společností. Konečným důsledkem v oblasti základních činností společností je zvýšení produktivity práce vlivem nižších ztrátových časů (zvýšení produktivity).

Pokud bychom chtěli od sebe oddělit základní cíle jednotlivých oborů, pak lze s odkazem na současnou praxi přisoudit Property managementu optimální využití provozovaných či spravovaných prostor, Asset managementu zajištění optimální hodnoty spravovaného majetku a konečně Facility management musí zajistit kvalitní podporu uživatelů nemovitostí respektive zaměstnanců společností. Zjednodušíme-li si tyto cíle, pak předměty jednotlivých oborů jsou:

• Property management – správa prostor
• Asset management – správa majetků
• Facility management – zajištění podpůrných služeb uživatelům a zaměstnancům

Je jednoznačné, že styčné oblasti se v mnoha oblastech překrývají a existence těchto oborů se v mnohém doplňuje. O to je důležitější si tyto obory v celosvětovém měřítku přesně definovat. V následujících odstavcích se pokusme o první přiblížení budoucím definicím.

Property management

Začněme značně zavádějící definicí citovanou z otevřených zdrojů :

"Property management je správou obchodní, průmyslové a / nebo obytné nemovitosti. Je dosti podobný roli vedení v jakémkoli jiném podnikání. Do Property managementu spadá též vedení osobního majetku, zařízení, nástrojů a hmotného kapitálu, aktiv, která jsou získaná a využívaná pro výstavbu, opravy a údržbu až do konce uvažované životnosti. Property management zahrnuje procesy, systémy a pracovní síly nezbytné pro správu životního cyklu veškerého nabytého majetku podle výše uvedené definice včetně pořízení, kontroly, hmotné odpovědnosti, údržby, využití a dispozice".

Z výše uvedené definice by vyplývalo, že Property management má za úkol kompletní správu a rozvoj všech typů majetků, zejména nemovitostí, a s nimi souvisejících procesů. Pokud se však zaměříme na to, kde se nejvíce Property manažeři vyskytují, zjistíme, že je to předně v USA, kde je pod pojmem Property management zahrnováno podstatně širší portfolio procesů než jinde ve světě. Všeobecně je v ostatních zemích velké procento Property manažerů zaměstnáno u realitních společností. Jejich základním úkolem je prodat či pronajmout co nejvýhodněji prostory nemovitostí. Jejich úkolem je zajistit maximální zisk na m². Pokud bychom transponovali úlohu Property manažera do interní funkce v jakémkoliv větším podniku, jeho cílem by bylo naopak zajistit maximálně efektivní využití vlastních i pronajatých prostor. Maximální efektivitou zde nemíníme maximální „zahuštění“ pracovníků na ploše, ale optimální vyvážení prostorových potřeb konkrétních pracovníků (uživatelů nemovitostí) oproti nákladům vynakládaným na jejich zajištění. V současnosti vnímáme postupný odklon od nesmyslné minimalizace výměry na pracovníka k střídmé kombinaci různých typů pracovišť tak, aby sice docházelo k minimalizaci nároků na výměru na pracovníka, ale současně byl zajištěn potřebný komfort příslušející danému typu činnosti.

Property manažeři tak musí kombinovat cit pro prostorovou dislokaci, cit pro personální otázky a psychologii, vnímat technické aspekty bouřlivě se měnícího prostředí a spolupracovat s vedením společnosti tak, aby v kteroukoliv chvíli bylo prostředí a dislokace zaměstnanců optimálně sestavena pro potřeby základních procesů, které společnost musí zajišťovat. Jak si přiblížíme později, Property manažer musí vždy kooperovat s Asset manažerem respektive Facility manažerem, nejlépe však je pokud je tímto manažerem jedna osoba integrující všechny tři oblasti. Tuto problematiku si však rozebereme v závěru tohoto příspěvku. Vzhledem k tomu, že výše uvedená definice neodpovídá závěrům tohoto příspěvku, dovoluje si autor navrhnout definici jinou (autor přivítá v tomto oponenturu široké odborné veřejnosti i vzhledem k tomu, že by rád předložil nově koncipovanou definici pro diskuzi v připravované ISO normě „Asset management“): "Property management je obor řízení, jehož předmětem je optimální využití prostor vlastního či pronajatého majetku. Cílem Property managementu je zajištění takových prostorných podmínek, které nejlépe provozně, ekonomicky, fyzicky i psychicky vyhovují majitelům i uživatelům nemovitosti či pozemku. Property management musí úzce spolupracovat s Asset managementem respektive s Facility management při podpoře uživatelů nemovitostí/zaměstnanců společností s cílem komplexního zajištění efektivity správy prostor a majetku pro potřeby majitelů/uživatelů."

