Facility management ve správě bytových domů

Pojem Facility Management je v současné době moderní termín na způsob provádění podpůrných činností nutných k zajištění činnosti firmy, která je předmětem jejího podnikání. Přestože je tento termín současně velmi často používán, o jeho náplni panují zjednodušené představy, že se jedná pouze o správu objektu nebo jen o provoz a údržbu technických zařízení budov.

Lze jej definovat jako metodu, jak v organizaci vzájemně sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, která v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních věd a technických věd za účelem zkvalitnění práce, úspor finančních prostředků a lidských zdrojů. Ve skutečnosti se jedná o řízení a realizaci všech procesů nutných pro zajištění činností podniku objednavatele. Výsledkem pak je vytvoření takových podmínek, aby firma objednatele a její pracovníci se soustředili výhradně na činnost, která je předmětem jejího podnikání a mohli jí provádět za optimálních podmínek, tj co nejefektivněji.

Předpokladem úspěchu je úzká spolupráce obou partnerských firem. Dodavatel musí proniknout do předmětu podnikání svého zákazníka a pochopit jeho zájmy, aby svojí práci prováděl podle jeho potřeb. K tomu, aby mohl provádět svoji práci, musí mít přístup i k informacím z činnosti objednatele, které se normálně považují za vysoce důvěrné. To je možná jedním z důvodů, proč se některé ze služeb patřící do Facility Managementu jako účetnictví a personalistika zatím nesvěřují cizím firmám.

Specifickou činností je správa objektů bytového fondu. Historicky byla správa bytových objektů nejprve zajišťována přímo vlastníkem objektu jako fyzickou osobou. Postupně u nájemních objektů svěřoval vlastník správu najaté osobě, kterou byl zpravidla domovník, který v objektu bydel a prováděl údržbu, opravy a úklid vlastními silami. Výhodou byla trvalá přítomnost domovníka na svém pracovišti a jeho přímý kontakt s nájemníky, čímž se zajistilo jednoduché a tím i rychlé řešení všech vzniklých problémů. Objekty a jejich vybavení byly natolik jednoduché, že na běžnou údržbu a úklid stačila jedna průměrně kvalifikovaná osoba, která pouze v případě potřeby si přímo sjednala odborníka na provedení konkrétní práce.

Po změně společenského systému v ČSR v roce 1945 se majitelem bytových objektů zejména ve městech stal stát. Ten zřídil podniky, které v určité lokalitě prováděly kompletní správu nájemních objektů. Systém, který by sám o sobě mohl být efektivní, trpěl zásadními nedostatky vyplývajícími ze socialistického systému práce - nekvalitní řízení, organizace práce a nízká produktivita práce.

Změna systému vlastnictví bytových prostor po roce 1989 přinesla i změnu správy. Zanikly Obvodní podniky bytového hospodářství a vlastník objektu byl nucen zařídit správu objektu vlastními silami. Administrativní část si většinou vyřizoval sám a na manuální činnosti si většinou najímal fyzické osoby. Na větší opravy pak specializované firmy. Problém pak spočíval ve skutečnosti, jak dalece byl schopen posoudit kvalitu odvedené práce. Takový způsob byl neefektivní, chaotický a vynutil si nové praktické řešení - vznik organizací, která by správu bytových objektů prováděla dodavatelsky.

Obdobná situace je v objektech, kdy majitel je právnická osoba jako např Společenství vlastníků. Navíc úloha zástupce společenství vlastníků je velmi nevděčná a prakticky nehonorovaná, což vede k tomu, že funkci nakonec vykonává nějaký důchodce jenom proto, že má alespoň nějakou činnost, nebo někdo, kdo si dokáže přivydělat na opravách, které nejsou nutné. Řešením bylo pak zadat veškeré činnosti firmě schopné za úplatu převzít veškeré činnosti administrativní i technické, které jsou nutné k zajištění provozu budovy. Správa bytových objektů je jednodušší formou Facility Managementu. Není sice příliš administrativně a technicky náročná, ale má svá specifika.

Odlišnost správy budov a provádění Facility Managementu je dnes již natolik veliká, že se specializovaly firmy výlučně na správu bytového fondu, které ji skutečně kvalifikovaně a s úspěchem provádějí.

Přebírají následující obory činnosti související s vlastnictvím a provozem objektu:

1. právní vztahy
   • uzavírání smluv o nájmu bytových a nebytových prostor
   • zastupování vlastníka v právních záležitostech
2. správní úkony
   • vedení technické evidence
   • zabezpečení dodávek tepla, vody plynu el. energie a TUV
   • zajištění odvozu domovního odpadu
   • provádění předepsaných revizí
   • vypracovávání plánu oprav, údržby a obnovy objektu
   • provádění kontrol bezpečnosti a požární ochrany
   • případné další úkony podle platné legislativy
3. provozní činnosti
   • provádění běžné údržby a oprav
   • zajištění nepřetržité pohotovosti včetně výtahů
   • zajištění a řízení oprav a rekonstrukcí
   • úklid objektu a venkovních prostor (i úklid sněhu)
4. účetnictví
   • vedení kompletní účetní evidence
   • vybírání nájemného resp. plateb za služby spojené s užíváním bytu včetně vyúčtování nákladů za teplo, elektřiny ve společných prostorách, TUV apod.

Z výčtu činností vyplývá, jaké odbornosti musí být při těchto činnostech zastoupeny. Efektivita práce specializované firmy spočívá ve využívání vysoce kvalifikovaných a zkušených pracovníků specializovaných na jednotlivé činnosti, promyšlené a vyzkoušené organizaci práce včetně využití výpočetní techniky s příslušným programovým vybavením. Výdaje za provoz objektu lze výrazně ovlivnit optimalizací nákladů na opravy a údržbu, správným posouzením nutných dlouhodobých investic a uzavíráním výhodných smluv pro objednatele a důslednou a odbornou kontrolu práce firem, kterým byly jednotlivé činnosti zadány. Nelze opominout i nebezpečí případných penále za nedodržení legislativních povinností.

Na vlastníkovi pak spočívá pouze kontrola činnosti správcovské firmy zvláště kontrola vynakládání finančních prostředků a rozhodování o jejich využití.

Současně se věnuje mnohem více pozornosti Facility Managementu ve sféře objektů sloužících k podnikání asi i proto, že jejich majitelé si rychleji uvědomili výhodnost svěřit část svých starostí dodavateli, kteří je byli schopni řešit s vyšší odborností a efektivněji. Přesto nelze přehlédnout, jak velký je objem bytového fondu a jak velký je tedy prostor k rozšíření služeb Facility Managementu. Naopak lze očekávat, že spokojenost se službami povede jejich rozšíření a využívání v plné míře.