Asset management

Definice citovaná z globálně akceptovaného oborového standardu :
"Asset managementem se míní systematické a koordinované činnosti a postupy, kterými organizace v průběhu životního cyklu optimálně a trvale spravuje svůj majetek a aktiva, jejich související stav a výkonnost, rizika a výdaje, za účelem dosažení svých organizačních strategických plánů."

Tato definice již podstatně přesněji definuje roli Asset managementu v trojici popisovaných managementů. Asset management má za cíl zajistit majiteli vždy optimální hodnotu jeho majetku. Optimální hodnotou se zde míní komerční, estetická, funkční či jiná hodnota, která majiteli nemovitosti přináší v potřebné době (krátkodobě či dlouhodobě) maximální přínos. Často je cílem Asset manažera udržovat majetek v co nejvyšší komerční hodnotě, přeje-li si to však majitel, může být zohledněna i jiná než pouze finanční hodnota. Asset management proto lze připodobnit k dřívější „Správě majetku“, jejímž cílem byla provozní jistota nemovitosti, její soustavná údržba a související optimální obnova. Významnou složkou Asset managementu je i investiční strategie a její realizace, která úzce souvisí s kontinuálním rozvojem majetku (je zde třeba oddělit nové investice od investic do údržby a zajištění optimální životnosti majetku).

Pro snazší pochopení cíle tohoto příspěvku bychom mohli prohlásit, že kvalitní Asset management bude provozován i na zcela prázdném nepoužívaném objektu. Role Asset manažera spočívá v péči o majetek jako takový, není jeho úkolem starat se o spokojenost jeho uživatelů (toto je výrazně teoretická poloha, protože v praxi je potřeba uživatele vždy vnímána a zohledněna). Oproti Asset manažerovi je přímá starost o uživatele objektu základním předmětem zájmu Facility manažera.

Protože výše uvedená definice zapadá do vize tohoto příspěvku, doporučuje autor tohoto příspěvku ponechat ji beze změny:
"Asset managementem se míní systematické a koordinované činnosti a postupy, kterými organizace v průběhu životního cyklu optimálně a trvale spravuje svůj majetek a aktiva, jejich související stav a výkonnost, rizika a výdaje, za účelem dosažení svých organizačních strategických plánů."

Facility management

Definice citovaná z EU standardu :
"Facility management je integrací činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivitu vlastní základní činnosti."

Z této definice je patrno, že předmětem Facility managementu je řízení služeb, které podporují rozvoj základních činností společnosti. Primárně se jedná o podpůrné FM služby. Norma se v dalším odvolává na nutnost integrovaného řízení těchto služeb a ne jak je dnes obvyklé nazývat Facility managementem každé zajištění jednotlivé podpůrné služby. Současně norma jednoznačně zmiňuje rovnost interního a externího (nakupovaného) poskytování služeb.

V souvislosti s tématem tohoto příspěvku je třeba zdůraznit, že prioritním objektem zájmu Facility managementu je osoba uživatele nemovitosti. Facility manažeři jsou ve frontální pozici při řešení každodenních potřeb uživatelů/zaměstnanců. Protože však garantují těmto osobám zajištění veškerých podpůrných potřeb včetně kvalitního pracoviště, jsou přímými partnery Asset manažerů a Property manažerů. V praxi jsou Facility manažeři převážně oslovováni přímo uživateli/zaměstnanci, oproti tomu Asset manažeři případně Property manažeři častěji komunikují s vedením společností, a proto jsou většinou považováni za potřebnější.

Vzájemnost Property, Asset a Facility managementu.

Všechny tři zmiňované oblasti řízení mají mnoho společného. Předně se jedná o problematiku řízení procesů. Evidence a výkaznictví je nedílnou součástí, avšak je pouze nezbytným vstupem k řízení procesů. Ačkoliv je z pohledu majitelů významná zejména hodnota majetku, podstatně důležitější je efektivita základní činnosti a ta bývá většinou výrazně ovlivňována produktivitou zaměstnanců. Lze proto říci, že privátní by měla být starost o zaměstnance a uživatele nemovitostí. Jejich kvalitní podpora vede ke snížení neefektivních prostojů, zvýšení výkonnosti a tím i zvýšení zisku. Prostřednictvím potřeb těchto osob však přicházíme k nutnosti kvalitní správy ploch (kde se tyto osoby pohybují a pracují) a současně i k nutnosti kvalitní správy majetku (kvalitní a bezporuchové budovy jsou pro výkon pracovníků bezpodmínečné). Z předcházející rozvahy proto vyplývá, že všechny tři oblasti jsou pro chod společnosti stejně významné.

Zde je na místě otázka: „Je proto třeba v každé společnosti zaměstnávat tři odborníky (Property manažera, Asset manažera a Facility manažera)?“ Pokud řídíme obrovské, většinou nadnárodní společnosti s velkým počtem zaměstnanců, s obrovskými majetky a významnými prostorami, pak zajisté vedení podniku ustanoví všechny tři pozice. V tomto případě je však potřeba velice přesně vymezit „mantinely“ jejich kompetencí a je vhodné ustanovit jejich řídícího manažera, který jejich práci řídí a koordinuje. Ve většině podniků však vystačíme s jedním manažerem, který zastřeší vedení celé výše nastíněné oblasti. Který výše uvedený titul mu však přisoudit? Odpověď na tuto otázku nalezneme v převažující náplni činností tohoto manažera.

Bude-li firma disponovat či rozhodovat o významných prostorových portfoliích, pak zajisté ustanoví do této pozice Property manažera. Vzhledem k náplni práce tito odborníci figurují zejména v organizačních schématech realitních kanceláří. Property manažery také nalézáme u společností, které spravují rozsáhlé nájemní komplexy a jejichž významnou činností je pronajímání bytů či kanceláří, jednání s nájemníky, rozúčtovaní nákladů apod. Společnosti, jejichž významnou složkou je majetek si zase ustanoví Asset manažera. Tyto odborníci se proto rekrutují převážně ze společností spravujících rozsáhlé či vysoce hodnotné majetky (např. vlastníci výroby a distribuce elektřiny, těžby a distribuce ropy, pitné vody atd.). V těchto společnostech je spravován velký majetek, který se spravuje často v dlouhém životním cyklu při vcelku jednotvárné údržbě. Majetek zde významně převyšuje správu prostor i řízení služeb pro menší počet zaměstnanců. Ve většině společností je však potřeba podpory zaměstnanců významnější než správa majetku a prostor. Zde mají své místo Facility manažeři. Ve své náplni musí mít samozřejmě i správu majetku a optimalizaci využití ploch, ale jednoznačně u nich převažuje starost o potřeby pracovníků/uživatelů.

EU standard ČSN EN 15221 „Facility management“ ve svých platných i připravovaných dílech předjímá výše zmíněnou součinnost ve všech třech oblastech a ve svých ustanoveních předpokládá uvedení Facility manažera do integrační řídící pozice všech třech oblastí. Ve výčtu FM služeb této normy tak nalezneme jak správu a řízení prostor a pracovišť (což by mělo spadat do kompetence Property manažera), tak evidenci a údržbu technické infrastruktury, správu energií a investiční aktivity (které by podle probíraného modelu měly spadat do Asset managementu).